当日までの流れ!研修で準備すべきチェックリスト【人事必見】

これから研修を行う人事担当向けに研修の前日、当日に準備すべきもの、研修の当日に進行する際のポイント、研修の当日によくある失敗事例をまとめています。初めて研修を行う人はぜひ事前にチェックしておきましょう。

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研修を行う当日は案外と用意したり、応対したりする場合が多く、用意を十分したと思っていても慌てるのではないでしょうか。 そのため、研修に参加する人を待たせたり、あれやこれが無いということで焦ったりしないように、チェックリストを準備してしっかりと用意しておきましょう。

ここでは、研修の前日までに用意するポイント、研修の前日、当日に準備すべきもの、研修の当日に進行する際のポイント、研修の当日によくある失敗事例、研修の開催前に用意しておくべきチェックリスト、についてご紹介します。

 

なお本記事は、TechAcademyの法人向けIT研修での実績をもとに紹介しています。

 

研修の前日までに用意するポイント

研修を自社で行う場合は、研修の当日は参加する人が来社するのでアピールするいいチャンスです。

そのため、研修の休憩中や前後に営業のメンバーなどが挨拶できるように、最低でも参加する人のリストを前日までに準備しておきましょう。

また、運営に関わる人の役割分担もしておきましょう。

 

研修の前日、当日に準備すべきもの

研修の前日、当日には、次のようなものを用意しましょう。

飲み物

冷たい飲み物を用意する際は、前日あるいは当日の朝から必要な本数を冷やしておきましょう。 なお、本数は参加する人よりもちょっと多めに用意しておけば安心でしょう。

配布物

資料などの配布物はどのようなものを渡すか前もって決定しておいて、当日はクリアファイルに1セットずつ入れるなど、持ち帰りやすいようにしましょう。

会場への案内

研修に参加する人が会場までの行き方を迷わないように、「○○研修の受付はこちら」などというように、案内するための張り紙も忘れないようにしましょう。

会場の設営

快適な会場にして、研修に参加する人が研修に集中することができるようにしましょう。 椅子や机の配置だけでなく、会場の内外はきれいか、会場の中は適温になっているかなど、十分にチェックしましょう。 この際に配布物も机に置きましょう。 クリアファイルなどにアンケート用紙は入れないで、必ず書いてもらうように配布物の最も上に置くのがおすすめです。

また、喫煙するところやお手洗いなど、会場の中の設備を案内するために1枚の貼り紙を準備しておいて表示しておきましょう。

また、この時には、必ず研修用のパソコンのチェックや研修資料のチェックも行いましょう。 BGMについても、例えば、音楽としてリラックスできるようなものを流しておくことによって、会場の中の雰囲気が研修が始まるまでの待ってもらっている時に和らぎます。 そのため、この後の研修がいい雰囲気になり、集中できたり、質問しやすくなったりするでしょう。

受付

研修に参加する人からもらった名刺を入れるトレイの小さいものを受付に置いておき、出欠がその場でチェックすることができるように、研修管理ツールやチェック用紙などを準備しておきましょう。

また、参加する人が筆記用具を持参していない場合のために、受付に数本のボールペンなどを準備しておくのがおすすめです。 開場した後は、会場の大きさによって、最低でも受付と会場に案内する2人を準備しましょう。 研修に遅れて来る人のために、研修が始まってからも10分間~15分間くらいは受付をおく必要があります。 受付が終わる時は案内の張り紙をして、終わった後に来た人が迷わないようにしておきましょう。

また、この場合は、受付する人の電話番号を案内する、会場がある場所と会場にそのまま入って欲しい旨を案内する、などが必要です。 会場が外部になる場合は、基本的に研修が終わるまで受付を置いておきましょう。

 

研修の当日に進行する際のポイント

研修が始まる時

研修が始まる時には、BGMを流している場合は止めて、開会の挨拶を司会が行って、講師に引き継ぎます。

なお、司会はタイムテーブルを必要によって案内します。 照明をこの時にちょっと暗くするなど、研修に参加する人が投影するスライドをよく見えるようにしましょう。

 

休憩する時

休憩する時は、一言司会より案内しましょう。 休憩している間は照明を明るくして、BGMを流しましょう。 再開する時も一言司会が案内して、講師に引き継ぎします。

 

研修が終わる時

研修が終わる前には、司会が質疑応答の案内をします。 質問が無くなれば研修は終わりになりますが、アンケートがあれば記入してもらいましょう。 司会が「本日の研修はこれで終わります」などと案内した後は、すぐに帰る人もいるため、研修が終わる前にアンケート用紙を書いてもらうようにすると、回答率は良くなります。

書いたアンケート用紙は、席に置いてもらうか、それともスタッフに渡してもらうか、などについてもきちんと案内しておきましょう。

また、アンケート用紙を書いてもらう時もBGMを流すようにしましょう。 個別に講師に質問したい人もいるでしょうから、雰囲気が質問しやすくなるようにしましょう。

 

研修の当日によくある失敗事例

研修の当日は失敗しないように注意する必要があります。 研修の当日によくある失敗事例としては、次のようなことが挙げられます。

  • 参加する人を長時間受付で待たせた
  • 資料が用意できていなかった
  • 備品を頼んだが準備できていなかった
  • 講師が来る時間を間違えた
  • マイクの本数が不足した
  • 会場がよく分からなくて、遅れる人が多かった

このような失敗事例は、十分にチェックしておくとミスしないことであるため、慌てないためにもチェックリストを作っておきましょう。 研修の当日にトラブルが発生すれば、研修の成果に影響を及ぼします。 慣れていない場合は予想しなかったような失敗があったりするため、シミュレーションを前もって行っておきましょう。

研修の目的は開催することでなく、この後の営業活動などのゴールに到達することです。 研修が終わった後のフォローについては、計画を十分に立案しておくことが大切です。

研修に忙しい仕事の合間に参加してくれた人に、スムーズでストレスが無い運営をサービスするように努力して、前もって十分に用意しておきましょう。

大切な研修の当日に失敗しないように、ここで紹介したようなポイントを十分に把握しておきましょう。スムーズな研修の当日の運営が、間違いなく次へ繋がる第一歩になるでしょう。

 

よくある研修のイレギュラー対応

研修では、次のようなイレギュラー対応が必要になります。

前もって予約していないが研修に参加したい

研修が始まる時間になって、席が空いている場合は案内します。 会場の外で研修が始まるまでは待ってもらう場合が多くあります。

 

研修が始まる時に遅れるため途中から参加したい

研修の席に受付する人が案内します。 研修によっては、「途中で入場できるのは始まってから何分まで」というように決定することもあります。

 

申し込みした人が参加できないため代わりに参加したい

名刺をもらって、先の申し込みした人の欄にメモを書いておきます。

 

研修の開催前に準備しておくべきチェックリスト

ここでは、研修の開催前に用意しておくべきチェックリストについてご紹介しましょう。 研修の前日までには、次のようなものを用意します。

  • 研修に申し込みした人のリストを営業と共有する
  • 飲み物
  • 案内するための張り紙
  • 配布物
  • アンケート用紙

研修が始まる30分前に会場を設営するために、次のようなものを用意します。

  • 椅子
  • BGM
  • 空調
  • 会場の設備を案内するための貼り紙

研修が始まる15分~30分前に、受付に次のようなものを用意します。

  • 名刺を入れるトレイ
  • 数本のボールペン
  • 出欠表
  • 受付が終わった後の案内貼り紙
  • 名札

研修が始まる時に、照明のチェックをします。 休憩している際はBGMを流しましょう。

 

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