採用業務とは!業務内容・必要なスキルを解説【採用担当必見】

人事・採用担当者向けに採用業務について詳しく解説しています。採用業務を行う上で必要なスキルや実際の業務フローを説明します。はじめて人事の業務を行う方はまず最初に知っておきたい内容でしょう。作業効率をあげる方法についても紹介しています。

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IT業界のうち、年に数十人以上採用するようなアウトソーシング系企業でしたら採用専任部署がありますが、年に数人~十数名程度の採用企業では、人事ご担当が採用業務を兼任する、あるいは人事部署内に採用ご担当1~2名という体制と想定できます。

ここでは、その規模でこれから採用業務を担当する人事職のみなさんにむけて、中途採用業務を進めるうえでのポイントを順に説明します。

 

なお本記事は、TechAcademyキャリアの実績をもとに紹介しています。

 

今回は、採用業務に関する内容ですね!

どういう内容でしょうか?

採用業務に必要なスキルや全体のフロー、作業効率をあげる方法について詳しく説明していきますよ!

お願いします!

 

目次

 

採用業務に必要なスキル

採用業務には、採用計画、求人、会社説明会、面接、選定・内定、内定者のフォローまでの過程がああります。

人事職としてすでに習得されている労働基準法関係の知見や社員への対応力に加えて、採用業務を担うにあたり、あらたに以下のようなスキルや知識が必要になります。

1. 採用にまつわる法規知識

労働基準法はもちろん基本になりますが、採用業務では、雇用対策法、男女雇用機会均等法、職業安定法などの法規知識が新たに必要になります。

 

2. 採用面接を行うための面接手法

昨今、各種ハラスメントがすぐにSNSを介して拡散し、企業イメージが一気にダウンすることも珍しくありません。かつてはあった圧迫面接などはもってのほかであり、家族や身体の機微な個人情報に触れないよう充分注意しながら面接を行う必要があります。

一方、採用の判断をするための情報はしっかり聞き出す必要がありますので、自己流ではなく専門の講師が行うセミナー等を通じた面接手法の習得は必須です。

 

3. 採用者の配置予定部署との各種調整力

技術者採用では、採用担当と採用後に配置予定の技術担当者が連携して書類審査や面接、採用判定を行うのが通例ですので、採用担当としても必要な技術スキルや職場情報、配属予定スケジュールなどを事前に把握してください。

 

4. 人材サービス情報の収集

ITエンジニア人材不足は極まっており、人材サービスを利用しない独力の採用活動は非常に困難です。人材サービス企業も数多く、サービス内容も多様化していますので、それらの情報のこまめな収集が必要です。

 

5. 内定者の細かなフォローを行う繊細さ

内定受諾後でも内定者はより条件のよい企業を探索したり、退職交渉がスムーズに進まずに悩んでしまったりすることがあります。このため、承諾後も入社日まできめ細かく連絡確認をする繊細さが必要です。

 

採用業務のフロー

採用業務の各フローを考慮すべき点も加えて説明します。

1. 採用計画

年度の事業計画で年間の採用計画や予算も策定されますので、その計画を基にして採用活動の内容・スケジュールを作成します。 自社開発系企業( WEB制作やWEBアプリ制作などWEB全般の制作を行うエンジニアを抱える企業)では、年間のプロダクト開発計画に沿って採用計画が策定されますのであまり年度の中での計画変動はありません。

一方、受託開発や常駐系企業(業務システムを開発するようなエンジニアを抱える企業)では、年度途中の受注変動で採用計画が左右されるケースがよくありますので、経費予算を含め留意が必要です。

 

2. 母集団形成

自社の求人情報を作成し、求人募集広告を出して応募者の母集団を形成します。この求人募集をする場合に、注意すべき法規制がありますので事前の理解が必要です。 まず、雇用対策法による規制から原則として募集条件として年齢制限はNGです。

ただし、いろいろな例外規定もありますので、事前に具体例を確認をしてください。つぎに、男女機会均等法による規制から、「男性3名」のような性別を指定した募集は禁止です。また「営業マン」募集という表現もNGです。

また、職業安定法による規制から、応募者に誤解を与えるような募集広告もNGです。これも具体的なNG例を事前に確認してください。

以上のような規制に合致した求人広告をマスメディアやハローワークに掲載するだけでは、現在のITエンジニア売り手市場で、応募者の母集団を形成することは困難です。少人数での採用活動では転職フェアなどへの参加も難しく、あとに説明します各種求人サービスの活用を採用計画段階で組込む必要があります。

 

3. 応募情報管理

履歴書や職務経歴書は個人情報管理の塊ですので、その管理は個人情報保護法に従った物理的・電子的な管理や破棄手順を徹底する必要があります。これは、採用担当だけでなくそれらの情報に触れる技術部門の担当者にも徹底してください。

また、応募者に責任のない親の職業や家族構成、本籍や応募者のプライベートに関わる思想・信条、愛読書、尊敬する人物などの情報を収集することはNGですので気をつけてください。

 

4. 面接・面談

機微な個人情報に触れることなく、ハラスメントと誤解されるような面接にならないように気をつけながら、採用の判断を行うための必要な情報を聞き出すためのノウハウを習得して面接に臨みます。面接日時の設定は、極力応募者の都合に合わせてください。

売り手市場のITエンジニアの転職時には、5社、6社応募していることも珍しくなく、都合が合わないだけで応募を辞退されるケースがあります。 面接での判断基準もあらかじめ同席する技術担当と認識あわせする必要があります。

WEB系のプロダクトを自社開発する新興企業では、少々の社会性の未熟さより尖った能力を育てる寛容さが必要であり、顧客の業務システム受諾開発や常駐開発する企業では、社会性を年齢相応に持ったコミュニケーション能力が重要になります。合否判定は面接官の合議で行いますが、現場は常に人材がほしいという姿勢で採用面接に臨むため欲目で応募者を見てしまう傾向があり、採用担当はそれに惑わされず、中立の立場で冷静な判断を行ってください。

面接と面談の違いについて解説した記事も合わせてご覧ください。

 

5. 内定

ITエンジニア転職者であれば、複数企業から内定を得るのが普通になっていますので、すばやい合否連絡が必要です。

また、合格時は所定の内容が漏れなく記載された内定通知書を送るだけでなく、電話等で内定理由や承諾書の提出期日なども誤解無く丁寧に直接伝えることを勧めます。内定条件に大差がない場合、応募者はより好感を持った企業を選択しますので、丁寧に直接伝えることは大切です。

 

6. 内定者フォロー

内定者が就業中の場合は、退職交渉がスムーズに進んでいるかどうか、転居が必要な場合は引越しのスケジュール確認など、内定承諾後も無事に入社にいたるまできめ細かく連絡確認を行い、必要であれば相談に乗るという繊細さをもって対応してください。

 

7. 入社手続き

これは、人事職の本来業務になります。内定者に来社いただき、労働基準法の規定に従った抜けのない労働条件通知書を手渡しして項目ごとにしっかりと伝え、通勤手当てや年休の扱いなどで後々誤解を生まないよう確認することや、入社前健康診断を確実に受診することなどを伝えてください。

 

8. 反省

採用ごとの振り返りを都度行って記録し、次年度の事業計画策定時に年度としての反省点を総括して次年度の採用活動に活かします。特に内定辞退した応募者の辞退理由は、できるだけ具体的にヒアリングしておきたいものです。

また、採用者から入社後に採用過程のアンケート調査することも有効です。

業態別にエンジニア採用のポイントを解説した記事もあるので、合わせてご覧ください。

 

採用業務を効率化する方法

採用業務は、非常に手間がかかり、結果的に採用できなかった場合は成果がゼロになってしまします。このため、できるかぎり効率化を図る必要があります。

フローを見直す

転職には季節性があり、夏の賞与を受け取ったあとの9月末退職、冬の賞与を受け取ったあとの12月末退職、またアウトソーシング企業系では、年度末の3月末で契約やプロジェクト終了で退職の3つが大きな節目があります。

このため、それらの時期に合わせた求人活動を年間で計画することが採用効率アップにつながります。

 

採用管理システムの活用

ここで対象としている採用規模の企業では、特別な採用管理システムを導入する必要はありませんが、Excelで採用活動全体の進捗や内定者フォロー状況を記録し、応募者情報とリンクさせた手作りのツールでも、手書きのメモ管理に比べると抜け漏れを防ぐことができ、充分有効な手段になります。

 

採用代行

転職サービスはインターネット広告の大きな分野になっているように、過去の紙媒体やハローワーク経由の募集にくらべて大きな効果があります。

サービス内容も、Indeedに代表される募集広告を有料・無料掲載するサービスや、エンジャパンに代表される応募者情報リストの検索とスカウトメールを発信できる有料サービス、リクルートエージェントに代表される成果報酬で応募者紹介まで行うサービスと大きく分けて3段階あります。

採用担当にとって最もありがたい応募者紹介サービスは、採用時に100~150万円の高額の紹介料が発生しますが、採用しなければ費用発生はありませんので、採用担当の人件費や活動費を考えると、トータルの費用対効果は高いという見方もできます。

 

リファラル採用(社員紹介制度)

昨今、既存社員が知り合いを紹介し、入社すれば一定の紹介報酬をその社員に支払うリファラル採用に注目が集まっています。

紹介者である社員の負担を減らすSNSと連携したツールもいくつかあります。 応募者にとっては、転職を決心していない段階で気軽に求人情報を得ることができ、紹介者のリアルな情報と合わせることで転職への不安が軽減できます。

採用側も、自社の状況を把握した既存社員の紹介なのでミスマッチの確率が下がり、母集団形成のための取り組みも制度の社員周知で済むため手間がかからず、採用時も10万円程度の社員報酬で済むため転職エージェント利用に比べ大きなコストダウンができます。

課題は、不採用時に紹介した社員と応募者の関係性に影響しないかという危惧がありますが、特に若いITエンジニア同士では、そのあたりはドライに割り切っているようですので心配は不要なようです。

 

 まとめ

空前の人手不足の中、採用担当として成果を上げることは個人のがんばりのみでは難しく、各種人材サービスやリファラル採用のようないくつかの手法を積極的に組み合わせて活用することが必要です。

また、各種の法規制に対するコンプライアンスやハラスメントへの注意は、最上位の位置づけで行う必要があります。 このように採用業務は大変気を使う仕事ですが、内定した応募者が無事入社し、その後に活躍していることを見聞きした時は大きな達成感が得られるひとに働く幸せを得る機会を提供できるすばらしい仕事です。

ぜひ、前向きに取り組んで成果を上げてください。

 

監修してくれた方

田上 敏光

キラメックス株式会社 ビジネス事業部
TechAcademyキャリア/法人向けIT研修 セールスマネージャー

人材系企業で採用支援・人材育成事業・toB向けクラウドサービス事業に従事。

その後、「弁護士ドットコム株式会社」にて新規事業の企画立案・運用に携わる。

現在は、キラメックス株式会社にてプログラミング教育を通して「個の選択肢、可能性を広げること」「新たなキャリアに伴走すること」をミッションとし法人向けに「IT人材採用支援」および「IT研修」を担当している。

 

内容分かりやすくて良かったです!

ぜひ今日から実践して役立てましょう!

分かりました。ありがとうございます!

 

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