採用管理システムとは!導入メリットや各ツールを紹介【採用担当者必見】

人事・採用担当者向けに採用管理システムとは何なのか解説しています。近年採用管理システムを導入する会社がどんどん増えています。実際にどんなメリットがあるのか、どんな機能が使えるのか解説しています。導入する上で参考にしてみてください。

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企業にとって採用活動は優秀な人材を確保するためだけではなく存続していく上でも必要不可欠です。

2018年の上半期では前年同期比は40%増で人手不足による倒産が起きており、少子高齢化による人口の減少に回復の兆しも見えない現状からは今後も人手不足は加速していくことが予想されます。

また、スマートフォンやタブレット端末の普及、求人媒体の多様化したことで、求職者は時間や場所に捕らわれず就職/転職活動が可能となりました。

それに合わせて企業の採用担当者はその対応にこれまで以上にスピードを求められるようになってきているのが現状です。

 

このような背景から企業の採用活動の強化や効率化は年々重要性を増してきています。

そうした強化や効率化を支援するツールやサービスも次々と出てきていますが、今回は「採用管理システム」について解説していきたいと思います。

 

なお本記事は、TechAcademyキャリアの実績をもとに紹介しています。

 

今回は、採用管理システムに関する内容ですね!

どういう内容でしょうか?

採用管理システムを導入するメリットや実際のツールについて詳しく説明していきますよ!

お願いします!

 

目次

 

採用管理システムの定義とatsとの違いとは?

その名の通り「採用活動を管理(支援)するためのシステム」で、従来は「ATS(Applicant Tracking System)」とほぼ同義でした。

求人情報をはじめ、応募者受付から採用決定までにかかる応募者の個人情報の管理はもちろん、採用選考の進捗状況や採用担当者の評価などの情報をシステム上で一元管理することができます。

情報の一元管理が可能になるということは、採用担当者の業務を1つのシステムで管理可能と言い換えることができます。

採用活動を進めるうえで適時・適切な判断をするための機能を実装しており、前述した採用活動に関わる情報の一元管理ができるので情報管理の業務が効率化するメリットがありました。

しかし、より採用の成功率を高める必要がある昨今では、単に情報を管理するだけではなく、データの集計や分析に基づくメールの自動送信や採用活動の施策管理など、採用の成功率を高める採用管理システムが登場してきています。

採用管理システム(ATS)の導入は採用活動の効率化や自動化を促進に期待が持て、それによりコストの削減やこれまで事務処理に追われていた時間を応募者の選定に充てることでより質の高い採用活動をすることができます。

 

採用管理システムを導入するメリット

(1)採用業務の効率化

1つ目は何といっても求職者とのやり取りをより円滑にスピーディーにできることです。近年ではパソコンだけではなくスマートフォンやタブレットなどからも簡単に就職/転職活動ができるようになり求職者の活動スピードが上がりました。

就職/転職活動をする求職者は複数社の採用選考に応募しているのが一般的。他社への入社を決め就職/転職活動を終了してしまうことが懸念されます。

 

冒頭でも触れましたが人材確保が活発な昨今では採用スピードは重要です。

採用管理システムを導入し、求職者とのやり取りを円滑に行うことでなるべく多くの優秀な人材とのコミュニケーションチャンスの増加が期待できます。

また、近年の採用活動では求職者と企業間でやり取りをする情報量が増えましたが、求人情報の作成から求職者の採用までにおける採用活動における情報を一元管理することで業務の効率化が見込めます。

 

(2)手作業によるミスを防止する

2つ目は手作業によるミスを防止することです。

求職者からメールを受けたことに「気付けない」、得た情報を社内管理用にExcelなどへ転記する際に抜け漏れが発生するなどの「作業ミス」を防止する効果が期待できます。

求職者からの連絡に気付き素早く対応することで「いつまで経っても連絡がこない…」と求職者にストレスを感じさせることなく、「迅速に対応してくれる企業」というイメージを伝えられることにも繋がります。

情報の抜け漏れについては採用担当者も人間ですので作業において100%ミスがないと言い切るのは難しいです。抜け漏れがあり、求職者にそれが伝われば「情報管理がきちんとできない会社」というイメージを持たれてしまう恐れもあります。

採用管理システムの機能を有効活用することでこれら手作業において発生するミスを防止でき、選考に集中できる環境を整えられるので質の高い採用活動が可能になるはずです。

 

(3)情報の共有化

3つ目は採用活動における情報の共有化です。

採用活動に関わる情報を社内で共有することで、より円滑な採用活動が可能となります。

Excelファイルを共有フォルダに格納するなどして共有をしている方もいるかもしれませんが、採用情報が格納されているファイルパスを知っている人はどれだけいるでしょうか。

求職者からの急な電話連絡を採用担当者以外が受けた際に、既に受領している情報を取り出せず簡単な用件にも関わらず「担当者不在のため折り返しご連絡をさせていただきます」と答えてしまっていませんか?

求職者それぞれの情報が確認できることで「どのような対応を取れば良いのか」が分かり折り返す手間が省けるほか、求職者からは「情報がきちんと共有されている」という印象を与えることができます。

自身の情報が共有されていると「歓迎されている」という気持ちにもなるので自社への志望度が上がる可能性があります。

 

また、情報を共有化せずに、採用選考から内定フォローまで特定の担当者のみしか理解をしていないという属人化している環境では、その担当者が傷病などによる突発的な休暇に入ってしまった際に採用活動もストップしてしまう恐れがあります。

社内に情報を共有することは採用担当者の工数の削減と採用活動の質の向上に繋がっていきます。

 

採用管理システムの重要性

昨今、採用管理システムが重要視されている背景にはどのようなものがあるのか確認していきましょう。

  • 少子高齢化による人口の減少による人手不足
  • 雇用主の増加による採用活動の活性化
  • 就職/転職活動の多様化
  • 働き方改革などにより仕事の効率化をこれまで以上に求められるようになった

冒頭でも少し触れましたが、近年では少子高齢化が進み2060年には人口が1億人を割って約9000万人になると予想がされています。
2008年には人口が約1億2800万人だったことを見ると約4000万人の減少です。就業可能な人口で見るとなおのこと減少することが想像できますよね。

人口が減っていますが、雇用主は増加していて厚生労働省によると2018年11月時点での有効求人倍率は1.63倍でした。有効求人倍率は「1」を超えると企業側が人材を求めているという見方をします。

今の有効求人倍率がどれだけ高いかというと、例えば震災のあった2011年では0.61倍、就職氷河期と言われた2009年には0.42倍です。逆に好景気と言われるバブル景気と呼ばれた頃でも約1.4倍なので現在の有効求人倍率がいかに高いかを感じられるかと思います。

“人口は減っているけど企業は人材を欲している”という超過需要な状況が人手不足の要因の1つとなっています。

 

また、こうした売り手市場(超過需要)から一昔前に比べて転職することに対しての意識も高まっており、転職支援サービスなどが充実してきています。

加えて近年ではパソコンからだけではなくスマートフォンやタブレット端末が普及したことにより、求職者は時間や場所に捕らわれずオンライン環境化であれば「いつ」「どこでも」就職/転職活動が行えるようになりました。

人手不足により企業間での採用活動の競争が活発な現代では、企業側は求職者に対して迅速かつ丁寧な対応が求められています。

更に2019年からは働き方改革の法案が施行され、残業時間などの上限がこれまで以上に厳しくなり、かつ違反に対しては企業に刑事罰則が科せられます。

社内の限られたリソースで変わらぬ仕事量をこなしていかなければならないので効率化の強化は必須事項です。

このような状況から限りあるリソースの有効活用、業務効率の向上に期待ができる採用管理システムに注目が集まっているのです。

 

採用管理システムの機能一覧

それでは、実際に採用管理システムによって何が可能になるのかを一部ご紹介します。

  • 複数の採用に関する広告の進捗を管理する
  • 採用サイトページのSEO上位掲載
  • 採用サイトの構築と運用
  • 求人Webメディアと連携して募集者を一元管理
  • 履歴書を含む資料をツール内で管理
  • メールなどのコミュニケーションをツール内で実行
  • 面接評価入力機能
  • 効果分析、レポート機能

このように、ただ管理するのではなく、次のアクションにつなげるための施策管理をするツールになりつつあるのが、採用管理システムと言えるでしょう。

 

SONAR

  • プログラミングスキルチェックツール「track(トラック)」とAPI連携
  • 採用活動を効率化しコア業務に専念できる
  • 採用選考に関わる情報を一元管理できる

「応募者情報」「応募者とのコミュニケーション」を新卒、中途採用問わず採用選考に関わる情報を全て一元管理することができるのでコア業務に専念できるSONAR。
しかし何より魅力的なのはプログラミングスキルチェックツール「track(トラック)」とAPI連携していること。

ITエンジニアの採用では求職者のスキルは関心度の高い項目ですが、口頭では伝わりにくいものでもあります。

求職者のスキルを可視化するためにプログラミングスキルチェックツールを用いる企業も多数ありますが、チェックツールと採用管理システムそれぞれにログインしなければならない煩わしさがあります。

SONARはtrackと連携しているのでそうした煩わしさを感じずに効率よく情報を管理することが可能となっています。

SONAR

 

HRアナリストエンジニアタイプ分析

  • エンジニア採用に特化した分析手法
  • エンジニアとしての行動や志向性に基づく透明性の高い分析ロジック
  • エンジニアを口説くためのノウハウ
  • 採用時の注意事項の出力

ITエンジニア出身の採用担当者なら応募者のスキルにも理解を示せますが、非エンジニアですと専門用語を使われてもチンプンカンプンなんてことも…

HRアナリストエンジニアタイプ分析では、そんな非エンジニア出身の採用担当者でもエンジニアの思考や行動特性を分析してくれ、エンジニアを口説くためのノウハウも出力してくれます。

これまで社内のITエンジニアへの確認ありきだった採用活動に分析結果が加わることで質が向上することに期待が持てます。

HRアナリストエンジニアタイプ分析

 

GLOVER HR(グラバーHR)/Refer(リファラー)

  • 利用実績100社以上
  • LIGでの採用決定数が4倍に
  • クラウドワークスでは新卒採用応募率600%以上

※GLOVER HRホームページ実績より

求職者からの応募を待つという受けの姿勢であることが多い採用活動ですが、GLOVER HRは企業が主体的にマッチする候補者を探して応募につなげ、そこから人材を採用するために必要なツールを提供するリクルーティングプラットフォームです。

既存社員からの紹介の促進ツールで、どの社員が誰を紹介したのか、選考の進み具合はどうかなどを可視化が可能です。

未導入の企業でも最短1週間という短い期間で導入することが可能なので、システム導入においてよくある打ち合わせなどに時間を多く割かれることもありません。

また、運営がリクルートグループということもあり安心して利用することができます。

GLOVER HR

 

ジョブカン採用管理

  • 高性能な機能ながらシンプルなデザインで初めてでもすぐに使いこなせる
  • 求人サイトやGoogleカレンダーと連携しており、採用管理システム内で採用活動が完結できる
  • 採用の進捗状況を管理画面から一目で確認できる

「多機能だと使いこなせるか自信がない」そんな採用担当者の方も少なくないと思います。ジョブカン採用管理はシンプルなデザインなので高性能な機能も簡単に使いこなすことが出来るのが魅力的。

応募者の選考状況を視覚的に確認できるのもさることながら、Googleカレンダーと連携しているので面接日程などの調整などもスムーズに行うことができるので効率化が見込めます。

“人事1000人の「欲しい」を叶えたかんたん採用”と銘打たれている採用管理システムは伊達じゃないです。

ジョブカン採用管理

 

HITO-Link

  • リアルタイムに採用状況が把握できる
  • 情報の一元管理で運用がシンプルでスムーズな運用が可能

複数の採用媒体や自社のサイトなど入口が異なる応募者の情報を一元管理できるので、あちこちにログインして情報を収集し反映させる手間がかからないのが魅力的な採用管理システムです。

HITO-Linkは総合人材サービスのパーソルグループが運営しており、その培われたノウハウが詰め込まれたシステムなので採用活動の作業効率の向上のほか、ダッシュボード機能で採用活動を多角的に見ることができるので自社の採用活動の見直しにも期待が持てます。

HITO-Link

 

インタビューメーカー

  • スケジュールの自動調整機能
  • 導入実績900社以上
  • 目標の進捗状況や広告の効果などを可視化できるレポート機能

面接の日程調整や場所の確保のために会議室を予約したりと採用担当者の方は応募者への直接対応以外でもやることがたくさん。
インタビューメーカーのスケジュール自動調整機能を使用することでこれまでかかっていた日程調整や会議室の確保などの工数削減が可能になることが見込めます。
WEB面接に特化したシステムなのでスピード感を持って採用活動をすることができいます。WEB面接に対応できる人材はITに対しても柔軟な対応ができるという見方もできるので1つの基準にもなります。

インタビューメーカーの使い方

 

HRMOS採用管理

  • メール配信にタイマー機能搭載
  • 採用媒体から情報を取り込み可能

HRMOS採用管理はビズリーチが提供している採用管理システムで、「人工知能×ビックデータで企業経営を変える」と銘打たれています。
メール配信にタイマー機能が搭載されているので二重に送信してしまうことを防止してくれるほか、採用担当者が変わってもメールの履歴からこれまでのやり取りが簡単に確認できるので円滑な引継ぎが可能です。

引継ぎだけでなく、担当者不在時に応募者から急な問い合わせがあった際にも履歴を追えば状況を直ぐに把握することができます。

また、他社の採用媒体から情報を取り込むことができるので手作業で情報を移管する必要がないので、手作業による作業ミスや工数の削減にも活躍してくれることが見込めます。

HRMOSの使い方

 

HARUTAKA

  • 動画面接による採用活動の効率化
  • 分析レポートで選考フローの最適化

WEB面接はもちろん動画面接が可能なのがHARUTAKAです。動画面接というのは、あらかじめ用意されている質問に対して応募者は回答をし動画データを保存して送信することができます。

応募者も時間場所にとらわれず採用活動ができるほか、採用担当者も応募者に対するスケジュール調整をする手間が省けるうえに動画なので

何度も見直すことや複数人の採用担当者と確認することが可能となるので作業効率の向上と採用活動の質が向上が期待できます。

HARUTAKA

 

ジョブスイート

  • 中途採用に特化した採用管理システム
  • 採用活動の分析機能を搭載

ITエンジニアの採用ではやはり即戦力となる実務経験がある中途採用に力が入ります。そんな中途採用に特化した採用管理ステムがジョブスイートです。

予算や募集職種、緊急性などを基準に応募経路の情報を一元管理できるほか、過去選考対象外となった応募者に対しても再応募など対応を取ることができるなど中途採用に必要な機能が充実しています。

採用活動を分析する機能が搭載されているのでリアルタイムで現状の分析や改善を実施することができるので質の高い採用活動の実現に繋がっていきます。

ジョブスイート

 

以上、採用管理システムについて解説しました。

近年クラウド上で業務を行う会社も増えてきており、採用管理ツールを導入している会社も増えています。

人事の業務効率も上がりますし、良い人材の採用をするためには欠かせないツールが多いでしょう。これから導入を考えている方はぜひ参考にしてみてください。

 

監修してくれた方

田上 敏光キラメックス株式会社 ビジネス事業部
TechAcademyキャリア/法人向けIT研修 セールスマネージャー人材系企業で採用支援・人材育成事業・toB向けクラウドサービス事業に従事。その後、「弁護士ドットコム株式会社」にて新規事業の企画立案・運用に携わる。現在は、キラメックス株式会社にてプログラミング教育を通して「個の選択肢、可能性を広げること」「新たなキャリアに伴走すること」をミッションとし法人向けに「IT人材採用支援」および「IT研修」を担当している。

 

内容分かりやすくて良かったです!

ぜひ今日から実践して役立てましょう!

分かりました。ありがとうございます!

 

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