例文も紹介!採用通知メールの書き方【人事・採用担当者向け】

人事・採用担当者向けに採用通知メールの書き方を詳しく解説しています。採用・不採用をメールで送る際に参考になるはずです。実際のメール例文も紹介しているので、初めて採用担当になった方はチェックしておきましょう。

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採用通知メールの送る際のポイントや書き方について解説しています。

初めて採用に関わる人事の方はぜひチェックしておきましょう。

 

なお本記事は、TechAcademyキャリアの実績をもとに紹介しています。

 

大石ゆかり

今回は、採用通知メールに関する内容ですね!

田島悠介

どういう内容でしょうか?

大石ゆかり

採用・不採用を通知する際に送るメールの書き方について詳しく説明していきますよ!

田島悠介

お願いします。

 

目次

 

採用通知メールを送る際のポイント

採用通知メールを送る際、大切なのは「すばやく送ること」です。

求職者にとって、採用・不採用は極めて大きな関心ごとであり、この結果に応じてどの会社にいくかを決めます。

自社より先に他社が採用通知メールを送信していた場合、すでに求職者は他社に心を決めてしまっている可能性があります。

ですので他社に優秀な人材を取られる前に、1日でも早く採用通知メールを送ることが大切です。

しかしながら、早ければいいとは言っても、いくつか注意点もあります。

 

採用通知メールを送る際の注意点

採用通知メールを出す場合には以下のことに気をつけましょう。

  • 定時後の遅い時間に送信しないこと
  • どのような手続きを今後進めていくかが明確であること
  • ぜひ来て欲しいという姿勢をアピールすること

 

採用通知メールを受信した段階では、採用者はまだこの会社に行くと決定していない可能性があります。

複数の企業から内定をもらっているような求職者の場合だと、志望者はまだどの会社に行くべきかの判断材料を探している状態かもしれません。

そのような状態で、定時後の遅い時間に採用通知メールを送信することや、読んでも今後入社までの手続きをどうすればいいのか分からないようなメールが来た場合、そのメールを判断材料にして、入社を辞退してしまう場合もあります。

また、ぜひ来て欲しい、という姿勢をこちらから求職者に伝えることも大切です。

来て欲しいという意欲が伝われば、志望者も自社に対するイメージを良くします。

このような工夫を行い、同業他社に希望する人材を奪われないよう立ち回って採用通知メールを送信することをお勧めします。

 

メールの文例

メールテンプレートその1

お世話になっております。
株式会社○○○○ ○○部の○○です。
この度は数ある企業の中から、弊社募集に応募してくださいまして誠にありがとうございました。

選考の結果、○○様にはぜひ弊社社員としてご活躍いただきたいという形になり、○月○日付けで採用が決定いたしました。

つきましては下記の書類を本日郵送いたします。

お受け取りになられた後、必要事項を記入して○月○日までにご返送くださりますようお願いします。

・郵送する書類

1. 内定通知書
2. 内定承諾書

今後の流れといたしましては、○○様の内定のご承諾の確認が取れ次第、入社手続きを進めてまいります。 
何かご不明点等ございましたらお気軽にお尋ねください。 
改めまして、この度は弊社募集に応募してくださいましてありがとうございました。 
どうぞ今後ともよろしくお願いいたします。 

******************************************** 
株式会社○○○○ 
○○・○○部 <xxxxxxxx@xxxxxx.co.jp> 
○○○○    <xxxxxxxx@xxxxxx.co.jp> 
〒xxx-xxxx 
○○県○○市○○○○ x-x-x 
TEL:xxx-xxx-xxxx FAX:xxx-xxx-xxxx 
********************************************

 

メールテンプレートその2

お世話になっております。
株式会社○○○○ ○○部の○○です。

先日の最終面接では猛暑の中ご足労お疲れ様でした。
選考の結果、○○様には○月○日より正社員として入社していただきたく存じ上げます。
これをもって正式な内定として通知させていただきますので、どうぞよろしくお願いします。

下記の書類を本日郵送いたします。
お受け取りになられた後、必要事項を記入して○月○日までにご返送くださりますようお願いします。

・郵送する書類
1. 内定通知書
2. 内定承諾書

また、入社後に必要な書類として以下の書類をご用意ください。
・身分証明書のコピー
・年金手帳
・卒業証明書

こちらにつきましては急ぎではございませんので、○月○日の内定者説明会の折に直接お持ちいただければ大丈夫です。

何かご不明点等ございましたらお気軽にお尋ねください。
選考の折には何度も足を運んでいただきありがとうございました。
今後、○○様と一緒に仕事をできることを楽しみにしております。
どうぞ今後ともよろしくお願いいたします。

********************************************
株式会社○○○○
○○・○○部 <xxxxxxxx@xxxxxx.co.jp>
○○○○      <xxxxxxxx@xxxxxx.co.jp>

〒xxx-xxxx
○○県○○市○○○○ x-x-x
TEL:xxx-xxx-xxxx FAX:xxx-xxx-xxxx
********************************************

 

採用通知メールを送る上でのNG例

採用通知メールを送るにあたって、以下のような書き方は志望者に良くない印象を与える可能性があります。   1. 上から目線での採用通知 2. 距離感の近すぎる砕けた文面

1. 上から目線での採用通知

志望者と採用者は対等な関係にあります。 「採用する側が上で、される側が下」ということは決してありません。 ビジネスの相手として志望者と採用者は対等な取引の末に契約するものであり、どちらが上であるということは存在しません。 そのため、採用通知メールを送るにあたっては、あくまでもビジネスの相手として尊重した文面のメールを送りましょう。

志望者は「相手はこちらのことを対等に見ていない」ということを鋭く感づきます。 また採用側にそのつもりが無くとも、例えば採用通知メールに何か不備があったり、あるいは通知メールの送信自体があまりにも遅すぎたりすると、志望者は「ビジネスの相手として対等に見られていないのだな」と考えるかもしれません。 志望者と採用者の関係が対等であることを念頭に置いて、丁重な採用通知を行いましょう。

 

2. 距離感の近すぎる砕けた文面

心を込めた文面は、志望者の心を掴むのに有効です。 しかしその際、採用通知メールの文面が、ビジネスの相手に送るものとしてはあまりに砕けすぎてしまう採用担当者の方が稀に散見されます。 前項の内容と被りますが、砕けすぎた文面は対等なビジネスの相手に送るのにふさわしくない場合があります。

心を込めることには問題ありませんが、その際にはビジネスとして適切な文章から逸脱しすぎないよう気をつけましょう。 採用通知メールに限ったことではありませんが、距離の近すぎる砕けた文面のメールは、使い所を誤れば相手に不信感を抱かせます。

ビジネスの場にふさわしい範囲の書き方でメールを送りましょう。

 

不採用通知のメールを送る際の注意点

ここまで採用時の通知メールについて紹介しましたが、不採用時の通知メールについても注意を払う必要があります。

「採用する訳ではないから不採用通知メールを丁寧に書く必要はない」と考える方もいるかもしれませんが、これは誤りです。 むしろ不採用時の通知メールにこそ注意を払う必要があります。

というのも採用・不採用メールを含めた採用活動全般は、会社のリアルな姿が社外に露出する機会のひとつだからです。 丁寧な採用活動を行う会社は採用活動を自社の宣伝として利用することができますし、逆に雑な採用活動を行う会社はその悪評で自社の信用やお客さんを失う可能性もあります。

不採用にした相手が取引先の重役の息子だった、という場合もあります。そういった場合に、雑だと思われても仕方のない対応の通知メールを送ると最悪自社のビジネスに影響を及ぼす可能性すらあります。

 

悪評を生まない丁寧な対応・文面を心がける

また、昨今ではSNSの発達により「○○社は不採用の相手に雑なメールを送りつける」といった悪評が出回りやすくなっています。

採用する相手は、これから先仕事をしていく中で自社に良いイメージを持つかもしれませんが、不採用の相手が持つ自社へのイメージは、不採用通知のメールを受け取った時点が最後のものになります。

ですので、悪い印象を与える不採用通知メールを送ると、その印象で自社のイメージが固定され、場合によってはそのイメージが拡散されてしまう可能性があります。 こういった理由により、不採用通知のメールを送る際には、採用通知メールを送るとき以上に丁寧な対応・文面を意識して送る必要があります。

 

不採用通知のメール文例

お世話になります。株式会社○○○○の○○です。

このたびは、弊社の採用試験および面接にご足労いただき、誠にありがとうございました。
特に一昨日の○○面接においては、猛暑の中でのご来社、大変御苦労であったと思われます。

採否結果ですが、○○面接の結果といたしましては、
今回の○○様の、来春入社については見送らせていただくこととなりました。
今回、○○○○等の事由により、○○様と当社要望との間に多少のギャップがあったものと考えます。

○○様の人間性・積極性・人を思いやる熱い熱意といったものは、○度の面接と会社説明を通じて十二分に感じました。
今回、当社とはご縁がなくなってしまいましたが、その部分は貴殿の非常に大きな魅力であり、また武器でもあります。
是非、今後の就職活動に大いに活かしていただきたいと思っております。

最後になりますが、○度の来社ご足労、大変御苦労さまでした。
このような結果となりましたこと、私としては大変残念であり、今後の○○様の、更なるご努力とご発展を祈念するものです。
この度のご応募、誠にありがとうございました。

尚、応募に際して提出頂いた書類一式は、当方で責任を持って処分させていただきますが、
ご返送をご希望されるのであれば、その旨お申し出下さい。
早急に送付手続きをさせていただきます。

 

以上、採用通知メールについて解説しました。

採用不採用に関わらずメールの書き方は非常に重要なので、ぜひ参考にしてみてください。

 

監修してくれた方

田上 敏光

キラメックス株式会社 ビジネス事業部
TechAcademyキャリア/法人向けIT研修 セールスマネージャー

人材系企業で採用支援・人材育成事業・toB向けクラウドサービス事業に従事。

その後、「弁護士ドットコム株式会社」にて新規事業の企画立案・運用に携わる。

現在は、キラメックス株式会社にてプログラミング教育を通して「個の選択肢、可能性を広げること」「新たなキャリアに伴走すること」をミッションとし法人向けに「IT人材採用支援」および「IT研修」を担当している。

 

田島悠介

内容分かりやすくて良かったです!

大石ゆかり

田島君も、今日から実践して組織づくりに役立てましょう!

田島悠介

分かりました。ありがとうございます!

 

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