内定通知書の役割とは!今すぐ使えるフォーマットも紹介【人事向け】

人事・採用担当者向けに内定通知書の書き方、フォーマットについて詳しく解説しています。内定通知書を作るにあたってどういった項目を載せるべきなのか初めて内定通知書を作る人向けに説明しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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採用活動で人事担当者が行う仕事というと書類選考や面接をイメージする方が多いかもしれません。しかし選考をくぐり抜け、最終面接を突破した応募者に内定を伝えるのも人事担当者の重要な仕事。そこで必要となるのが内定通知書の作成、送付です。

今の時代はどこの企業も人手不足ですから、せっかく内定を出しても「やっぱり他の企業を選ぼう」と考える学生は少なくないはず。内定通知書を出すタイミングでうっかりミスをするなど、信頼を失うような真似はしたくないものです。

今回は内定通知書の役割や記載するべき項目を説明するとともに、今すぐ使える内定通知書フォーマットについてもご紹介します。

今回は、初心者採用担当の方向けにポテンシャル採用について徹底的に解説します。

 

なお本記事は、TechAcademyキャリアの実績をもとに紹介しています。

 

大石ゆかり

今回は、内定通知書の書き方に関する内容ですね!

田島悠介

どういう内容でしょうか?

大石ゆかり

内定通知書を初めて作る人向けについて詳しく説明していきますよ!

田島悠介

お願いします!

 

目次

 

内定通知書とは

内定通知書とは文字通り応募者に内定が決まったことを知らせるための文書。

採用通知書と呼ばれることもありますが、そこまで大きな違いはないのでどちらの言い方でも構いません。一般的には大学生など就学中の学生に対して送付するのが内定通知書、他企業から転職してくる人など相手に関わらず採用を知らせる文書を採用通知書と読んでいる場合が多いようです。

近年はオファーレターなどと呼ばれることもあるそうなので、こちらも頭の片隅に置いておきましょう。

 

内定通知書に書かれる内容

内定通知書はあくまで内定を知らせる文書ですので、雇用契約書のように法的に強力な力を持つものではありません。書式などの指定もなく企業によって内定通知書の形はそれぞれ。経営者や人事担当者の好みで自由に作成できます。もしあなたに内定通知書を作成する権限があるのであれば自分なりに一から作成しても良いでしょう。

ただ、一般的には以下の内容を盛り込むことが多いとされていることは覚えておいてください。

  • 内定を知らせる文章
  • 選考参加へのお礼
  • 同封した書類の説明
  • 返送の期限
  • 入社日
  • 連絡先

ここにある「返送の期限」というのは応募者が返送する内定承諾書の期限のことです。採用選考に応募してくれたとはいえ今や就職活動では複数の企業に応募するのが当たり前。内定を辞退されてしまう可能性も十分考えられるため、このように採用を承諾して入社を約束するという旨の文書を提出してもらうのが一般的となっています。

内定承諾書は雇用契約書ではないので法的な拘束力はありません。いわば口約束のようなものと考えておくのが無難でしょう。とはいえ内定承諾書を提出するということは応募者も入社するつもりでいることの証となります。人事担当者は内定承諾書を受け取った時点で入社式などの受け入れ準備を始めてください。内定通知書では内定を知らせる以外に勤務地や勤務時間などの労働条件を盛り込むことがあります。

ただこれは別紙に記載しても良いですし、必ずしも内定通知書を出す段階で伝えなければいけないものではありません。

 

内定通知書の管理

昔から企業と応募者のやり取りは郵送で行うことが多かったため、内定通知書は今も封筒に入れて送っている企業が大半です。

しかし、パソコンなどのIT技術が発達した今、内容通知もメールで行うという方法もあります。内定したことを伝えるだけであれば時代の流れに合わせてこうした方法を検討してみても良いでしょう。

 

労働条件通知書との違い

内定通知書も重要な文書であることは間違いありませんが、労働条件通知書を送ることも忘れてはいけません。労働条件通知書とは応募者と企業の間で給料はどれくらいになるのか、勤務時間は何時から何時なのかなどを記載した文書のこと。

先ほど内定通知書に労働条件を盛り込むこともあると説明しましたが、別紙に記載する場合はこの労働条件通知書として内定者に送付します。内定通知書と労働条件通知書をまとめる場合は「内定通知書”兼”労働条件通知書」というタイトルを文書につけてください。

とはいえ内容通知書と労働条件通知書は似て非なるものです。送付する目的も違うものですので、別々に作成した方が管理しやすいかもしれません。

労働条件通知書を雇用契約書とまとめる場合

労働条件通知書はあくまで企業側からのお知らせ。「あなたが働いてもらう時にはこういう条件でお願いすることになりますよ」ということを一方的に伝えているだけなのでこちらも相手も署名や押印をしてもらう必要がありません。

雇用契約書も内容自体は労働条件通知書と似ていますが、こちらは「こうした条件で働く・働いてもらうことにお互い納得しました」ということを書面に残したもの。通知書ではなく契約書となるのでお互いの署名・押印が必須となります。内容が似ていることから労働条件通知書と雇用契約書を一つにまとめ、労働条件通知書”兼”雇用契約書とする場合があることも覚えておきましょう。

 

内定通知書を送る際の流れ

内定通知書は内定を出すと決めた時点ですぐに送っても構いませんが、電話で連絡をとってから作成しても大丈夫です。先に連絡を取る場合の具体的な流れについて説明します。

内定者に連絡

書類選考、最終面接と進み、入社してもらいたい人が決まれば応募者本人に電話で連絡をとります。

先に確認を取るメリットは内定通知書を無駄に作成する必要がなくなること。応募者が他に第一希望の会社で面接を受け内定をもらっていた場合、残念ながらこちらからの内定が断られるのは決まっているといってもいいでしょう。そういった方に内定通知書を送っても仕方がありません。

ぜひ入社したいという意志を示してくれた応募者、まだ確定していない応募者をリストアップし、内定者の数を早めに把握しておけば今後の対応をすばやく進めることができます。補欠として考えていた人に内定通知を送ることも早い段階で検討できるでしょう。

 

内定通知書の作成

内定者に確認が取れ次第内定通知書の作成に移りましょう。内定通知書に記載するべき項目やすぐに使えるフォーマットは後ほど紹介しますのでぜひ参考にしてみてください。内定通知書は必ずしも発行しなければいけないものではありませんが内定を受ける応募者にとってはとても大切になる文書。会社が発行したものとハッキリ分かるよう社印を押すのも忘れずに。

 

内定通知書を送る

内定通知書ができれば後は郵送するだけです。ただ経団連に加入している企業の場合、就学中の学生に内定通知を出していい時期が定められているので注意してください。(ちなみに2019年時点では10月以降に解禁されることとなっています)

経団連に加入していない企業の場合は期間は気にしなくて大丈夫です。別途社内での規定があるかもしれないのでその点だけ確認して送付しましょう。

 

内定承諾書を受け取る

応募者が内定通知を受け入れ、入社すると返事があれば採用活動はひとまず終了。入社式など受け入れの準備を進めていきましょう。

 

内定通知書に載せるべき項目

タイトル

文書を目にした時最初に目に入るのがタイトル。「採用内定のお知らせ」や「内定通知書」など、それ以外のワードでも構いませんが何を目的とした文書なのかはすぐ分かるようにしてください。

 

日付

内定通知書の右上に文書を作成した日付、もしくは送付する日付を記載します。特にどちらが良いということはありません。その他社内文書の規則通りに作成すれば大丈夫です。

 

宛名

文書の左上に内定者の名前を記載します。こちらが内定を出す側とはいえ名前を間違えるという失礼は許されません。特に斎藤と斉藤など、間違えやすい漢字には注意しましょう。

文書を作成する時はもちろんですが、送付する前にももう一度目を通して確認してください。「様」をつけるのも忘れずに。

 

差出人名

内定通知書を実際に作成するのは人事担当者である場合がほとんどでしょうが、ここは形式上社長の名前で作成する場合がほとんどです。社名は(株)のように省略はせず記載し、その下に「代表取締役社長 〇〇」といったように書きましょう。会社の判子は差出人名の横に押しておきます。

 

選考参加のお礼

ビジネス文書らしく季節の挨拶を書いた後、選考に参加してもらったお礼を述べます。

 

内定通知

内定通知書の心臓部ともいえる部分ですが、何も特別なことを書く必要はありません。「厳正なる審査の結果、貴殿を内定とさせていただくことを決定いたしました」といったように内定したことが伝われば大丈夫です。

 

同封書類について

内定通知書を送付する際は内定承諾書や返送用封筒、その他入社に関する書類を同封するかと思います。具体的に何を同封しているのかを明確にしておきましょう。

 

返送に係る注意事項

内定承諾書はいつまでに返送しなければいけないのか、返送先の宛名はどこにすればいいのかなど、内定者が次に何をすればいいか分かるよう説明しておきます。

 

今後のスケジュール

内定を承諾してもらえたなら次は懇親会や入社式を実施しますよね。といっても内定を出す相手はまだ学生。卒業論文を書くなどの予定が残っていることも多いでしょうから、今後のスケジュールについてもできるだけ詳しく、忘れずに記載しておきましょう。

 

問い合わせ先

内定通知書に書いている内容や同封した文書ですべて理解できるようにしておくのが当然ではあります。

とはいえ社会人経験のない学生であれば分からないこともあるでしょうし、こちらが記載漏れをしている可能性もゼロとはいえません。内定者が疑問をいだいた際に質問を受け付けられるよう採用担当者の部署名や名前、電話番号などの問い合わせ先もしっかり記載しておいてください。

問い合わせ先が記載されていなければ内定者は他部署に連絡してしまうかもしれません。これで迷惑をかけてしまうことがあればそれは人事担当者の責任です。大きな問題になることはないでしょうが注意するに越したことはないでしょう。

 

今すぐ使える内定通知書のフォーマット

ここまで内定通知書に載せるべき項目について説明してきました。以上のポイントを押さえておけばトラブルになることはないでしょう。Wordなどを使って一から作るのも良いですが、それはなかなかめんどくさいと思ってしまう方も多いですよね。

そこでこちらでは今すぐ簡単に使えるフォーマットをいくつかご紹介します。そのまま使うも良し、あなたなりの工夫を加えて使うも良し。ぜひとも参考にしてみてください。

社会労務士法人「C・プレイス」のフォーマット

最初にご紹介したいのがこちら。内定通知書のほか、不採用通知や労働条件通知書など人事に関わるたくさんの文書フォーマットが公開されています。

社会保険労務士は労働法や社会保険などの知識を身につけ、就業規則などの作成・代行が許される国家資格。しっかりと知識を持った人が監修していることもあり安心して使えるフォーマット集です。

社会労務士法人「C・プレイス」

 

ボクシルのフォーマット

こちらはスマートキャンプ株式会社が運営するビジネスメディア「ボクシル」が提供しているフォーマット集。Wordで使え内定通知書フォーマットを全部で4種類用意しています。好みのフォーマットを選ぶのもアリですが、あなたの会社で使いやすいようそれぞれのフォーマットを組み合わせてもいいでしょう。

ボクシル

 

文例書式テンプレート集

正社員への内定通知書だけでなくアルバイトへの採用通知書フォーマットも用意されています。社名や内定者の名前など、Wordで足りない部分を埋めるだけですぐに作成することが可能。サイト名の通り他にもたくさんの書式、テンプレートが掲載されているので、この機会にブックマークしておいてもいいかもしれません。

文例書式テンプレート集

 

[文書]テンプレートの無料ダウンロード

上で紹介したサイト同様、こちらもさまざまな文書のテンプレートを提供しています。ここではシンプルな内定通知書のフォーマットが提供されていました。余計な項目がない分カスタマイズもしやすいといえるでしょう。

[文書]テンプレートの無料ダウンロード

 

内定通知書フォーマットを活用して業務を効率化しよう

選考を受ける学生にとっても人事担当者にとっても内定通知書は大事な文書です。とはいえ「こうしなければいけない」という決まりはなく、それぞれの企業が自由に作成することができます。

記事の中でも紹介した通り、何も自分で一から作らなければいけないものでもありません。内定通知書のフォーマットは無料でたくさん公開されているので、それらの内容を参考にしつつあなたの会社にあった内定通知書を作成してみてください。

 

監修してくれた方

田上 敏光

キラメックス株式会社 ビジネス事業部
TechAcademyキャリア/法人向けIT研修 セールスマネージャー

人材系企業で採用支援・人材育成事業・toB向けクラウドサービス事業に従事。

その後、「弁護士ドットコム株式会社」にて新規事業の企画立案・運用に携わる。

現在は、キラメックス株式会社にてプログラミング教育を通して「個の選択肢、可能性を広げること」「新たなキャリアに伴走すること」をミッションとし法人向けに「IT人材採用支援」および「IT研修」を担当している。

 

田島悠介

内容分かりやすくて良かったです!

大石ゆかり

田島君も、今日から実践して組織づくりに役立てましょう!

田島悠介

分かりました。ありがとうございます!

 

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