【初心者向け】面接の日程調整をする際のメールの送り方

転職活動をする上で書類審査などが通れば面接につながります。この記事では、初心者向けに面接の日程調整を行うためのメールの書き方を解説しています。相手に失礼のないように日程を変更するメールの送り方を知っておきましょう。

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面接日程について採用担当者とメールやりとりをする場合、どのような文面で送れば良いか悩むところ。今回はそんな、日程調整のメールの書き方を紹介します。

意外と知らないメールの豆知識。転職活動中の方は、基本をしっかりと押さえ、採用担当者に好感を持ってもらえる正しいメールを送るよう心がけましょう。

 

なお、本記事は、TechAcademyキャリアの転職支援の実績をもとに執筆しています。

 

 

今回は、面接の日程変更をお願いしたい場合のメールの書き方を学んでみましょう。

 

 

どういう順番で書いていけばいいでしょうか?

 

 

そうですね、まずはこのような連絡メールの基本の形から見ていきましょう。次に日程調整の場合のサンプルを見て、それを当てはめていくといいと思いますよ。

 

 

分かりました。よろしくお願いします!

 

基本的な書き方とマナー

まずは、メールの基本的な書き方とマナーを覚えるようにしましょう。日程調整メールに関わらず、企業とメールのやり取りを行う場合は、下記の構成が基本になります。

  • 宛先
  • 挨拶文
  • 本文
  • 締めの文書
  • 署名

日程調整メールを作成する際は、上記の基本構成を意識しするようにしましょう。

また「本文」は結論を先に書くよう心がけ、無駄に文面が長くならないように注意しましょう。基本構成を守った書き方の例を状況別にご紹介します。それぞれ、そのまま使える内容ですので参考にしてくださいね。

なお、件名はいずれも「面接希望日時:(名前)」でOKです。

 

 

ビジネスメールの一般的な構成になります。

 

 

なるほど、今回に限らず色々な連絡メールで使えそうですね。

 

 

次は実際に日程を指定・確認したり、調整をお願いしたりする際のそれぞれのメール本文の例を見てみましょう。

 

希望の日程を指定できる場合のメール例

〇〇株式会社
人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。△△です。
この度は、面接日のご案内をいただき、ありがとうございます。
下記の日程で希望いたしますが、いかがでしょうか。

日時:10月13日 13:00~
場所:〇〇ビル 5階 (本社)

お忙しい中、面接の機会をいただき、ありがとうございます。
上記、ご確認と検討のほど何卒よろしくお願い致します。

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△△ 太郎
〒000-0000
〇〇県××市△△区◇◇1204番地
自宅電話:〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
携帯電話:△△△-△△△△-△△△△
メールアドレス:taro@〇〇.jp
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指定された日程で問題ない場合のメール書き方例

〇〇株式会社
人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。△△です。
次回面接のご案内をいただき、ありがとうございます。
下記、私の都合の良い日時になります。

10月13日 13:00以降
10月14日 10:00~17:00
10月15日 15:00以降

上記日程でご都合が悪い場合は、

別日を提示いたしますのでお申し付けくださいませ。
よろしくお願い致します。

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△△ 太郎
〒000-0000
〇〇県××市△△区◇◇1204番地
自宅電話:〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
携帯電話:△△△-△△△△-△△△△
メールアドレス:taro@〇〇.jp
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指定された日程を調整・変更したい場合のメール書き方例

〇〇株式会社
人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。△△です。
面接日のご案内をいただき、ありがとうございます。
大変申し訳ありません、ご案内いただいた日時ですと、

現職の都合上、お伺いすることができません。
お手数ですが、下記の日程で再度ご調整いただけないでしょうか。

10月13日 13:00以降
10月14日 10:00以降
10月15日 15:00以降

私の都合で大変申し訳ありません。ご検討の程よろしくお願い致します。

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△△ 太郎
〒000-0000
〇〇県××市△△区◇◇1204番地
自宅電話:〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
携帯電話:△△△-△△△△-△△△△
メールアドレス:taro@〇〇.jp
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まとめ

今回は面接の日程について企業の採用担当者とメール連絡をする場合の書き方を状況別に紹介しました。

いずれも基本となる構成を守り、要件を簡潔に述べることがポイントです。忙しい中、対応してくれている採用担当者への感謝の気持ちも忘れないようにしましょう。

IT業界でおすすめの転職サイト・エージェントもまとめているので、転職を検討している方はぜひ活用してみてください。

 

 

日時をこちらから指定できる場合、指定通りの日時で問題ない場合、日程の変更を申請したい場合の3通りの例を見てみました。

 

 

基本的にこの3つのパターンをおさえておけば安心ですね。

 

 

面接日程の調整や確認は転職活動の中でもとても大切なことなので、間違いのないように確実に伝達できるようにしておきましょう!

 

 

そうですね、気をつけたいです。ありがとうございました!

 

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