【フレーズ例付き】電話でアポイントメントを取るときのマナー
電話でのアポをとる際のマナーは相手の時間に配慮すること。しかし、具体的にいつ連絡することが適切で、どういった内容を伝えるべきかは意外とわからないことも。そんな、電話でのアポイントをとる際のマナーを具体例と例文とともに紹介していきます。
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得意先企業などに訪問をする際には、事前に電話でアポイントメントを取るのが一般的です。
電話の印象次第では訪問を断られてしまうこともあります。ここでは、電話でアポイントメントを取るときに失敗しないための基本ルールやマナーについて紹介していきます。
電話をかけるタイミング
電話をかける際には時間帯に配慮するのが大切。タイミングとして避けたい時間帯は次の2つです。
始業開始・退社時刻の前後
始業時は、先方も朝礼や事務連絡等で忙しい時間帯であることが多いです。同じように、退社時刻の前後も忙しい場合があります。できるだけ始業開始や退社時刻の前後は電話の発信を避けるようにしましょう。
営業時間外
昼休みや営業時間外も電話をかける時間帯としては避けるのがベスト。先方の休憩時間にまで対応させてしまうことになるため、電話を受けた方の迷惑となってしまいます。人間関係を円滑にするためにも、営業時間外にはなるべく電話をしないようにしましょう。
時間帯と合わせて、相手にとって都合が悪そうな日を避ける気配りも必要です。例えば、月末などの締め日前は、会社の業務が立て込むことが多く、電話応対をしている時間がないというケースも少なくありません。
また、連休明けや週明けの月曜日など、休みの余韻が残っていたり、会議が予定されている場合があるので避けたいところ。事前に相手の迷惑にならない時間帯や日程をリサーチしておくと良いでしょう。
話の基本構成
話の基本構成として、まず自分の名前や会社名を告げ、どういった趣旨で電話をかけたのかを話します。この際、電話口の相手が担当者でない場合は担当者に替わってもらうようにしましょう。
担当者に替わってもらった後には、「○○分ほどお時間をよろしいでしょうか。」など、相手の都合に配慮する気配りも忘れてはいけません。
本題部分では、電話をした経緯や理由を簡潔に伝えます。面会を願い出るときには、いつ訪問しても良いのかだけでなく、相手の都合にも配慮して、要件が済むまでに何分くらいかかるのかについても伝えるようにしましょう。
時は金なりという言葉がありますが、先方もこちらも業務の時間は限られています。電話をかける前にはあらかじめ用件や内容を箇条書きにするなど、簡潔にまとめておくようにすることが大切です。
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基本フレーズ・テンプレート
電話でアポイントメントを取るときの基本フレーズは次の通りです。
すでに取引がある場合
○○株式会社の△△と申します。いつもお世話になっております。 恐れいりますが××様でいらっしゃいますか？ ××様、今、◎◎分ほどお時間を頂戴してよろしいでしょうか？ (用件を伝える) つきましては■■分程度でかまいませんので、 近日中に一度ご訪問させていただき、ご面会いただけませんでしょうか？
面識がない相手の場合
突然恐れ入ります。私、株式会社■■の△△と申します。 このたび当社では、◎◎に関してのサービスを提供することとなりまして、 ぜひこの件についてご紹介させていただきたく、 お電話させていただいております。 つきましては○○分程度でかまいませんので、 近日中に一度ご訪問させていただき、ご面会いただけませんでしょうか？
いずれのケースの場合も、アポイントメントの日時が決まった場合には、「それでは、○日×曜日、午後○時にお伺いしますので、よろしくお願いします」というように、確認のため復唱しましょう。
さらに、「1時」と「7時」など、時刻の聞き間違えを防ぐためにも「13時ですね」などと確認すると確実です。
話し方のNG例
アポイントメントを取る際に注意したいNG例は次の通りです。
もしもしは避ける
NG：もしもし、わたくし、○○株式会社の△△と申します。
ビジネスシーンにおいて、「もしもし」というのはあまり使わないとされています。「もしもし」というのは「申す申す」から来ており、もともとは若者言葉であったと言われているため、目上の人や取引先相手に使うのはマナー違反として避けるのがマスト。
敬語の使い方に注意
NG：○○様はおられますか？
OK：○○様はいらっしゃいますか？
「おられます」は良く耳にする言葉ですが、一般的に敬語として正しいとされているのは「いらっしゃいますか？」です。言葉遣いはその人の印象を左右するといっても過言ではありません。
正しい敬語を身につけるためにも日頃から意識して使うようにしましょう。
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まとめ
電話は顔が見えないコミュニケーションの一つです。良くも悪くも声や話し方次第で印象が決まってしまうことも少なくありません。
アポイントメントを取るときに失敗しないためには、電話をかけるタイミングや話の構成など、先方に配慮して考えるようにしましょう。スムーズに会話を進めるためにも、紹介したテンプレートにそってメモを作成し、基本のルールやマナーを守り、何より自信を持って話しをすることが大切です。
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