【例文あり】ビジネスメールの書き方を学ぼう！催促メールの送り方
仕事上の連絡で何らかの催促をメールでしなければならない場面は誰しもが経験することではないでしょうか。しかし、不躾な連絡をしてしまい相手との関係性を悪くするようなことは避けたいものです。そんな、催促メールを送る上での注意点を解説していきます。
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ビジネスメールの中でも角が立たない伝え方に苦慮するものが「催促メール」です。
ここでは、例文を交えながら、催促メールの基本的な構成や相手を不快にさせないためのポイントをまとめました。
催促メール基本の構成とポイント
催促メールは至急の案件であることがほとんどです。相手にも早急に確認してもらう必要があります。そのため、件名や文面から、用件と急ぎである旨が確実に伝わるものでなければなりません。
- 件名
確実に読んでもらえるよう、「○○の件」と、宛先、案件の具体的な内容を書きます。頭に【至急】【再送】など書き添えて強調してもよいでしょう。
- 本文
本文は、以下の3つの要素で構成します。
- 前回の連絡について「いつ」「何の用件で」連絡したか
- 対応を完了して欲しい具体的な期限
- 前回送ったメールや資料を添付
また「行き違いの可能性を考慮した文言」を添えると、キツい印象がやわらぎ、角が立ちにくくなります。催促のメールを送る前には、必ず、未送信などこちら側の手違いではないかを確認し、失礼に当たらないようにしましょう。催促メールを送るタイミングは、あまり早すぎないのがベターです。案件の期限にもよりますが、前回の連絡からある程度返信を待ったうえで催促を行いましょう。
メールを送る時間帯は、午前中がよいでしょう。メールを確認した先方が日中に対応しやすいためです。
例文・テンプレート
件名：【至急】○○資料の件 ○○株式会社 ○○部 ○○様 お世話になっております。□□株式会社 △△でございます。 ○月○日に以下のメールをお送りいたしましたが、届いておりますでしょうか。 私の手違いで届いていないようでしたら、申し訳ございません。 念のため、改めて○○資料を添付いたします。 お忙しいところ恐れ入りますが、□月□日までにご返信いただけましたら幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。
柔らかな表現で且つ要件をしっかり伝えることがポイントです。
書き方のNG例
催促メールは、期限が迫る焦りからついついキツい言葉になりがちです。たとえ先方に非があるとしても、今後の円滑な付き合いを考えると悪い印象は与えたくないもの。あまりに直接的な表現は避け、柔らかく言い換える必要があるでしょう。
《NG表現と言い換えの例》
- 現在どのような状況ですか。
→○○はどのようになりましたでしょうか。
- 至急対応してください。
→すぐにご連絡をくださいますようお願いいたします。
また、最終期限が迫っているにもかかわらず、先方の都合に合わせられるかのような気づかいの文言を添えるのもNGです。先方の対応期限が曖昧になり、催促した意味が薄れてしまいます。
- お時間のあるときに
- お手すきの際に
のような文言は使わず、期限を具体的に提示したうえで
- お忙しいところ恐れ入りますが
- 急かすようで恐縮ですが
などの文言をクッションとして添えるとよいでしょう。
まとめ
ビジネスでは、スケジュールの関係から相手を急かす必要がある場面が必ずといっていいほど出てくるものです。たとえ相手に非があるケースでも、焦りからキツい印象の文面になると今後の付き合いに差し障る可能性もあります。
催促メールでは、期限や用件をハッキリと提示しながらも、言い換えなどを用いてできるだけ柔らかい印象になるよう心がけることが大切です。スムーズに案件を進行しつつ角も立てないテクニックを身に付けましょう。
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