【例文・テンプレートあり】ビジネスメールの書き方を学ぼう!承諾メールの場合

提案や連絡に返す「承諾」の意思。ビジネスではメールで回答しエビデンスを残すケースが非常に多く存在します。そのため、TPOをわきまえない表現をしてしまった場合は問題になることも。そんなトラブルを避けるために承諾メールの書き方を紹介していきます。

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ビジネスメールを作成するときに、承諾の意志を伝えることは意外と多いものです。

今回は、承諾メールを作成するときのポイントや使えるフレーズをまとめてみました。ぜひ、承諾メール作成時の参考にしてみてください。

 

承諾メール基本の構成とポイント

メールでやり取りをする上で相手に承諾の意志を伝える承諾メールは、送信する相手に合ったフレーズを使うことがポイントです。とくに、使用頻度の高い次の3つのフレーズは使い分けることができるようにしましょう。

  • 了解いたしました
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「了解」に「いたしました」をつけたこのフレーズは丁寧語です。そのため、顧客や上司に向けて使用することはできません。同僚や目下の人に承諾を伝えるときに使用することができます。

  • 承知いたしました

このフレーズは承諾の意志を伝える尊敬語となります。そのため、上司や顧客など幅広い層に使用することが可能です。

  • 了承いたしました

「それでいいですよ」という意味合いとなるフレーズで、目上の人が目下の人に承諾の意志を伝えるときに使用することができます。

また、承諾メールは感謝の気持ちを伝えてから、前向きな姿勢で承諾の意志を伝えることが基本です。依頼を承諾するような場面でも、今後の関係性も考えてできる限り丁寧に対応するといいでしょう。

 

例文・テンプレート

  • ○○企画のご依頼の件、承りました。微力ながら精一杯サポートいたしますので、なんなりとお申し付けください。

承諾の意志を伝えることと同時に「微力ながら」というビジネスフレーズを使用しているところがポイントです。「微力ながら」は自分の能力をへり下って伝えることができる表現で、前向きな姿勢を伝えたいときに使用することができます。

  • この度は、講演会のご提案を頂き誠にありがとうございます。ぜひ、直接お会いしてお話をさせて頂きたく存じます。

承諾をする内容に対して感謝の気持ちを述べてから、承諾の意志を伝えている例文です。依頼や提案を受けるときに便利なフレーズです。

  • お世話になっております。日程調整の件、わざわざご連絡ありがとうございました。調整が難しいとのこと、確かに承りました。

相手の断りを承諾する場合でも、まずはわざわざ連絡をしてくれたことに感謝の気持ちを伝えます。その後に、承諾の意志を簡潔に伝えるといいでしょう。

 

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書き方のNG例

承諾メールのNG例としてもっとも多いのは、送る相手に合わせたフレーズを使えていないことです。例えば「明日の会議の時間変更の件、了承いたしました」というメールを上司に送ることはできません。

また、同じように「先日のご依頼の件、了解いたしました」というフレーズも取引先の人に向けて送ると、失礼にあたります。承諾メールでは、相手に合わせたフレーズを選ぶということが重要です。

 

まとめ

今回は、承諾の意志を伝えたいときに使えるビジネスメールのフレーズやポイントについてまとめてみました。承諾の意志をメールで伝える場面は意外と多いもの。メールを送信する相手に合ったフレーズを選ぶことがもっとも重要です。

特に、使用頻度の高い「承知いたしました」や「了解いたしました」「了承いたしました」は使い分けることができるようにしておきましょう。

あわせて、感謝の気持ちや前向きな気持ちを織り交ぜながら一緒に送ることができると、よりイメージのいいメールを作成することができます。

 

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