【例文・テンプレートあり】ビジネスシーンで役立つ!上司へのメールの書き方を学ぼう

上司へのメールを送る際、どう書いたらいいのか悩む場面があるでしょう。そんな時、送る上司に聞くわけには当然いきませんので途方にくれるなんてことも。そんな、上司に送るメールを例文とともに解説。困った時はぜひ、サンプルを活用してみてください。

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上司にメールを送る際、これで書き方があっているのか?と不安になることはありませんか?日常使うメールとは異なり、ビジネスメールには押さえておくべきマナーやルールがあります。

ここでは、上司に送信するメールを作成するにあたり、注意点や例文、書き方のNG例などを紹介していきます。

 

なお、本記事は、TechAcademyキャリアのコンサルタント監修のもとに執筆しています。

 

上司へのメールの場合の注意点

上司に送信するメールの注意点として、正しい敬語を使うことが大切です。よく間違えやすい敬語としては以下の4つがあります。

×了解しました→○承知しました
×ご苦労様です→○お疲れ様でした
×すみませんでした→○申し訳ありませんでした
×参考になりました→○大変勉強になりました

どれも日常的に使ってしまいがちな言葉です。これらは同僚相手なら構いませんが、上司に対する言葉遣いとしては失礼な印象に受け取られることがあるので避けるように注意しましょう。

また、メールを送る時間に関わる注意点として以下の2つを覚えておきましょう。

 

上司が休日のときに連絡をする場合

緊急性の高い事象が発生した場合、休日でも連絡をしなければならない時があります。その際はメールの件名に「重要」「至急」など緊急度が高いことを表記しましょう。

また、メールの冒頭には休日に連絡することを謝罪する一文を忘れずに入れましょう。

 

返信を忘れてしまい、日をまたいでしまった場合

うっかり返信を忘れて日をまたいでしまった場合、相手を軽んじる言葉を使わない注意が必要です。

「忘れていました」「見逃していました」といった表現は避け、「失念しておりました」や「確認しそびれておりました」といった丁寧な表現を使うようにしましょう。

 

例文・テンプレート

上司に送るメールの例として、資料のアドバイスをもらうケースを例に紹介します。

お疲れさまです。
○○です。

△△社に提出予定の××資料が完成いたしましたので、
お忙しいところお手数をお掛けいたしますが、アドバイスをいただけますでしょうか。
●●部長にお力をお貸しいただきたく、何卒よろしくお願い申し上げます。

○月○日に同社との打ち合わせがございますので、○月○日までにご返答をいただけますと幸いです。
何卒ご確認の程、よろしくお願い致します。

上司に何かを依頼する場合、分かりやすく明確な内容にすることが大切です。

上司からいつまでに返答すればよいのか?など、逆に質問されないように、内容や期日をしっかりと明記しているか確認してからメールを送るようにしましょう。

 

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書き方のNG例

上司へのメールとして避けたい表現のNG例は次の通りです。

NG:【要回答】親睦会の出欠を返信してください。
OK:【予定伺い】親睦会の出欠はいかがなさいますか。

【要回答】はきつい印象を与える言葉です。また、「○○してください」は上司に使う言葉としては不躾な印象があるため、どちらも丁寧な言い回しに変えるようにしましょう。

NG:返信がないのですが、メールを読んでくれましたか?
NG:大至急回答してください。

返信に締め切りを要する場合は、相手に無理の無いようにすることが大切です。とくに上司は日々多くのメールをチェックしなければならないことも多いため、急を要する場合は口頭で確認することも検討しましょう。

 

まとめ

上司や目上の方にメールをする際、多忙であることを念頭に置いて、分かりやすく明確な内容にすることが大切です。また、ビジネスメールは口頭と比べると冷たい印象に受け取られがちです。

上司と良好な関係を築くためにも、上から目線の表現にならないように、正しい敬語の使い方などしっかりと確認するように心がけましょう。

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