しっかりと丁寧な文章で!謝罪メールの基本の書き方と例文

ミスは誰しも経験してしまうもの。謝罪メールの書き方は、いざ自分がミスをしてしまった際に知っておくべき重要な情報です。伝えるべきことを伝え、事態を落ち着けるための謝罪メールについて解説しますので、いざという時の備えに参考にしてみてください。

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仕事をしていく中で、お詫びをしなければならないシーンは少なからず誰しも経験する可能性があります。

ビジネスにおいて謝罪メールはどのように書けばいいのでしょうか。誠意が伝わる効果的な書き方や例文を紹介していきます。

 

謝罪の場合に大切なポイント

仕事上でミスをしてしまうことは誰にでもあることです。大切なのは、きちんと不備を認め、お詫びの気持ちを相手に伝えること。自分のミスは誠意を持って対処することは、先々も良い付き合い方をするために必要です。

仕事上のミスに対する謝罪メールは迅速かつ誠意を持った対応を取ることが大切です。

 

問題が発生した場合は、速やかに事実関係を確認し、こちらに落ち度がある場合には、素直にミスを認め謝罪することが大切です。また、問題に対する対応策(納期予定やそれに向けて最大限の努力をしていることなど)を説明することも忘れないようにしましょう。

ミスをされた相手側が怒っていることも少なくありません。謝罪は直接会ってが最善で、電話で伝えるのが次善策となりますが、相手が忙しく連絡が取れない場合には、取り急ぎメールで一報を伝えるようにしましょう。

メールと面会、電話を組み合わせることにより、相手に対してより深い謝罪の気持ちをを伝えることになります。

 

謝罪メールの基本構成

ビジネスメールの構成は基本的にフォーマットが決まっています。構成は謝罪メールだからといって変わった書き方はせず、通常のメールと同じく「宛名」「挨拶」「名乗り」「要旨」「詳細」「結びの挨拶」「署名」の順で書きましょう。

「宛名」

会社名や部署名を書いてから名前を書きます。株式会社や有限会社は略さずに書くことが一般的です。また、名前についてもフルネームで書くなど、謝罪メールの場合は丁寧な印象を与えることが大切です。

「挨拶」・「名乗り」

挨拶としては「お世話になっております」が一般的です。名乗りについては、宛名同様に会社の正式名称と所属部署、その次に自分の名前を書きます。

署名があるから名乗りは必要ないのでは?と考える方もいますが、署名は本文の最後に表示されるため、相手に手間をかけさせないためにも冒頭で名乗るようにしましょう。

「要旨」

「○○についてお詫びを申し上げたく、ご連絡を致しました」など、メールの趣旨を簡潔に説明します。長くなる場合は「長文で大変恐縮ですが、ご一読のほどお願いいたします」などの断りを付け加えると丁寧な印象になります。

「詳細」

謝罪メールの場合、詳細を説明する前にまずはしっかりとお詫びの言葉を伝えることが大切です。その後にどのようなミスがあり、なぜそれが起きてしまったのかなど、状況をしっかりと伝えます。

あわせて、今後の対策などについて分かる範囲で伝えます。後日説明をする場合は、「お伺いしてご説明したい」旨を伝え、改めて謝罪に伺う際に詳細を説明する旨を伝えましょう。

「結びの挨拶」

代表的な結びの挨拶は「よろしくお願いいたします」ですが、謝罪メールの場合は「何卒、ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます」などが適切です。「ご容赦ください」という表現には許してくださいといった意味があるので、謝罪の意思を伝えることができます。

「署名」

署名は謝罪メールに限らずビジネスメールの基本です。会社名・部署名、氏名、会社の所在地、電話番号・FAX番号、メールアドレスなどを記載します。

また、メール本文の構成とあわせて「件名」も大切です。謝罪メールであることがわかるように「○○についてのお詫び」など簡潔に内容が伝わる件名をつけるようにしましょう。

 

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例文

謝罪メールの例文として、サービスの不具合に対する謝罪を想定した例文を紹介します。

「件名」
サーバー不具合の原因と対策につきまして
「本文」
○○○株式会社
○○様

平素より、大変お世話になっております。株式会社△△の△△です。
弊社が管理しておりますサーバーの不具合の件では、
大変ご迷惑をお掛けいたしましたことを、あらためてお詫び申し上げます。

社内で調査いたしました結果、
サーバー不具合時に作動する予備サーバーが、修理中だったと判明いたしました。
今後はこのようなことが二度と起こらないよう、予備サーバーを増設するとともに、
サーバーの定期点検体制を強化いたします。

メールにて恐縮ですが、取り急ぎお詫びとご連絡申し上げます。
何卒、ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。

サービスの不具合に関しては、お詫びの気持ちだけでなく、不具合が生じた理由や現在の状況など、相手が知りたい情報を盛り込むことが大切です。

 

書き方のNG例

謝罪メールのNG例として、次のような例文を紹介します。

この度のサーバー不具合の件ですが、
不具合時に作動する予備サーバーの故障が原因だったことがわかりました。

今後はこのようなことが起こらないように対策を強化いたします。
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。

今後ともどうぞよろしくお願い致します。

全体的に手抜きに感じられるメールです。謝罪メールの場合は、まず冒頭に謝罪をすることが大切です。また、ミスの原因はもちろん、対策は相手に伝わるように具体的に記述するようにしましょう。

 

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まとめ

謝罪メールは、先方の反応も気になることから送るときに悩んでしまうことも少なくありません。自分のミスを認め素直に謝罪することはもちろん、ミスの理由や対応策など必要な情報を正確に伝える必要があります。

謝罪メールをきちんとすることは先方との人間関係にもつながります。失礼のないように注意を払いながら、迅速かつ誠意のあるメールを送るように心がけましょう。また、メールだけでなく、面会や電話などのフォローも忘れずに行うようにすることが大切です。

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