読みやすく内容が伝わるメールにしよう!効果的な改行の入れ方

メールの文書は改行をしっかりいれて読みやすく書くもの。正しいメールの作りと読みやすくするための改行の使い方をマスターすることで、仕事のやりとりがスムーズになるはず。そんな、改行のノウハウについて例文を交えて紹介。ぜひ、参考にしてみてください。

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今回はビジネスメールを送る際に意識しておきたい「改行」について紹介します。

普段、あまり気にすることがない改行ですが、改行が適度に使われていないメールは非常に読みにくいものです。ビジネスとしてメールを送るのであれば、相手のことを考え少しでも読みやすいメールを送りたいですよね。

この記事を読んで、上手な改行の使い方をマスターしましょう。今まで改行を意識したことがなかった方は、ぜひ参考にしてください。

 

なお、本記事は、TechAcademyキャリアのコンサルタント監修のもとに執筆しています。

 

改行を入れる理由

比較的、小さなスマートフォンの画面であれば少ない改行でも気にすることなく読むことができますが、大きな画面のパソコンで文書を読む際は改行が非常に大切になります。

特に長文になりやすいビジネスメールでは、上手に改行を利用しないと、最後までメールを読んでもらえないことも…。

相手に読みやすいメールを作成することはもちろん、メールを最後まで読んでもらうためにも、改行の使い方は重要になってきます。実際に改行が上手に使われていないメールと、改行が上手に使われているメールを見比べてみましょう。

 

改行がないときとあるときの比較

【改行がないメール】

お世話になっております。株式会社〇〇の△△です。先日はお忙しい中お時間をいただきありがとうございました。
弊社の製品をご利用いただいた感想はいかがでしょうか?不明点などありましたら、私〇〇までお気軽にご連絡ください。今後も引き続き宜しくお願い致します。 
株式会社〇〇 担当 △△

 

【改行があるメール】

お世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。

先日はお忙しい中お時間をいただきありがとうございました。
弊社の製品をご利用いただいた感想はいかがでしょうか?
不明点などありましたら、私〇〇までお気軽にご連絡ください。

今後も引き続き宜しくお願い致します。

株式会社〇〇 担当 △△

どちらが読みやすいかは一目瞭然ですね。特にメールでは横20文字以内に収めると読みやすくなるため、このようにしっかり改行を入れると読みやすい文章となります。

 

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改行を入れる場所

良い例と、悪い例を見ていただきました。読みやすさの違いは一目瞭然ですね。では、実際に改行を入れる位置を説明します。

目安としては、複数行になっても構いませんので、文書の固まりごとに改行を利用するようにしましょう。また冒頭の「挨拶」と「本題」の間、そして「本題」と文末の「挨拶」の間には空行を使うように心がけましょう。

「挨拶」
「名乗り」
(空行)
「本題」
(空行)
「挨拶」

 

まとめ

今回はビジネスメールでは特に意識するべき「改行」について紹介しました。

読みにくいメールは相手の負担になるばかりか、大切なメールを読んでもらえない可能性も十分に考えられます。ビジネスでメールを利用する以上、相手が少しでも読みやすいメールを送れるように心がけましょう。

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