【例文・テンプレートあり】基本のビジネス文書をマスターしよう:見積書の書き方

これから契約へという段階で必要となる見積書。会社ごとに概ねフォーマットはあるはずですが、書き方を理解して使うことでより円滑に業務が遂行できるようになります。そんな、見積書のイロハをサンプルを交えながら解説。ぜひ、今後の参考にしてください。

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ビジネスにおいて取引の成功のカギとなる書類である「見積書」。取引はこの見積書の金額を参考にして行われます。正確でしっかりとした見積書は信頼を生み、取引を円滑に進めることにも寄与します。

そこで、ここでは見積書の概要や構成、NG例を紹介していきます。

 

なお、本記事は、TechAcademyキャリアのコンサルタント監修のもとに執筆しています。

 

見積書とは

見積書とは、商品やサービス等の販売を目的として正式な契約を交わす前に作成される、仕事の請負側(受注側)が依頼側(発注側)に対して発行する書類のことです。多くの場合は契約を交わす前のステップとして見積書を提出し、金額等の確認を行います。

見積書では商品名や単価、個数をはじめとする、正式な取引契約を結んだ際に発生する各項目や概算の金額が把握できるようになっています。この見積書に記載された金額をもとに交渉を行い、条件等を決定して契約へと繋げます。見積書の役割には以下の2点が挙げられますので確認しておきましょう。

1)請負・依頼側双方で認識にズレがないかを確認する役割
見積書に項目や商品、金額、支払い条件等を細かく明記することで、取引先と自社とのやり取りで間違いがないかをしっかりと確認をします。認識齟齬防止のための行為ですので、あいまいな表現や項目の記載漏れ等はトラブルの原因となりかねません。しっかりと正確に記載するよう注意しましょう。

2)発注の意思表示を促す役割
取引先とすり合わせを行い最終的に正式な見積書を提出し、その見積書に発注の意思表示がされることで取引が正式に決定します。取引を不安にさせない確かな見積書が発注に繋がるカギとなります。

 

見積書の基本構成

見積書を構成する項目ですが、基本的には下記の項目があります。

1)見積先の宛先
省略しないで正式名称で記載。会社宛の場合は「○○株式会社御中」、個人宛の場合は「○○ ○○様」と担当者名を記載します。

2)見積書の発行日(提出日付)
いつの取引であるかを後から確認するときに欠かせない項目ですので、年表記から正確に記載します。

3)提出者の会社名、住所、電話番号
会社名と住所は必須ですが、電話番号等も記載があると見積書を確認してすぐに連絡が取れますので親切です。

4)提出者の会社捺印
印字部に社印を押印します。ルールまたは書類の構成上上司の承認が必要な場合は承認印または照査印として上司も押印します。

5)見積金額
見積の合計金額は「消費税を含んだ総額」で記載し、消費税は(内消費税¥00,000)と記載するのが一般的です。

6)見積書の有効期限
提出した見積書で契約が可能な期間のことで、「2017/○○/○○」と年月日を記載します。有効期限を記載することで金額変更の回避など、トラブルの防止につながります。

7)見積明細
商品名や商品の数量、単価、金額、消費税、小計、合計金額等をミスがないように明記します。

8)備考
納品先や納期、商品の仕様等を記載します。

 

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例文

ここでは必要な項目をピックアップします。

——————-

御見積書

株式会社○○御中

株式会社△△ ○○ ○○

〒000-0000

東京都港区○○-○○

TEL:000-000-0000

見積書番号:1

発行日:2017/○○/○○

 

御見積金額 ○○○,○○○円

品目     個数  単価    金額

△△△△    1   ×××,×××  △△△,○○○

□□□□       5   ××,×××  ○○○,△△△

小計    △△,○○○

消費税   △△,○○○

合計    ○○○,○○○

備考

納品予定日        :2017/△△/△△

見積り有効期限:2017/△△/○○

お支払い期限     :2017/○○/△△

——————-

上記はサンプルとして表記していますので、WordやExcelを利用し、会社のフォーマットに合わせて修正しながら使うと良いでしょう。

 

書き方のNG例

見積書を提出する目的は契約を取り付けて受注をすることですから、当然受注に繋がるような見積書を作成する必要があります。以下に見積書を作成する際のNG例を紹介しますので、確認をしておきましょう。

【金額や品目等の誤記載】
当たり前のことですが、契約に繋げるための書類であり、見積書を参考にし、互いに条件のすり合わせを行っていきます。見積の金額等を間違えることは、自社と取引先に損失等の金銭的な影響を与えるだけでなく、相手に誤解をさせてトラブルを引き起こしたり、最悪の場合は信用を失ってしまう恐れがあります。記載は正確に行いましょう。

【取引先の要望に沿わない見積書】
見積書は基本的には取引先の要望に沿った書き方をする必要があります。業界によって見積書の書き方は異なってくることがありますので、もし、自社に見積書の書式(フォーム)がある場合は事前に内容を確認し、取引先と相談をするようにしましょう。

 

まとめ

見積書のでき次第で、その取引が成功するかどうかが決定します。見積書に不備があったりあいまいな見積書を提出してしまうことは、取引先を不安にさせて信用を失う行為です。見積を作成する際は項目や金額、誤字などをしっかりと確認して正確に記載するように細心の注意を払いましょう。

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