【例文・テンプレートあり】基本のビジネス文書をマスターしよう：始末書の書き方
重大なミスを犯してしまった際、必要となる始末書。必要となる出来事には出くわしたくないものですが、いざという時のために書き方は知っておきたいところです。そんな、始末書の社内外向けの書き方を例文と共に紹介。もしもの時の備えとして活用して下さい。
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社内外に向けて反省の意を示す始末書。
これまで書く機会がなかったという人も多いかもしれませんが、社会人である以上いつ始末書が必要となる状況に陥るか分かりません。万が一の状況に備えて、始末書の書き方や例文、NG例を確認しておきましょう。
始末書とは
始末書とは、仕事上でトラブルやミスなどが発生した時に、社内外に対してその内容を報告し、真摯な反省や謝罪の意を表するために提出する文書です。例としては、社内規定に違反した場合や、取引先に金銭的損失を負わせた場合、会社の社会的イメージを損ねてしまった場合などに始末書の提出が必要となります。
始末書のほかにお詫び文書として知られている文書には、反省文、顛末書、詫び状、謝罪文などがあります。始末書と顛末書がほとんど区別なく使われる場合もあります。厳密には、始末書は不始末やトラブル、ミスを詫びる反省文で、顛末書はなぜそのような事態に陥ったかを報告する文書です。お客様などに対してお詫びを述べる文書は、詫び状や謝罪文と呼ばれる場合が多くなります。
始末書の基本構成
始末書を社内向けに作成する場合は役職名と個人名で直属上司を経由して社長や部長、課長などの組織責任者宛てに作成します。社外向けの場合は、所属する組織代表者の印を得て、相手組織の代表者宛てにします。始末書本文の構成には以下の4点を入れ込みましょう。
- 自分もしくは自社のミス、失策の内容
始末書本文のはじめには、自分もしくは自社のミスや失策の内容と経過を書きます。細かく詳しく書くのではなく「いつ、どこで、誰が、何をした」というような要点を簡潔に述べるようにしましょう。
- 迷惑をかけた相手に対して真摯に謝罪する
真摯に謝罪の弁を述べ、誠意を示すようにしましょう。
- ミス、失策の原因の説明
ミスや失策の原因を、客観的に見つめ冷静にまとめて説明します。この時、自分を正当化する内容や言い訳にならないように注意しなければなりません。
- 再発防止対策の方針や心構えを述べる
ミスや失策を二度と繰り返さないため、このような方策を完遂しますといったことを述べます。今後は規則に従いますなどの誓いの言葉で締めくくりましょう。
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例文
【社内宛ての例文】
平成○○年○○月○○日 代表取締役社長 山田太郎様 始末書 私は、社用車による駐車違反を犯しました。ここに始末書を提出し、深くお詫び申し上げます。 私が駐車違反を犯したのは、○月○日に商品を得意先に納品しようと社用車に乗車した際のことです。納品先の駐車場が空いていなかったため、公道に駐車して納品を行いました。車を離れたのは10分程度でしたが、納品を終えて戻った時には車に駐車違反のステッカーが貼られており、罰金15,000円を科せられました。 今後、社用車を運転する時に事前に駐車場の有無や台数を確認し、駐車できない可能性がある場合は駐車場案内システムを利用します。納品先まで駐車場から距離がある場合は台車を利用するよう心掛け、二度と同じ過ちを犯さないよう致します。 この度は私の不心得きから会社にご迷惑をお掛けし、重ねてお詫び申し上げます。 営業部 高橋 二郎 印
【社外宛ての例文】
平成○○年○○月○○日 株式会社 ○○ 総務部長 鈴木三郎様 株式会社 △△ 代表取締役社長 田中四郎 印 始末書 急啓、ご依頼いただいたアプリとは別のアプリを納品するという過ちを犯してしまい、御社には多大なるご迷惑をおかけしました。不始末の段、心よりお詫び申し上げます。 ご依頼内容や納品内容を正確に確認し、納品することは基本中の基本です。その基本が守られていなかったことに、会社の代表として責任を痛感し、深く反省しております。 今後は、二度と同様の過ちを起こさないために、体制の強化を図り、社員教育をさらに徹底していく所存です。何卒、寛大なご配慮を賜りますようお願い申し上げます。 この度の納品違いに関し、本書をもって深くお詫び申し上げる次第です。 以上
書き方のNG例
- 「○○しないように気を付けます」「○○したいと思います」
曖昧な表現は避けて、「○○しません」「○○します」のように明言する形にしましょう。
- 「今回のことでご迷惑をお掛けし、大変申し訳ございませんでした」
「今回のこと」が何を指しているのか分かりません。何に対して謝罪しているのかを具体的に示すようにしましょう。
- 「幸い大事に至りませんでしたが」
相手は大事であったと捉えているかもしれませんので、この表現は避けましょう。
- 「何卒、事情察して下さい」「どうぞ、ご理解ください」
相手を説得する必要があるときに使う表現です。謝罪が目的の文書では使用を控えましょう。
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まとめ
ビジネスパーソンにとって、いつ必要となるか分からない始末書の書き方や例文、NG例を紹介してきました。会社によっては書式が決まっていたり、テンプレートが用意されていたりしますので、その場合は会社の意向に従いましょう。謝罪の気持ちや誠意が伝わるよう表現に気を付けて始末書を作成してください。
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