【例文あり】基本のビジネス文書をマスターしよう:発注書の書き方

発注書の書き方は所属する企業のフォーマットに沿って記載すれば作成できるもの。しかし、細かい部分までしっかり理解してこそ業務が円滑になるものでしょう。そんな、注文書の基本的な書き方を紹介していきますので、知識の一つとして参考にしてみてください。

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主に売買契約や請負契約を結ぶ際に、発注者から受注者へ注文の意思を伝えるために発行される「発注書」。既製のフォーマットを利用して作成することもできますが、基本的な書き方を覚えておくと、必要なときに過不足ない書面を作成できます。

ここでは、発注書とは何かに加え、基本構成やNG事項を例文を添えて紹介します。

 

なお、本記事は、TechAcademyキャリアのコンサルタント監修のもとに執筆しています。

 

発注書とは

「発注書」は、商品の注文やサービスの依頼をする際に、詳細を記して受注者に意思を伝えるための書面です。口頭での依頼による聞き間違いや認識の違いを防ぐため、内容が書面で残るように注文書を作成します。

発注書と似た使われ方をする言葉に「注文書」がありますが、この2つは意識的に使い分けされることもあります。多くの場合、加工や作業をともなうオーダーには「発注書」が、物品の購入には「注文書」が使われます。

発注書の役割は、主に以下のようなものです。

  • 確かに注文をした/受けたことを確認する
  • 注文者の情報を知らせる(企業名、住所、担当者など)
  • 注文の内容を知らせる(品物、数量、金額など)
  • 納期を知らせる(または最短納期などを確認する)
  • 納品の場所を知らせる
  • 支払い方法を確認する

なお、企業間の取引に注文書が用いられるのは、複雑な条件がない売買や、売買(請負)契約を反復継続するという契約(基本契約)を結んでいる場合などです。高額で複雑な条件下での売買では「売買契約」や「請負契約」を正式に結ぶのが一般的です。

 

発注書の基本構成

発注書に記載するのは、発注から納品、支払いまでのプロセスにおいて自社と相手方の双方で認識を同じくしている必要がある情報です。発注した商品の内容や数はもちろん、納期や納品先なども記す必要があります。

基本的な発注書の記載内容は以下のようなものです。

1. 宛先
発注先の会社名、屋号のほか、受注の窓口となっている部署、担当者などを記載します。

2. 注文番号
必須ではありませんが、確認や管理のためにあると便利です。

3. 発注日
発注書の発行年月日を記載します。

4. 発注元
自社の名称、代表者名、電話番号、FAX番号、メールアドレスなどを記載します。会社印を押すこともあります(角印可)。

5. 発注担当者
部署名・担当者名を記載します。

6. 希望納期
納期の指定がある場合は明記します。

7. 納品先
納品を希望する場所の名称、住所、電話番号などを記載します。

8. 発注明細
品番、商品名、単価、数量、合計額などを記載します。品目が複数ある場合は、表を用いて記載することもあります。

9.支払い条件
支払い方法や条件を記載します

10.備考
仕様やオプションなど、上記以外で伝える必要がある内容を記載します。

また、請負契約の発注書で発注先からの注文請書が発行されない場合には、収入印紙の貼付が必要です。

注文番号、宛先、発注元、発注日をヘッダに記載し、簡単なあいさつ文を挟んでから明細などを記載しましょう。既製の発注書フォーマットなどを使用する場合は、あいさつ文を「送付状」として発注書とは別に添えます。

 

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例文

会社ごとにフォーマットはあるはずですが、基本としては以下の形式であるはずです。項目を参考に確認すると理解が深まるでしょう。

[収入印紙](必要な場合)

注文番号 123456

株式会社◯◯ △△様

平成◯年◯月◯日
株式会社×××××× [社印]
住所 ◯◯◯◯◯
役職 ◯◯◯◯◯
氏名 ◯山◯郎
電話   03-000-0000
FAX   03-000-0000

注文書

平素、お世話になっております。

さて、先般いただきました貴社お見積もり(No.◯)により、 下記の通り注文いたします。
ご査収のうえ、お取り計らいのほどよろしくお願い申し上げます

本件に関して不都合な点などございましたら、△課◯山◯郎までご連絡ください。

1. 品  名 ◯◯
2. 数  量 ◯個
3. 単  価 ◯◯◯円
4. 総  額 ◯◯◯◯円
5. 納  期 平成◯年◯月◯日
6. 納品場所 ◯◯◯◯
株式会社×× ◯◯支社
7. 備  考 ◯◯

以上

 

書き方のNG例

発注書は、場合によっては単独で契約書としての効力を持つものです。内容に間違いがないように作成する必要があります。なかでも以下のようなケースは起こりがちな間違いなので気を付けましょう。

(1)記載内容が見積書と食い違っている
見積書と発注書の内容に相違がある場合、どちらの内容が正しいかを巡って後々トラブルとなることがあります。見積書がある場合は、記載内容を見積書と必ず合わせるようにします。見積書提出から発注までに内容の変更があった場合は、見積書も作り直したほうがよいでしょう。

(2)誤記などを訂正印を用いて修正する
請求書の記載をミスした場合、二重線+訂正印で修正するのではなく、再発行をするのが一般的なルールです。お金が絡む書類はミスがないことが必須です。ミスを訂正した書類を渡すことは失礼に当たるとされています。

 

まとめ

発注書は、受発注の事実や詳細を書面として残すための大切なものです。双方の認識を統一するためにも、商品の名前や個数はもちろん、その他の基本的な項目はしっかりと記載しましょう。収入印紙の要・不要を確認する、見積書との齟齬がないかチェックするなど、不備がないようにすることが大切です。

万が一誤字脱字があった場合は、新しく作り直すのが基本です。お金のやりとりにかかわる書面なので、ミスの跡を残さないようにしましょう。基本的な書き方を把握して、トラブルのない取り引きに役立ててください。

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