電話マナーを身につけて、いつでもスムーズな対応を：折り返し連絡を行う場合
電話応対のマナーはいくつかありますが、その中でも気をつけた方が良い折り返し対応。ビジネスではスピードが重要となりますので、連絡をくれた相手にスムーズに折り返しをしたいものです。そんな、折り返し対応のマナーと気をつけるべき点を紹介していきます。
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電話はビジネスにおいて重要なコミュニケーションツールです。仕事においても転職活動においても電話マナーは重要であり、相手の顔が見えない状態ゆえに、声によって会社や個人の印象に大きく影響を与える可能性を秘めています。
ここでは折り返し連絡を行う場合の電話マナーについて、その基本や例を紹介していきます。
基本の流れ
相手からもらった連絡に出られなかった場合は、再連絡を待たずに自分から折り返しの連絡を行うことが基本です。用件があって連絡をしてきているので、相手からの連絡に気が付いたとき、あるいは折り返しができる状況になったときに速やかに連絡をするのがマナーです。
①折り返し連絡をする際は、まず時間帯を確認し、昼休みなどの休憩の時間に差し掛かっていたら避けるようにします。時間帯に問題が無ければできる限り早く折り返しをしますが、外出時の場合は、双方の声が伝わりやすい静かな場所に移動してから電話をかけるようにしましょう。
②折り返しの際に、まずは相手の連絡に出られなかったことへの謝罪を述べ、折り返しの連絡である旨を伝えます。その後本題へと入ります。
③折り返し連絡が終わって電話を切るときに「失礼いたします」などの言葉を述べた後、「相手が電話を切るまで」待ちます。基本的には目上の人が先に切りますが、社会人としてのマナーとして、お互いに切るのを待ってしまうときもあるでしょう。その場合は「どうぞお先にお切りください」と一言添えて相手が切るのを確認してから電話を切りましょう。
また、社内の電話を使うような場合は、電話を切る際に受話器を丁寧におくように注意します。万が一大きな音が相手に伝わってしまうと、雑な印象を与えてしまいますので、最後まで気を緩めずに対応しましょう。
話し方の例・テンプレート
次に、折り返し連絡を行う際の話し方の例を紹介していきます。
【取引先等の会社からの連絡の場合】
「お世話になっております。○○株式会社の○○です。先ほど営業部の△△様からお電話を頂き、折り返しの連絡をいたしました。△△様はいらっしゃいますでしょうか」と挨拶をし、担当者に代わったら「先ほどは申し訳ございませんでした」と謝罪して本題に入ります。
【担当者などの携帯からの連絡の場合】
「お世話になっております。○○株式会社の○○です。先ほどはお電話に出ることができず、大変申し訳ありませんでした。折り返しの連絡をさせて頂きました。ご用件は何でございましたでしょうか」
【留守番電話があった場合】
「お世話になっております。○○株式会社の○○です。留守番電話の件、確認をさせて頂きました。ご連絡有難うございます。」
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話し方のNG例
最後に話し方のNG例を紹介していきます。印象を悪くしないように細心の注意を払って対応をしましょう。
【謝罪を述べない】
相手の連絡に出られなかったのに謝罪の一言も無いのは失礼になります。挨拶と名乗りを終えたら一言、「申し訳ありませんでした」と必ず謝意を示すようにしましょう。
【相手に折り返させるような表現】
電話に出られない場合は、自分が折り返すのがマナーです。例えば車や電車で移動中のため対応が難しいとき、「移動中の為、後ほどお願いします」のように相手に再度連絡させるような表現はしないようにしましょう。「後ほど折り返しをいたします」のようにこちらから連絡をする意思を示し、可能な状況になったら速やかに折り返し連絡をします。
まとめ
折り返しの連絡を行う際は、時間帯と場所、スピード、挨拶や謝罪等の対応すべてがしっかりしていないと印象を悪くしてしまう可能性があります。特に営業などは会社の顔でもありますし、細やかな対応が求められ、電話マナーも重要になります。マナーを身につけてスムーズな対応を心がけましょう。
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