【例文・テンプレートあり】効率・機能を重視しよう：社内文書の主な種類とその書き方
社会人になって様々な社内文書に触れる機会が増えてくることが多いでしょう。特そんな、社内書類はどんな種類があるのか、いざ、自分が書く立場になったときどんな書き方をすれば良いのか。基本的な書き方を紹介していきますので参考にしてみてください。
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社内文書は社外文書と違って礼儀等の点から難しくないと考えられがちです。何となく作業的になってしまいますが、ビジネス文章としてしっかりと相手に伝わる分かりやすい文章を心がけて作成しなければなりません。
ここでは、社内文書を効率的・機能的に作成できるように社内文書の主な種類や書き方を紹介していきます。
社内文書のポイント
まず始めに、社内文書について基本や作成のポイント、種類を確認していきましょう。
【社内文書の基本】
社内文書の基本は「しっかりとまとめておく」ことです。内容が相手に伝わりやすく、理解しやすいような表現が必要であり、文章の構成力やまとめる力が重要になってきます。また、文書を伝達する相手次第では、提出するタイミングも重要。相手の仕事に支障がないようにタイミングを見計らって伝達するように心がけましょう。
社内文書では、頭語や時候の挨拶等を含めて過度な敬語を使う必要がありません。基本的には最低限の礼儀が守られていれば問題ありませので、文調は丁寧語・「です・ます」を使用して作成します。しかし、読む人の立場や内容によっては敬語等の表現を使い分ける必要がある場合もあります。例えば、始末書の作成の際は反省していることが伝わる表現や敬語を使用して謝意を明確に伝えなければなりません。臨機応変に対応するように心がけましょう。
【社内文書の作成のポイント】
文書の作成のポイントは「結論から書く」です。どんな文章でもそうですが、長くなったり分かり難かったりすると伝えたい内容が的確に伝わりません。始めに結論から書くことで文頭から確実に趣旨が伝わり、続けて内容を書くことでまとめやすい文章を作成することができます。
また、書くことが多くなる場合もあると思いますが、その際は「箇条書き」を利用して見やすく分かりやすいように工夫をしましょう。要点を箇条書きにすることで分かりやすい構成にすることにも繋がりますので、伝達内容によっては考慮すると良いです。
【社内文書の種類】
社内文書には以下のものがあります。
- 上部から下部への指示に使う文書
- 下部から上部への報告に使う文書
- 社内の連携に使う文書
- 記録のための文書
上部から下部への指示に使う文書
組織の上部から下部への指示や命令に使う文章としては、以下のような社内文書があります。
- 指示書：業務における指示・命令に関する文書
- 通達文：社則・社内規定等に関する文書
- 辞令：移動や昇進等に関する文書
- 規定文：人事・労務・福利厚生に関する文書
【書き方：指示書】
指示書を作成する際は、箇条書きや項目を複数に分けることで1文を短く構成し、分かりやすい文章にするように心がけます。指示内容が1枚に収まらない場合は、「別紙の通り」と書き、指示内容を別紙に作成していきます。例えば、経費削減の指示書を作成する場合は、「交通費」や「営業」、「事務」、「その他」と経費削減に関連する項目をナンバリングまたは箇条書きで示し、伝わりやすい構成で作成するようにしましょう。
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下部から上部への報告に使う文書
組織の下部から上部への報告や提案、届け出等に使う文書としては、以下のような社内文書があります。
- 報告書：出張や調査等の任務で得た情報を報告するための文書
- 企画書：新規プロジェクトや新しいアイデアをまとめた文書
- 稟議書：提案などの承認や裁決を求めるために関係者に出す文書
- 届け出書：休職・早退・退職願や有給休暇申請、結婚届などの届け出
- 提案書：業務改善等を提案する文書
【書き方：報告書】
報告書は伝えるべき内容が分かりやすいように箇条書きで作成していきます。結論は端的に記載し、補足資料等があればデータ等をまとめた資料を作成して準備をしておきましょう。また、内容があいまいに伝わってしまう形容詞（少々等）は使用せず、客観的な説明で主観（○○だと思う）を入れないように注意します。
社内の連携に使う文書
組織や業務の運営において、各役職や部門間での連絡・意思伝達のために使われる文書としては以下のような社内文書があります。
- 通知 : 会議や講習会等のアナウンスで使用する文書
- 依頼書：アンケートの提出や執筆を頼むときに使用する文書
- 回覧板：人事異動や社員の慶弔に関する文書
- 伝言メモ：留守中の電話や来客を伝えるために使用する文書
【書き方：通知】
通知には社内研修や会議の開催等さまざまな通知がありますが、例えば会議開催等の日時が決まっている場合は日程を明記の上、会議の終了時刻も必ず記載するようにします。また、管理職のように役職がある人、進行中のプロジェクトを抱えている人の研修通知においては、不在中の引継ぎについても言及し注意喚起をするようにします。
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記録のための文書
記録のために使われる社内文書には、以下のようなものがあります。
- 議事録：会議の内容や決定事項について記録した文書
- 人事録 : 人事上の異動などを記録した文書
- 統計・データ : 営業や販売、経理に関する収集データを記録した文書
【書き方：議事録】
議事録は社内会議や打ち合わせで決定した事項を関係者にアナウンスする公式の文書です。日時や場所、出席者、議事内容等を関係者に分かりやすく伝わるように完結に作成していきます。記入漏れのないよう注意し、記録として残す以上、個人的な意見が入らないようにまとめます。
まとめ
社内文章もビジネス文章ですので、誤認や誤解が起きないように分かりやすく伝わりやすい文章構成と内容を心がける必要があります。社内文書の種類や書き方を把握し、効率的・機能的に作成・活用できるようになりましょう。
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