使ったことがなくても大丈夫!FAXの送り方の基本とマナーを覚えよう

普段ならメールで済ませていた資料を取り急ぎFAXで送らなくてはならない場面は意外に多くあるもの。最近では固定電話もないこともあって、使ったことがない人も多いのでは。そんなFAXの基本的な送り方を紹介。普段使わない場合は、参考にしてください。

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FAXはEメールや電話に並ぶ、ビジネスで不可欠な通信手段です。職場によっては使用頻度が少なくなっている場合もありますが、FAXを送るシーンはまだまだ存在しています。送る機会が少ないために忘れてしまいがちな、FAXの送り方の基本手順やマナーを確認しておきましょう。

 

なお、本記事は、TechAcademyキャリアのコンサルタント監修のもとに執筆しています。

 

基本の手順と送る際のマナー

  • 表書き(FAX送信表)をつける

取引先やお客様にFAXを出す時には表書き(FAX送信票)をつけて出すのがマナーです。この表書きには下記のことを書きましょう。社内でテンプレートが用意されている場合は、それを使用しましょう。

①受信先の会社名、部署名、個人名
②送信側の会社名、部署名、個人名、電話、FAX番号
③日付
④送信枚数
⑤あいさつ文「拝啓 貴社におかれましては益々ご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。下記の書類をお送り致します。ご確認のほど宜しくお願い申し上げます。 敬具」
⑥文書の内容と、文書に書けない補足説明があれば書きます。

  • FAX番号を間違えずに入力

固定電話と同じ要領でFAX番号を入力しましょう。番号を間違えると、違う場所にFAXが送られるなど迷惑がかかります。送る前にはよく番号を確認しましょう。

  • 親展や秘文書は送らない

FAXは送りたい相手が直接受けとるものではないことを念頭に入れておきましょう。親展や秘文書であっても、さまざまな人がその文書を見る可能性があります。

  • 見づらい文字を拡大する

FAXで送った文書は、相手先で不鮮明になってしまうことが多々あります。特に小さい文字や数字は見づらくなりがちですので、FAX機に文字を鮮明にする機能があればそれを使用しましょう。もしそういった機能がないのであれば、コピー機で拡大して送ると確実です。

 

複数枚送信する場合の注意点

FAXを複数枚送信する場合は、順番がわかるように1枚1枚にページ番号を入れましょう。合計枚数が5枚なら1/5から順番に5/5と、全ページ数がわかるように書き入れておくと、送り忘れなどがなくて済みます。大量のFAXを送信する場合は、事前に電話で知らせることがマナーです。相手側のFAX機の使用状況や用紙があるかを確認してもらいましょう。

 

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機種によって異なる送信方法

【FAX機能付き複合機の場合】
コピー機能だけでなくFAX送受信機能が付いた、複合機でのFAX送信方法を説明します。

①自動送り装置もしくは原稿台ガラスに送信したい原稿をセットします。原稿台ガラスはコピー機上部をパカッと開けて現れるガラス台で、複合機の上部にある原稿用のトレイのことです。
②原稿をセットする際は、必ず原稿の裏表を確認しましょう。ほとんどの複合機では、自動送り装置では原稿を上向きに、原稿台ガラスでは原稿を下向きにセットします。
③送信先のFAX番号を入力してスタートボタンを押します。全ての原稿を送り終え、送信が完了した旨が表示されたら終了です。
④FAX送信後は、セットした原稿を必ず回収しましょう。

【FAX機能付き電話の場合】
FAX送受信機能の付いた電話機でのFAX送信方法を説明します。

①電話機上部にあるふたを開け、原稿をセットします。
②原稿は多くの場合、上下逆で裏返しにしてセットします。原稿は自動で挿入口に固定されます。
③送信先のFAX番号を入力してFAXボタンを押します。しばらく待つと通信が始まり、全ての原稿を送り終えたら終了です。
④セットした原稿は必ず回収しましょう。

 

まとめ

FAXの送る時の基本手順やマナーを紹介してきました。ここで挙げてきたマナーはFAXを送る機会のない人にとっては馴染みのないものであっても、普段FAXを利用している相手先からしたら、最低限の常識かもしれません。会社やあなたの印象を左右することにもつながりかねませんので、必ず確認しておきましょう。

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