負担を減らして効率よく!会議に使える便利ツール・Webサービス10選

様々な議題や目的で行われる会議。議題に適した進行はもちろんですが最適なツールを導入したいと考える人も多いはず。そんな、会議の負担を減らすことができる便利なWebツールを紹介していきます。会議の形態に照らし合わせながら参考にしてみてください。

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ビジネスマンならば会議はつきものですが、会議を効率よく進められるかは企業にとっても重要なことです。会議にツールやサービスを利用することで、時間的、作業的に効率化が望めてスムーズで充実した議論を展開・管理することも可能です。

そこで、ここでは会議に便利なツールやWebサービスを紹介していきますので、活用して効率化を図りましょう。

 

なお、本記事は、TechAcademyキャリアのコンサルタント監修のもとに執筆しています。

 

Web会議で効率化【アカウント取得あり】

ChatWork

ビジネスの場で人気のコミュニケーションツール「ChatWork」。チャットによって円滑なコミュニケーションを行えるだけでなくオンライン会議(ビデオ会議や音声会議)も可能であり、ファイル管理やタスク管理といった機能も搭載でその場ですぐに予定や作業内容を管理していけます。

ブラウザ上で動作するのでソフトウェアをインストールする必要もなく、インターネット環境が整っていればタブレット等からでもWeb会議に参加できて場所を選びません。料金プランは「フリープラン、パーソナルプラン、ビジネスプラン、エンタープライズ」の4つ用意されており、ChatWork Live(ビデオ通話/音声通話)はプランによって参加可能人数が異なります。

  • フリープラン:1対1の最大2名
  • パーソナルプラン:最大4名
  • ビジネスプラン、エンタープライズ:最大14名

なお、最大人数を超過した場合は自動的に音声通話に切り替わり、音声通話の参加人数はプランに関係なく最大100名と同時通話可能です。

URL:https://go.chatwork.com/ja/

Google+ ハングアウト

Google ハングアウトは、Googleが提供しているメッセージングサービスです。チャット機能はもちろん、インターネットを利用した音声通話やビデオ電話機能「ビデオハングアウト」を搭載。ビデオハングアウトは10人まで同時に利用することが可能です。

利用にはGoogleアカウントの取得が必要ですが、ブラウザ上で動作が可能なので便利です。Chromeを利用していれば拡張機能の追加やブラウザ画面(右上のGoogleアプリ)からすぐに利用可能。スマートフォン等でもアプリが提供されていますので、場所を選ばずWeb会議ができます。

URL:https://hangouts.google.com/

 

Web会議で効率化【アカウント取得なし】

BizMee

すでに社内でChatWorkを導入していたり、Google アカウントを取得が徹底していれば前項のツールやサービスを利用できますが、アカウント取得や設定が面倒立ったりする場合もあります。

そんなときに利用できるWebサービスとして、BizMeeがおすすめです。BizMeeは事前登録やインストール不要で利用できる無料Web会議サービスであり、URLをサイトで作成して同じURLにアクセスすることで会議をすることができます。

①サイトで会議室を作る
②会議室のURLを参加者に伝える
③会議開始

このような簡単な手順で誰でも会議を開くことができます。さらに、ビデオ・音声通話の他にもホワイトボード機能を搭載していてわかりにくいことも伝えることを可能としており、特定の利用者間のみでの映像や音声、メッセージの送受信も可能。ただし、入室制限はありませんが参加者が多くなると接続し難くなります(3~4人を想定しています)。また、動作環境は Google Chrome、FireFox、Opera です。

URL:https://bizmee.net/

appear in

appear inも事前登録などの準備が不要なWeb会議サービスです。BizMeeと同様にルームを作成してURLを取得し、参加者へ送付してアクセスしてもらうことで会議を始めます。

シンプルな準備にも関わらず、参加人数が同時に8人まで接続可能なのが魅力的なWeb会議サービスです。ただし、作業は簡単ですがサイト自体は英語ですので英語がわからないという人は使い難いかもしれません。

URL:https://appear.in/

 

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議事録をデータで簡単に

SIGN

ブラウザ上で議事録に関する作成や共有等のすべての作業を簡単に行えるツールです。会議における一連の作業をシステム化してサポートし、スムーズで効率的な会議が実現できるツールとして非常に便利です。

①会議参加者の登録
②アジェンダ(議題)の事前共有
③発言や議論を入力しながらの会議を実施
④会議後は通知機能と確認のサイン機能により徹底共有

議事録の作成・共有・管理を効率よく可能な非常に便利なツールです。

URL:https://svgn.biz/

OneNote

OneNoteはMicrosoft社が提供するデジタルノートアプリであり、テキストや画像、音声、Webページの情報などのあらゆるデジタル情報を管理できるツールです。テンプレートで議事録も簡単に作成でき、作成した情報はMicrosoftのOneDrive(クラウドストレージ)に自動的に保存されるので紛失の心配もありません。パソコンだけでなくスマートフォンでもプラットフォームが提供されているので、場所を選ばず共有や確認も可能。

URL:https://www.onenote.com/?omkt=ja-jp

 

録音・録画により記録

Apowersoft PC画面録画フリーソフト

Apowersoft PC画面録画フリーソフトはサイト型動画キャプチャーソフトで、PC画面に表示させている映像を録画することが可能です。これを使うとWebカメラで取得したWeb会議等の映像を動画として記録することができます。
使用方法ですが、起動用ツールをインストールし、サイトの「録画開始」ボタンをクリックすると録画範囲を示した録画ツールが起動、その範囲に表示されている映像を録画できます。録音はPCのシステム音とマイク音について選択録音可能。録画領域も調整でき、録画中に注釈やコメントを追記する機能も搭載しています。重要な会議の記録や正確な議事録の作成に役立つソフトです。

URL:https://www.apowersoft.jp/free-online-screen-recorder

Meeting REC AD

議事録作成にあたって困るのは、まとめる際に誰が発言したかわからなくなることです。そこで活躍するのがMeeting REC AD。Meeting RECは会議の録音に特化したアプリケーションであり、レコーダー機能に加えて発言者を管理する機能を搭載しています。あらかじめ参加者を登録しておき、発言の際にボタンをタップすることで発言者にタグが付与され、誰がどのような発言をどのタイミングでしたのかを確認・抽出が可能。インストールはAndroid端末でのみです。

URL:https://play.google.com/store/apps/details?id=kr.lithos.application.ad.meetingrecord&hl=ja

 

日程の調整をすばやく

調整さん

インストールや会員登録によるログインなどなしで利用でき、パソコンやスマートフォン等のブラウザ上で出欠の確認、日程調整が可能なツールです。累計利用者数2500万人を突破した簡単で人気。

①イベント名を入力
②候補日程を入力
③出欠の締切日や詳細を任意で入力
④「出欠表を作る」ボタンを押してURLを取得し、関係者に送付

URL:https://chouseisan.com/

TONTON

TONTONも調整さんと同じくブラウザ上で作成し、URLを送付する形のスケジュール調整ツールです。作業自体もほぼ同様で、基本情報と日程、時間を選択して登録しURLを取得して関係者に送付します。関係者はそれぞれスケジュールを回答し、主催者は全員回答後に日時を決定します。

URL:http://tonton.amaneku.com/

 

まとめ

会議の負担を減らすことは難しいと考えている人もいますが、ツールやサービスを利用することで時間や作業の効率化や管理の簡略化は実現可能です。しかも、無料で利用できたり、面倒な登録などが不要で活用できるサービスもたくさんありますので、ぜひ参考にしてみてください。

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