相手を惹きつける構成とは!プレゼン資料の作り方【初心者向け】

誰もが一度は経験するプレゼン。その成否はプレゼン資料に掛かっていると言っても過言ではないでしょう。そんな、プレゼン資料をうまく作る基礎やフォーマット、ツールを紹介。ぜひ、プレゼン資料作成の役に立てましょう。

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ビジネス職であればいつかはやることになるプレゼン。

うまく自身の考えや企画を通したいものです。そんな、プレゼンで重要なものはプレゼン資料。当然、成否の鍵を握るプレゼン資料を作成するのはとても難しいものです。

それは、目的に応じた構成の種類や内容をしっかりと理解する必要があり、それを怠ったまま使用することで、意に沿わない構成を使って話を組み上げてしまう可能性があるからです。

そんな、プレゼン資料作成において重要なのはアウトラインを作成して目的にあった構成を使い分けることなのです。

そこで、しっかりと伝わるプレゼン資料を作成するために、構成やアウトライン、活用できるフォーマットやツールについて説明していきます。

 

なお、本記事は、TechAcademyキャリアのコンサルタント監修のもとに執筆しています。

 

プレゼン資料のオーソドックスな構成(SDS・PREP・DESC)

プレゼンテーションや文章には、構成要素として「Point(要点)」や「Reason(理由)」、「Suggest(提案)」等が存在します。プレゼンテーションではこれらの構成要素を組み合わせてつくられた基本構成を利用することで、より効果的に伝えることが可能です。

プレゼン資料の基本構成には「SDS」や「PREP」、「DESC」等があり、述べたい・伝えたい目的に応じて使い分けることが必要です。

 

SDS

SDSは、主として講演会やセミナー等の話の内容に重点をおく場合に使われる構成です。

使用する場面としては、全社に向けてプレゼンテーションを行う場合や聞きにきている人に明確なターゲットが無いような聞き手側の層が広い場合が有効であり、汎用性が高く目的を選ばずに使用することも可能です。

 

PREP

PREPは、特にビジネス文書の作成等において報告をメインとする場合に使われる構成です。

使用する場面としては、社内でのプレゼンや明確にターゲットを絞った場合のプレゼンをする際に有効です。

 

DESC

DESCは、ビジネスにおいて価格交渉や修正などの伝え難い情報の1つである「要望」を相手に伝える場合に使われる構成です。

使われる場面としては、問題点を提示して解決法を提案するような企画や提案においてのプレゼン等で有効です。

 

プレゼン資料を作る前に

相手に伝わるプレゼン資料の作り方のポイントとして、「アウトライン(概要、輪郭)」から作成することが大切です。

いきなりプレゼン資料のデザインに着手するのではなく、まずはどのような構成にするのかを考えて大まかな形を把握することから始めましょう。デザインから始めてしまうと、ビジュアルや効果などに意識が行ってしまって重要な事項が抜けてしまったり、訴求したい内容の変更、肝心なコンテンツへの注意の低下を引き起こし、作成時間を大幅に伸ばしてしまう可能性があります。

構成を考える上で考慮する要素は以下の項目になります。

  • 聞き手は誰なのか
  • プレゼンの目的(ゴール)
  • 最も伝えたいこと
  • 相手が納得する根拠

以上の4項目を考慮してアウトラインを掴み、アウトラインを掘り下げていくことで構成へと繋げます。

 

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初心者向けプレゼンのフォーマット

プレゼン資料の作り方として覚えておきたいのは、フォーマットを活用するということ。何故かというと、分かりやすいプレゼンはフォーマット通りの構成になっていることが多く、大部分のプレゼンの構成自体が分かりやすい形としてフォーマット化しているからです。

つまり、フォーマットを活用してその通りの構成順序で話を組み立てていくことが最も分かりやすく効率的なのです。

一般的になフォーマットとしては、聞き手の興味関心を掴む「導入」、主張を伝える「本論」、重要なポイントを確認する「まとめ」の3部構成です。この形がベーシックなフォーマットとして活用できますが、先述した「SDS」と「PREP」、「DESC」もフォーマットであり、目的に合わせて使い分けることができるので知っておくと活用の幅が広がります。

 

【SDSの構成】

1. Summary(概要):まず全体の概要を述べます。その際、聞き手の心を掴めるように本論で話す予定の提案のメリット等を含んで伝え、聞き手に興味を持たせるように心がけます。

2. Detail(詳細):次は本論を具体的かつ詳細に述べます。概要の内容をさらに掘り下げてデータや事例等を資料を使って分かりやすく話していき、誰でもわかるように噛み砕いて話すようにしましょう。

3. Summary(まとめ):最後に再度概要をまとめます。

重要なことを言い方を変えて概要、詳細、まとめで繰り返し、聞き手の理解度を深めて記憶に残します。

 

【PREPの構成】

1. Point(結論):まずは結論から述べます。結論を先に示すことで答えを明確にし、これから続く話の道筋が理解しやすくなります。

2. Reason(理由):次に結論に至った理由を話していきます。結論を論理的に理解してもらえるように、表や図を活用して分かりやすく示し、納得してもらうように心がけましょう。結論に繋がるメリットを説明すると効果的です。

3. Example(事例):続いて具体的な事例を挙げて説明していきます。提案する内容が具体的にどのような成果に繋がるのかを、過去の事例等から具体的に示します。

4. Point(まとめ):最後にもう一度結論を述べて念押しをし、伝えたいことをしっかりと伝えて確認をします。

結論から始めて何が言いたいのかを明確にし、理由と事例を続けて説明することで説得力を加えていきます。それによって、筋の通った論理的で納得のいくプレゼンを実現することが可能です。

 

【DESCの構成】

1. Describe(描写):まずは解決しようとする問題の状況を客観的に説明します。例えば、「自動車のよそ見運転による事故は○%増加しています」のようにデータ等を用いて客観的かつ事実のみを述べます。

2. Express(表現):次に、描写したことに対して主観的な意見や問題点を示し、困っている点や解決できる点を説明していきます。

3. Suggest(提案):続いて表現に対する解決法を提案していきます。状況を変化させるための「具体的」かつ「現実的」な方法を提示します。

4. Consequence(結果):提案を実現することでどのような結果が望めるのかを説明します。合わせて提案が実現できなかった場合にどのような結果になるかも説明し、双方のメリットを伝えます。

現状から始まり、問題点の提示、解決策の提案、提案の可否による変化を順序立てて説明することで、提案・要望の必要性を説きます。要望を強制するのではなく、妥協点を探りメリットを提示する目的で使用し、問題解決の思考法としても有用です。

 

プレゼンの資料作成に使えるツール・サービス

プレゼン資料作成に役立つツールやサービスを活用することで、効率的により良いプレゼン資料の作成が可能になります。

現代ではオンラインでプレゼン資料を作成できる無料ツールやサービスも豊富ですので、ぜひ活用してみてください。

 

Prezi

クラウドでプレゼン資料の作成が可能なサービスであり、タブレット端末やスマートフォンからでも作成可能。

デザイン性とクオリティの高いテンプレートを搭載し、従来のスライド形式では無く、見せたい資料に向かってカメラワークのようにフォーカスする独特な動きで場面を切替えます。

Prezi

 

Googleスライド

Googleが提供するプレゼンツール。完全無料である上に、iOSとAndroidでもアプリケーションを提供しているのでさまざまなデバイスから操作や閲覧、編集も可能です。

共有によるユーザー同士の編集作業や、編集の度に自動保存される機能によって保存の忘れによる作業内容の消失の心配がありません。

Googleスライド

 

まとめ

相手にしっかりと伝わるプレゼン資料を作成するには、プレゼンを構成する要素を把握して目的にあった構成を使い分けなければなりません。

まずはアウトラインで大まかな全容を把握し、アウトラインを掘り下げながらフォーマットとしてある構成等を活用して最適のものを使いましょう。

IT業界でおすすめの転職サイト・エージェントもまとめているので、転職を検討している方はぜひ活用してみてください。

 

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