心象を悪くしないために:日程調整をお願いする際のマナーと適切な手順について

仕事を通じて外部とのやりとりが増えれば、当然発生するのがアポの日程調整。スムーズにかつ失礼の内容に進めていきたいものです。そんな、アポイントメントの日程調整のマナーの基本を電話とメールそれぞにについて解説。ぜひ、今後の参考にしてみてください。

TechAcademyマガジンはオンラインのプログラミングスクールTechAcademy [テックアカデミー]が運営する教育×テクノロジーのWebメディアです。初心者でもすぐ勉強できる記事が2,000以上あります。

ビジネスでも転職でも、日程調整はマナーをわきまえて適切に行わなければ心象を悪くして信用を失ってしまう可能性があります。日程調整の際は、電話もメールも十分に注意をして迅速・丁寧に対応することが、今後にとっても非常に大切。

そこで、日程調整をお願いする際に気をつけたいマナーや手順、例文を紹介していきます。適切な手順とマナーを守ってビジネスパーソンらしい対応を心がけましょう。

 

なお、本記事は、TechAcademyキャリアのコンサルタント監修のもとに執筆しています。

 

日程調整を行う際のマナーと手順

日程変更をお願いする際の基本的なマナーは、まず「できるだけ早く」連絡をするということです。日程の再調整が必要になる以上、相手の都合や押さえなければならない会議室の予定等のさまざまなことに影響を及ぼしてしまいますので、遅れるとそれだけ調整が困難になってきます。そして、相手に悪い心象を与えることになってしまうでしょう。

また、日程変更が必要になった理由について「正直に答える」ことも基本的なマナーです。

転職活動をしているならば企業側も分かっていることですから、日程変更に関しては仕方のないこととして理解しています。例えば在職中で転職活動をしている場合はどうしても難しくなることもあるでしょう。そんな場合は「前職の仕事の都合で難しくなり、日程を変更していただけないでしょうか」と正直に答えるのが無難で正解です。

企業側は同じような経験をしてきているので、ウソには敏感です。できるだけ早く正直に連絡をしましょう。

電話で連絡する場合

電話で連絡をする場合の理想は、マナーをわきまえてハキハキと答え、堂々としている印象を相手に与えることです。そのためにはまず慌てないようにする準備が必要になってきます。電話をかける際の手順自体がマナーでもあり、次のような流れになりますので必ず確認をしておきましょう。

①まずは時間を確認し、始業直後や昼休憩、終業後を避けた時間帯に電話をかける準備を始める。(相手企業によりますが、午前中なら10時30分頃、午後なら14時から16時までの間等が無難です)

②日程変更についてしっかりと話せるようにメモやスケジュール帳、筆記用具を準備する。

③電波状況が良好な場所かつ雑音や騒音が入らないような静かな場所へ移動します。騒がしい状況では落ち着いて会話ができませんし、こちらの回答が届き難く準備ができない人というイメージにも繋がりかねません。

④万全な状況を確認できたら電話をかけましょう。挨拶後、話し始めは結論(理由)から説明し、相手にしっかりと伝わるようにしましょう。先に結論を説明すれば忙しくてその場では電話を切られても、意図はしっかりと伝わります。

⑤電話を切る際は「失礼いたします」と挨拶をし、相手が切るのを待ちましょう。万が一お互いが切らない場合は、「どうぞ先にお切りになってください」といいましょう。

メールで連絡する場合

メールは1つのコミュニケーションツールであり、ビジネスシーンではとても重要なものです。ビジネスメールのマナーに則って失礼のない構成、表現で作成しなければ信用に関わります。

①面接や打ち合わせの日程調整メールや案内が来たら、原則24時間以内に承諾または日程調整の依頼の返信を送ります。「返信が早い=仕事ができる」というイメージを持つ人が多いので、遅れるほど心象が悪くなります。また、返信する時間帯は「午前9時から午後10時までの間」であり、緊急時を除き、極端な深夜・早朝は生活面に疑問を持たれかねないため、避けましょう。

②構成を確認し、返信します。構成は宛先、挨拶、本文、締め、署名の順番です。

③メールを送付したらメール送付の旨を電話連絡します。最近はメールのみというケースが多いので先方に合わせる形でも構いませんが、マナーでもありますし丁寧で悪いようには取られません。

④急遽日程の変更をお願いする場合は、その理由を添えてお詫びをした上で再度日程調整の依頼を行います。この場合はメール送付後に必ず電話で連絡をし、謝罪しましょう。

 

電話で連絡する場合の例文・テンプレート

自分:お世話になっております。○月○日の○時から面接の予定をしております〇〇と申します。人事ご担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか。

窓口:少々お待ちください。

担当者:はい△△です。

自分:お忙しいところ恐れ入ります。○月○日の○時から面接の予定をしております○○と申します。今、お時間頂いてもよろしいでしょうか?

担当者:はい、大丈夫です。

自分:ありがとうございます。実は○月○日の○時にご調整いただいております面接ですが、どうしても外せない所用があり、時間の都合がつかなくなってしまいました。大変申し訳ございませんが、もしよろしければ、面接の日程を変更していただきたいのですが、いかがでしょうか。

担当者:そうですか。わかりました。では、いつが良いでしょうか。

自分:ありがとうございます。来週の平日17時以降でしたら、いつでも大丈夫でございます。

担当者:わかりました。では、来週○曜の18時00分はいかがでしょうか。

自分:はい。大丈夫でございます。大変ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。ご対応いただき、ありがとうございました。来週○曜日の18時00分に何卒よろしくお願いいたします。

 

[PR] IT企業を目指すための無料キャリアカウンセリング

メールで連絡する場合の例文・テンプレート

株式会社○○
人事部 △△様

お世話になっております。

先日は、面接日程のご連絡を頂きまして有難うございました。
この度は面接の日程変更をお願いしたく、ご連絡差し上げました。

予定させて頂いていた○月○日(△)ですが、
面接に伺うことができなくなってしまいました。

こちらの都合で大変恐縮ではございますが、
○月×日(□)以降に改めて面接の日程調整をさせていただくことは可能でしょうか。

お手数をおかけし、大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

 

まとめ

日程調整の連絡をする際に大前提となるのはやはりビジネスマナーです。マナーが守られていないと相手に良い印象を与えることはありません。電話においては準備や手順をしっかりと守り、メールにおいては構成や表現に注意して日程調整の連絡をするように心がけましょう。

IT業界でおすすめの転職サイト・エージェントもまとめているので、転職を検討している方はぜひ活用してみてください。

 

また、TechAcademyは、積極的に情報集取を行い学習、成長していくビジネスマンの今後を応援しています。そんな方々におすすめなのはIT業界でキャリアを描くこと。IT業界は成長産業であり、上昇志向や成長志向のある人であれば幅広いチャンスを掴むことが可能です。しかし、総合職であっても技術職とコミュニケーションが取れる人材が求められています。

TechAcademyにはIT業界で活躍したい方向けに無料でプログラミングを学び、転職支援も受けられるTechAcademyキャリアというサービスがあります。

専門知識を効果的に学び、プロのコンサルタントの支援のもと行う転職活動でより自分にあった企業と出会ってみませんか。

IT業界でキャリアアップを目指したい方はぜひTechAcademyキャリアをご覧ください。