【例文・テンプレートあり】興味を引く文章に!招待メールの書き方解説

招待メールは、ビジネスシーンにおける祝賀イベントなどの際に、社外の関係者を招待する為のものです。 格式を重んじる文章を作る必要があるので、慣れるまではなかなか一人で作成するのは難しいと思います。 その為、例を挙げて分かりやすく紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

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勉強会やパーティーなどで社内の人や取引先に招待メールを送ることもあるかと思います。しかしなかなか参加してくれないと悩んでいる方も多いかと。

そこで今回は招待メールの基本構成やNGな文言などを、例文をもとに解説していきます。

 

※なお本記事は、TechAcademyのエンジニア転職保証コースのキャリアカウンセリング内容をもとに紹介しています。

招待メールの基本構成


構成は大まかに3つです。上から順に、最初の挨拶・要旨・締めの挨拶という流れで作成します。

最初の挨拶では、送り先の相手への感謝などを書いていきます。また、会社名と自分が所属している部署と名前など、自己紹介も併せてするとよいでしょう。

次に要旨では、招待するイベントの内容を書いていきます。どのようなことがあってイベントを開催するのか、そして開催日時や場所を簡潔に書いていきましょう。

最後に締めの挨拶を書きます。相手への配慮を考え「ご多忙の中大変恐縮ですが」などの言葉を入れるようにしましょう。

 

書き方のNG例

参加を強要するような内容にする

「来てください」「来てくれないと困ります」などといった内容になってしまうと、相手への配慮がないように感じてしまいますので、今後の関係が悪くならないようにするためにも、書き方に注意しましょう。

 

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招待メールテンプレート


最後に招待メールの内容例を挙げていきます。

初めて招待メールを作成する方はなかなか一人では難しいと思うので、参考にしてみてください。

 

例文:新年会の招待

件名:新年会のご招待
関係者各位

謹んで新年のお慶び申し上げます。
株式会社○○、△△部の□□です。

旧年中は、弊社に対しまして
多大なるご愛顧、ご鞭撻を賜わりましたこと、心より感謝申し上げます。
今年も更なるご厚誼の程宜しくお願い致します。

つきまして、新年のスタートの皆様のご活躍を祈念するとともに、
新年会を催したく存します。

ご多忙とは存じますが、万障お繰り合わせのうえ
何卒ご参集くださいますようお願い致します。

1. 日時  ○○年△△月□□日(○)○○:○○(受付)
○○:○○(開宴)
2. 会場  ○○
3. その他 ○○
以上

 

例文:会社創立記念祝賀会の招待

件名:創立記念祝賀会のご招待
○○株式会社 △△部
□□様

貴社ますますのご繁栄のこと大慶に存じます。
株式会社○○ △△部の□□です。

さて、おかげさまで来る○○月□□日に弊社は創立○○周年を
迎えることとなりました。
これもひとえに皆様方のご愛顧の賜物と厚く御礼申し上げます。
そこで、創業以来前進して参れましたことを皆々様方に心から感謝し、
下記の通り記念パーティーを催したいと存じます。

ご多忙のところ、まことに恐縮ながら、
是非ともご出席賜りますようお願い申し上げます。

まずは、略儀ながら書中をもちましてご案内申し上げます。

日時 ○○年□□月△△日 ○○:○○~○○:○○
場所 ○○

※添付地図を参照

以上

 

まとめ

招待メールについて、構成や作成時のポイントや、例文を紹介しました。ビジネスの一環でもあるものなので、先方への感謝と配慮をして良好な関係を築けるイベントに繋げるようにしましょう。

また、招待メールを送るタイミングにも気を付けましょう。基本的に招待メールは2週間前まで送るというようになっており、出欠を問う内容のものであれば1ヶ月前までには送ると良いとされています。イベントのギリギリに招待メールを送ることのないよう、注意しましょう。

最後に、メール内容の敬語に注意していきましょう。招待メールは格式を重んじるものですので、間違った敬語を使わないよう心がけましょう。

 

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