【例文・テンプレートあり】依頼書の基本を覚えよう!取材協力メールの書き方解説

お客様先に取材に伺う際は、まず取材の依頼をすることになります。双方が間違いなく日程を確認するためにも、履歴の残るメールでお送りするのがベターでしょう。今回は、お客様への依頼書になる『取材協力メール』の書き方を解説します。例文・テンプレートも用意していますので、ぜひアレンジして使ってみてください。

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メディアを運営している会社や自社の商品やサービス体験者の声を掲載するときに、取材記事をあげる会社も多いのではないでしょうか?

そういったときに重要なのが取材協力のメールです。相手に時間を頂いて行うことなので、明確な目的や効率的なインタビューの実施などを事前につたえなければいけません。

そこで今回がテンプレをもとに、取材協力メールの作成方法を紹介します。

 

取材協力メールの基本構成

メールに記載すべき基本的な構成は大きく3つに分かれます。

  • 自己紹介
  • 取材協力の詳細な内容
  • 結びの挨拶とシグネチャ(署名)

です。大切なのは協力してもらいたい内容を正確に伝えることなので、余談などは必要ありません。「端的に、分かりやすく」を心がけましょう。

 

 書き方の例

書き方に決まりはありませんがポイントは2つです。

  1. 挨拶で始めること
  2. 取材の日時や伺いたい内容などが分かりやすく書かれていること

が望ましいでしょう。全ての内容を文章で書くよりも箇条書きの方が分かりやすくまとめられます。挨拶に関しては、畏まった時候の挨拶などは必要ありません。

「お世話になっております。株式会社〇〇の佐藤です。」くらいの入り方で大丈夫です。そのあとに、

  • 『何の取材か』
  • 『どんな内容を伺いたいかの概要』
  • 『訪問希望日時』

を記載しましょう。

 

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取材協力メールのテンプレート例


こちらからお願いをするためのメールなので、あまり砕けた表現はNGです。ビジネスメールということを踏まえ、相手が不快に思わない表現を心掛けてください。

 (1) 面識のない相手の場合

◆件名
【取材のお願い】▲▲株式会社の▽▽です

◆本文
株式会社●●●
〇〇様

▲▲株式会社の▽▽と申します。
突然のご連絡、失礼致します。

『■■■』に掲載されておりました、御社の記事を拝見しました。
ぜひ記事内容について取材をさせていただき、
弊社が運営しております『★★★』に掲載させて頂けないかと
ご連絡を差し上げました。

唐突で誠に恐縮ではありますが、
下記ご確認を頂き、ご検討頂けないでしょうか。

【取材内容】□□□□□□□
【掲載メディア】□□□□□□□
【取材希望日時】●月●日~●日 ●時~(●時間程度)
※企画書を添付させて頂きますので、ご覧いただければ幸いです。

お忙しい中大変申し訳ありませんが、
ご検討いただければ幸いです。

=====
シグネチャ
=====

 

(2) 面識がある相手の場合

◆件名
【取材のお願い】▲▲株式会社の▽▽です

◆本文
株式会社●●●
〇〇様

お世話になっております。
▲▲株式会社の▽▽です。

先日ご相談させていただいた取材の件、
正式にご依頼させて頂きたくメールしました。

【取材内容】□□□□□□□
【取材希望日時】●月●日~●日 ●時~(●時間程度)

ご検討よろしくお願い致します。

=====
シグネチャ
=====

 

まとめ

取材相手のお客様は、業務中の大切な時間を割いて取材に対応してくださいます。もちろん取材当日だけでなく、事前準備などもしてくださるでしょう。それを踏まえて、メールではできるだけ丁寧で分かりやすい依頼を心掛けてください。

ちょっとした配慮や事前調整の細やかさがお客様からの良い評価にもつながり、取材にも前向きに対応してくださるはずです。今回ご紹介したテンプレートやNG例を参考にしながら、端的で分かりやすいメールを作成していただければ幸いです。

 

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