【例文・テンプレートあり】要点をおさえて分かりやすく！注意メールの書き方解説
仕事をする中で、同僚や部下、時には社外の取引先や協力会社に対して注意を促すメールを送ることもあります。誰かに指摘するのは気が重いかもしれませんが、同じトラブルやミスを繰り返さないためにも、伝えるべきことは伝えなければなりません。今回は注意メールのポイントや文例などを紹介していきます。
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社内でなにかトラブルや重大な問題が発生したとき、それを2度と発生させないために必要なのが注意喚起メールです。
このメールは再発を防ぐためのものですので、その効果がはっきり出るような内容でなければいけません。
今回は注意メールの基本構成からNG例などを例文をもとに解説していきます。
注意メールの基本構成
メールを作成する場合は、
- 挨拶
- 注意喚起
- 起こり得る弊害など
- 結びの文章
おおよそこのような流れで構成を考えていきます
あくまで本旨は注意を促すことなので、(1)の挨拶に関しては名乗る程度でOKです。その後は早速本題の(2)注意喚起へ。「どういった事態が起きており、何に注意すべきなのか」を端的に伝えましょう。
その後、(3)の起こり得る弊害を伝えます。注意をしなければ、会社・組織にどんな不利益や社会的な悪影響が起こり得るのかを伝え、読み手に危機感を持たせます。
そして最後の(4)結びの文章では、〆の言葉でもう一度注意を促して終わります。
書き方の例
注意メールの場合は、危機感が伝わるように厳しい表現・内容を用いても構いません。
例えば「情報流出が起きないよう、社内でのフリーメールの使用は絶対にやめてください」、「●●のミスが発生しました。再発防止のため、ダブルチェックの実施・報告を再度徹底お願いします」などです。
トラブルやミスが起きないように啓蒙することが目的なので、表現を過度に気にする必要はありません。
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書き方のNG例
注意メールにおいて最も良くないのは、注意すべき内容が伝わらないことです。
例えば、相手に気を遣うあまり、「お忙しいと思いますが、できるだけ注意してください」や「可能な範囲で徹底してください」といったように柔らかい表現にしてしまうと逆効果です。
誰かに指摘したり、厳しく伝えたりするのは気が引けることも多いと思います。しかし、注意メールの目的を考えると、心を鬼にし、嫌われる覚悟を持って強く伝えることが大切です。
注意メールテンプレート
状況別テンプレートを紹介しますので、アレンジしながら使って頂ければと思います。
◆個人情報管理に関しての注意喚起
各位
お疲れ様です。●●部の▽▽です。
最近デスクの上に名刺などの個人情報関連書類が
放置されている事例が散見されます。社内であっても個人情報の管理は厳重に行って頂くよう、
改めて徹底をお願い致します。個人情報の流出は会社の信用を無くし、
多大な損失にもつながります。
各自、これまで以上に自覚を持って徹底してください。
◆後輩などへの仕事の進め方の注意
●●さん
お疲れ様です。▲▲です。
先日の〇〇〇社の案件ですが、進め方を今一度考えてください。周囲の協力者への連絡や報告、スケジュール管理などが
疎かになってしまうと、プロジェクト全体に支障が出ます。
納期はもちろん、品質の低下も招きかねず、
お客様にもご迷惑をお掛けすることになります。分からなければ周囲に質問・相談をしながら
今一度プロとしての自覚をもって仕事をしてください。
よろしくお願い致します。
◆取引先からのクレームを部下に注意
●●さん
▲▲です。
本日株式会社□□□の■■様からお叱りを頂戴しました。先日お送りした契約書にミスがあり、納期の再調整が必要です。
すでに私のほうで調整し、先方にはご連絡をしております。ここ最近、こうしたケアレスミスが目立ちます。
業務に慣れてきたのかもしれませんが、
小さなミスで、これまでの信頼を全て無くしてしまいます。今一度自分の仕事を振り返り、責任感ある進め方をお願いします。
特に確認に関しては、ダブルチェックを徹底してください。
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まとめ
人に注意や指摘をするのは誰しも気が引けますが、トラブルやミスを無くすためにはときに厳しく伝えなければなりません。
経験を積み、社歴を重ねていくと、後輩や部下もできるでしょう。良くないことをきちんと指摘して導いていくためには、心を鬼にすることも大切。丁寧にあなたの想いを伝えれば、読み手も自分の行動を振り返り、改善してくれるはずです。
ぜひ今回紹介したポイントや例文を参考にしながらメールを作成してください。
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