【テンプレあり】同期より一歩先を行く、研修レポートや報告書の書き方
仕事を始めると、研修レポートや報告書を書く機会が多くなります。これらのレポートや報告書は、直属の上司や人事が目にすることも。「この報告書は、同期入社の社員と比べてもすごい。見込みがあるな！」と思わせるには、どう書けばよいのでしょうか。今回はレポート・報告書の種類や目的、書き方の例などを紹介します。
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会社に入ると様々な勉強会や研修に参加します。そのさい求められるのが研修レポートです。
この研修レポートがしっかりできているかどうかで、評価や今後仕事を依頼される内容が変わってきます。もちろん素晴らしければ同じ研修を受けた同僚の一歩先にいける可能性があります。
今回は、研修レポートの書き方やNG例を具体例を交え解説していきます。
レポートの主な種類とその役割
一口にレポート・報告書といっても様々な種類があり、目的が違えば当然書く内容も変わってきます。ここでは、どんなものがあり、それぞれ何を書くべきなのかを解説します。
研修レポート
研修を受けても、その後徐々に内容を忘れてしまいます。そのため、会社で研修を受けた後は定着のために研修レポートを作成することが多くなるでしょう。研修レポートは上司や人事も目を通すので、あなた自身の評価にもつながります。書く場合の要点は大きく3つです。
【研修の概要】
いつ、どこで、何についての研修を受けたのか。講師は誰だったか。
【研修の内容】
読み手は研修内容を熟知しているわけではないので、研修の内容を要約して書く。
【研修をどう活かすか】
研修を受けて終わりではなく、実際の業務にどう活かすかが重要。研修内容を踏まえ、自分の日々の業務にどう反映できるかをまとめる。
報告書
業務について、上司や関係者に報告するための報告書。業務について正確に伝えるための重要な文書なので、分かりやすく作成しなければなりません。
報告書に関してはフォーマットが用意されていることもありますが、今回はフリーフォーマットの場合について解説します。こちらも要点は大きく3つです。項目などに分けて、読みやすく書くのがポイントです。
【報告内容の概要】
何についての報告か、発生日時や場所、業務の内容を分かりやすく説明。
【報告内容の詳細】
詳細を記載する際は『結論』⇒『詳細』⇒『自分の見解』という流れを意識する。特に結論や詳細については、事実やデータなどを用い、主観を入れずに書くことがポイント。
【今後について】
報告した業務の今後について、スケジュールの共有や協力を仰ぎたい内容などをまとめる。
書き方の例
会社に提出する公的な文書なので、畏まった表現を心がけましょう。例えば書き出しも、「●●で受講した研修について報告させて頂きます」というように。自身の意見を記載する場合も「私見を述べると、～～すべきと感じます」など、読み手が誰なのかを意識してください。
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書き方のNG例
研修レポートや報告書に書き方の決まりはありませんが、極力避けるべきなのは主観を入れすぎることです。
レポートや報告書は上司・人事などに研修や業務の内容を正確に伝えることが重要。事実ではなく主観を盛り込みすぎると、読み手も正しい判断ができません。
また稚拙な内容についても注意が必要です。「～と思いました」「～だと思います」など、小学生の日記のような表現は控えましょう。
テンプレート
研修レポートと報告書のテンプレートをそれぞれ準備しました。項目ごとに分けていますので、アレンジしてお使いください。
研修レポート
●●●研修について、レポートを提出させて頂きます。
【日時】●月●日 ●●時～
【場所】●●会場
【講師】●● ●●氏【研修内容】
- ビジネスマナー研修
入室時のマナーや名刺の渡し方、商談での立ち居振る舞いなどを、実際に体験しながら学習。- 敬語の使い方
お客様や上司への言葉遣いを座学と実践で学習。【研修の所感・今後実践すること】
仕事ができない新人のうちは、マナーや敬語、挨拶などできることをきちんと実践することで、信頼を得られると学びました。本日教えて頂いた内容を手帳にまとめて貼っておき、始業前に日々読んでから業務に臨みます。
報告書
●月●日の顧客訪問について報告させて頂きます。
【日時】●月●日 ●●時～
【場所】株式会社□□□□
【商談相手】営業部 課長 ●● ●●様【商談内容】
- 現状報告 現在掲載中の広告に関して、各媒体ごとに効果をご報告（詳細資料は添付①）。
- 改善提案 来期に向けての改善を、バナー広告を中心に提案（詳細資料は添付②）。
- お客様からの要望 表示数UPのために新たな広告手法を提案してほしいとご意見を頂戴しました。●月●日●●時までに提案書という形でご提出するお約束です。
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まとめ
研修レポートや報告書は上司や人事などに提出するものです。そのため単にその内容を伝えるだけのものではなく、自分の評価も左右します。こうしたビジネス文章の作成・構成能力は、企画書や提案書の上手さにも通ずるところがあります。
「このレポートは他の社員と違う！」という印象を持ってもらうことで、上司・人事からの評価も上がり、任される仕事の幅も広がるかもしれません。
ぜひ今回ご紹介したテンプレートなどを参考に作成してみてください。
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