ビジネス面での内容証明の役割とは？｜実例付きで活用方法を解説
ビジネスは相手のあることですから、お互いの意思の齟齬などから時としてトラブルが発生してしまうこともあります。問題がこじれてしまうと、トラブルを解決しようとして相手方に書面を送ったとしても、受け取っていないと言われたり、手紙は受け取ったが言われているような内容は書かれていなかったと言われてしまうことも。ここでは、そうしたトラブルが想定される時に利用できる内容証明郵便について解説します。
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大事な書類関係を取引先に送る際に使われるのが内容証明郵便です。これは、先方に送付したという証拠を残すために使われます。
ではそれをする意味とはなんでしょう？今回は内容証明郵便の必要性を、具体例を交え解説していきます。
内容証明郵便とは
内容証明郵便とは、手紙の内容を郵便事業株式会社によって証明してもらえる一般書留郵便です。証明される内容は次の4点です。
- 手紙を出した日付
- 手紙の差し出し人の住所と氏名
- 手紙の宛先の住所と氏名
- 手紙の内容
内容証明を使う理由
通常の手紙では相手方に送った手紙の内容や日付などが記録として残りませんが、内容証明郵便を利用すると郵便事業株式会社という第三者によって手紙の内容を証明してもらえるようになります。
契約の解除や取り消しなどを相手方に通知した証拠を残したい場合や、相手方に対して強く意思表示をしたい場合などに内容証明郵便が利用されます。
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内容証明郵便の作り方
内容証明郵便は、同一の内容のものを3通作成しなければなりません。
- 自分で保管する分
- 相手方に送る分
- 郵便局が保管する分
内容証明郵便に使用する用紙の種類やサイズ、枚数については特に制限がありませんが、1枚あたりの文字数と行数には以下のように規定があります。
縦書きの場合
- 1行あたり20字以内、1枚あたり26行以内
横書きの場合
- 1行あたり20字以内、1枚あたり26行以内
- 1行あたり13字以内、1枚あたり40行以内
- 1行あたり26字以内、1枚あたり20行以内
また、文字の削除は2本線を引いて削除したことがわかるように示さなければならず、文字の訂正は間違った箇所を2本線で示して縦書きなら右側に、横書きなら上側に正しい文字を記します。
また、文字を挿入する場合は縦書きなら右側に、横書きなら上側に文字を記入して挿入位置を明記。
文字の削除、訂正、挿入があった場合、縦書きならその行の上端か下端の余白に、横書きなら右端か左端の余白に「○字削除」や「○字訂正」、または「○字挿入」などと記入して捺印しなければなりません。
テンプレート
ここでは内容証明郵便の例文を見てみましょう。
請求書
請求書 令和○年○月○日 東京都□□区□□1丁目2番3号 株式会社 □□□□ 代表取締役 □□□□ 殿 千葉県××市××1丁目2番3号 株式会社×××× 代表取締役 ×× ×× 平成□年□月□日、弊社は商品□□□を 金300万円にて販売し、貴社は代金全額を 平成□年×月×日までに支払うとの契約を 結びました。 しかし、期日を過ぎるも貴社より代金 支払いはされず、その後、再三再四請求 いたしましたが、現在に至ってもなお 支払いがなされません。 よって、本書面の到着より14日以内に 代金全額を支払われますようあらためて 請求いたしますとともに、万が一、 上記期間を過ぎてなお支払いがされない 場合は法的措置を講ずる所存である旨、 申し添えます。
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通知書
通知書 令和○年○月○日 東京都□□区□□1丁目2番3号 株式会社 □□□□ 代表取締役 □□□□ 殿 千葉県××市××1丁目2番3号 株式会社×××× 代表取締役 ×× ×× 通 知 書 去る○月○日、貴社より納入されました ○○○の×××部に欠陥が発見されました。 つきましては、本書面到達後14日以内に 上記箇所の修理、または代替品との交換を 要望いたします。 なお、上記期日までに修理、または交換が なされない場合には、上記期日の経過を もって売買契約を解除いたします。
まとめ
内容証明郵便は郵便事業株式会社が手紙の内容を証明してくれるため、意思表示をしたことを証拠として残すことができます。しかし、証拠を残すために利用する内容証明郵便は、その利用自体が相手方へ心理的プレッシャーを与えてしまうことがあるので注意が必要でしょう。
取引先などに不用意に内容証明郵便を使用してしまうと相手方が態度を硬化させてしまって、話し合いでまとまるはずだったトラブルでも収拾を難しくしてしまう恐れがあります。内容証明郵便は利用するべき場面を慎重に見極めて利用してください。
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