【テンプレあり】出張報告書の正しい書き方のポイントを、例文と併せて解説

打ち合わせや出張など、社外での業務の内容や成果を会社に報告するために作成する出張報告書。 会社からの指示を遂行できたかを伝えるために、正確な情報を簡潔に伝える必要があります。 今回は、出張報告書の作成のポイントをテンプレート付きで紹介します。

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出張に行った際に必ず必要となるのが出張報告書。なにを見てきてそれが今後どう活かされるのかを上長に示さなければ行けません。

今回は初めて出張報告書を書く人にもわかりやすように、基本構成から例文まで併せて解説していきます。

 

※なお本記事は、TechAcademyのエンジニア転職保証コースのキャリアカウンセリング内容をもとに紹介しています。

出張報告書とは


出張報告書とは、社外での打ち合わせや出張を行った際に提出する報告書です。

内容は、出張の成果や、現地での業務内容について報告するものです。それによって社外にいても、業務を行い成果を上げた、など上司や会社に伝えることにもなります。

記載する際は、いつ、どこに、何の目的で出張を行ったかなどの情報を正確にまとめることが大切です。

 

出張報告書の基本構成

出張報告書は、会社から与えられた指示に対する成果を報告することを意識して書きましょう。

出張で収集したデータや情報、調査結果を正確にわかりやすく記載するのがポイントです。

出張に同行していない人でも理解できるように資料やパンフレットを添付するなどの工夫の仕方もあります。

 

出張報告書の書き方例


出張報告書を作成する際は、事実のみを正確で簡潔に記載します。

その際に最低限記載するべき項目があります。

  • 出張者名
  • 出張先
  • 日程
  • 目的
  • 内容
  • 報告事項
  • 成果
  • 所感
  • 出張経費
  • 添付書類

出張先での業務を正確にわかりやすく伝えるためには以上の内容を盛り込んでください。

また、出張報告書を作成するための情報を収集することも忘れずに行ってください。

正しく業務を報告するには、正確な情報が必要です。忘れてしまったり、書類などを失くしてしまうことがないように、出張が終了後に速やかに報告書の作成をしましょう。

 

書き方のNG例

  • 曖昧な言葉やわかりにくい表現を使っている。
    →上司や見た人が理解しやすい内容で記載することを心がけましょう。
  • 見聞きしたことをダラダラと書く。
    →出張報告書を書く際は、何のためにどのようなことをしたのか、ということを意識して記載することが大切です。
    あらかじめゴール地点を決め内容を盛り込んでください。
  • 個人の感想を盛り込んでいる。
    →あくまで、会社の業務なので、個人の感想ではなく、今後の課題や評価すべき点などを客観的な事実として記載しましょう。

 

テンプレート

出張報告書
報告先 〇〇部長   報告日 〇〇年〇月〇日
所属 〇〇〇     氏名 〇〇 〇〇〇

出張先
出張期間 〇〇年〇月〇日~〇〇年〇月〇日
目的 新製品の販売促進

月日 〇月〇日時間 〇時〇分
訪問先 〇〇店   備考
行動報告
各店で行った内容は、以下のとおり
・新製品の説明・契約
・販促キャンペーンの協議
・店頭ディスプレイのお願い

成果 本製品を改良し、新機能が加わったことにより、各店で反響が大きく、店頭の目立つ位置に設置してもらう約束を取り付けた。

所感 本製品の宣伝用のポスターやポップなどが小さく地味で目立っていないため、デザインナーとデザインの変更を含め、再検討が必要であると思われる。

 

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まとめ

出張は会社の業務であり、経費も時間もかけられています。
そのため、得られた成果や情報を正確に報告し、今後の業務に活かす必要があります。
上司や会社にわかりやすく正確に、伝えるために出張報告書の作成のポイントをしっかり押さえましょう。

  • 正確な情報をわかりやすく簡潔にまとめること
  • 出張の目的を明確にすること
  • 個人の感想ではなく、客観的な事実を述べること
  • 書類やパンフレットを添付すること

以上のことに意識して出張報告書を作成すると、相手と情報を共有することができます。

出張にいく目的を明確にし、その成果をしっかりと伝えることのできる出張報告書を作成してください。

 

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