【テンプレあり】指示書の正しい書き方のポイントを、例文と併せて解説

指示書の書き方次第では、業務の計画や流れが変わってしまうこともあります。さまざまな仕事に使用される指示書は、指示を待つ相手に的確に分かりやすく伝えることが大切です。指示書の書き方のポイントを知って、的確な指示と業務の流れを維持できるようにしましょう。

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誰かに仕事を依頼したい場合、また固定の業務で毎度同じ指示をするのが面倒なときに必要なのが、指示書です。

これがあるだけで、業務は明文化し効率的に進むようになります。今回は指示書の作り方を、具体例を交え解説していきます。

 

※なお本記事は、TechAcademyのエンジニア転職保証コースのキャリアカウンセリング内容をもとに紹介しています。

 

 

指示書とは


指示書とは、仕事の内容や手順、方法などを周知徹底させるための文書です。指示書の種類はさまざまで、一般的な企業では業務指示・製造指示・残業指示などがあり、指示する相手が内容を把握し、適正な行動ができるように促す役割を担っています。

指示書は明確・的確・簡潔さが重要で、指示される側が捉え方を間違えないように伝える文書でなければいけません。曖昧で不明瞭な指示書を作成してしまうと、不必要な混乱を招いてしまうことになるからです。

 

指示書の基本構成

指示書の書き方は、文書を構成する項目をピックアップすることから始まります。基本的な構成が組めれば、本文の内容を業務に合わせて記しましょう。

基本的な構成は、以下の通りです。

  • 文書管理№
  • 発行日
  • 宛先
  • 発行部署と代表者氏名、捺印
  • タイトル
  • 本文

本文は業務に合わせて変化がありますが、誰が見てもわかりやすく指示する必要があるでしょう。また、

  • 目的
  • 場所
  • 期間
  • 担当者
  • 条件
  • 方法
  • 問い合わせ先

なども、指示に合わせて組み込み簡潔に箇条書きなどを用いながら作成します。

 

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書き方の例

営業.№010
令和〇〇年〇月〇日
営業各位
営業本部長
株式 太郎 印

本年度A商品に関する販売活動について

標記の件について、本年度は主力であるA商品を重点的に販促することとなりました。
つきましては、下記内容をご確認の上、営業活動のさらなる強化をお願いいたします。

販促資料とするため下記事項を調査し、令和〇年〇月〇日までに小職へ回答ください。

記

1. 営業予算算出
・過去1年の受注・売上実績から

2. 予測、増減の理由の分析
・顧客毎の過去1年間売上増減表から

3. 徹底、管理
・営業日報、月報の徹底
・チームマネージャーが管理
以上

大変シンプルな指示書ですが、このように目的と指示内容をコンパクトにすることで、複雑な内容も見やすくなります。

 

書き方のNG例

指示書の書き方でNGなのは、次のようなものがあります。

  • 発信したい宛先が書かれていない
  • 疑問に対応できる先が明記されていない
  • 指示期限が明記されていない

全社員に向けてなのか、○○部全員かが不明だと「私じゃないな」という判断で周知されないことも。また指示していない人が対応してしまうこともあるため、宛先の明記は必須です。

問い合わせ先があれば、指示を受けた社員も疑問や質問ができるためフォロー体制をとることができます。指示の期限内で行うべきものに関しては、期限を明記しておきましょう。

 

テンプレート

○○(管理コード).№000
令和〇〇年〇月〇日
○○各位
○○本部長
株式 太郎 印
本年度A商品に関する販売活動について

標記の件について、本年度は主力であるA商品を重点的に販促することとなりました。
つきましては、下記内容をご確認の上、営業活動のさらなる強化をお願いいたします。

販促資料とするため下記事項を調査し、令和〇年〇月〇日までに小職へ回答ください。

記

1. 営業予算算出
・過去1年の受注・売上実績から

2. 予測、増減の理由の分析
・顧客毎の過去1年間売上増減表から

3. 徹底、管理
・営業日報、月報の徹底
・チームマネージャーが管理

以上

部署ごとに作成する指示書内容は違いがありますが、構成の仕方は大きな変化はありません。臨機応変に対応し作成してみましょう。

 

まとめ

指示書の書き方は、業務によってWordやExcelを使い分けながら作成します。指示をしたい人へ、的確に内容を伝えるのが指示書の役割ですから、簡潔で明確な書面になるよう心がけましょう。

また指示書という文書には、指示する対象をある程度強制する効力があります。指示される側が納得できないことのないように、目的や理由を明確に記すことも大切です。宛先に向けて一気に周知徹底させ、作業効率を高められるよう、指示書を活用していきましょう。

 

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