【テンプレあり】プライバシーポリシーの正しい書き方のポイントを、例文と併せて解説

プライバシーポリシーとは、個人情報保護方針のことです。閲覧しているWebサイトやサービス、またそれらを運営する企業がどのように個人情報を扱っているのかを記載したもので、個人情報を預けるユーザーにとっての安心材料にもなります。ではどのように作成すれば、より信頼されるプライバシーポリシーになるのでしょうか。今回はそのポイントや例文などを紹介します。

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どのサイトでも必ず記載されているのが、プライバシーポリシー。これらはどういった目的で書かれているかご存知でしょうか?今後あなたがサイトを運営することになれば、必ず押さえておかなければいけない知識となります。

そこで今回はプライバシーポリシーについて解説していきます。

 

※なお本記事は、TechAcademyのエンジニア転職保証コースのキャリアカウンセリング内容をもとに紹介しています。

プライバシーポリシーとは


プライバシーポリシーとは、個人情報保護方針のことです。閲覧しているWebサイトやサービス、またそれらを運営する企業がどのように個人情報を扱っているのかを記載したもので、個人情報を預けるユーザーにとっての安心材料にもなります。

ではどのように作成すれば、より信頼されるプライバシーポリシーになるのでしょうか。今回はそのポイントや例文などを紹介します。

 

プライバシーポリシーの基本構成

プライバシーポリシーは主に下記の7つの要素で構成されています。

 

①個人情報の取得について

どのように、どんな種類の個人情報を取得しているかを明記。『氏名・住所・メールアドレス・家族構成・パスワード』など、取得する情報を具体的に明記。

 

②個人情報の利用について

取得した個人情報をどのように利用するのかを明記。利用する可能性があるものを全て網羅的に記載し、それ以外では使わないことも書いておく。

 

③個人情報の安全管理について

取得した個人情報が流出しないよう、どんな方法で管理しているのかを明記。

 

④第三者への開示・提供の禁止

個人情報を第三者には提供しないことを明記。ただし『個人情報保護法等の法令に定めのある場合』は開示する必要があるため、『個人情報保護法23条』について遵守する記載を行う。

 

⑤個人情報に関する問い合わせについて

万が一流出してしまった場合や、登録している個人情報を開示してほしい場合など、どこに問い合わせをすればよいのか、担当部署や連絡先を記載。

 

⑥改変と見直しについて

時代が変われば個人情報に関する法律も改正され、プライバシーポリシーの内容を変更する必要も出てくる。その場合にどのようなスタンスで改変・見直しを行うかを明記。

 

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書き方の例


プライバシーポリシーは、ユーザーに自社を信頼してもらうための項目です。信頼が得られるように、主観や私情を排除し、公的な表現で文章を作成してください。プライバシーポリシーの前文の例を紹介します。

株式会社ネクスト(以下、当社といいます)は、本メディアにおける個人情報取り扱いについて、個人情報の重要性を十分認識し、様々なケースに配慮して管理してまいります。これを踏まえ、下記のようにプライバシーポリシーを定めます。

 

書き方のNG例

プライバシーポリシーはあくまで公的な文章なので、主観が混ざった書き方や、読み手に取って受け取り方が変わるような表現は必要ありません。以下では書き方のNG例を紹介します。

私たちは、個人情報とは何よりも大切な『財産』と思っています。だからこそどんな情報よりも大切に管理し、流出しないように、皆さんにお約束します。世の中には個人情報流出の事件もありますが、全て言語道断です。私たちは財産を守り抜くために、最高の水準で管理することを誓います。

 

テンプレート

◆はじめに
株式会社テンプレートグループ(以下、当グループ)は、個人情報の取り扱いにおいて、下記のように定めます。

以下のプライバシーポリシーでは、個人情報の取得・利用・管理について記載しております。サービス利用にあたり、個人情報保護方針をお読みになり、ご理解いただけますと幸いです。

◆個人情報の取得
当サービスでは、ユーザーの皆様の個人情報(氏名、住所、メールアドレス、電話番号など個人を特定できる情報)を取得させて頂くことがあります。

◆個人情報の利用
取得した個人情報は、下記の目的で利用いたします。
(1)ユーザーニーズに合わせたサービス提供
(2)サービス改善に関するマーケティング
(3)資料送付などの際の本人確認

◆個人情報の安全管理
当グループでは個人情報の管理について、全従業員・役員に対して第三者機関による教育研修を四半期に1度のペースで実施しています。
また社則に個人情報保護規定を設け、現場での管理について厳格にチェックを行っています。

◆第三者への開示・提供の禁止
基本的に個人情報は第三者には提供しませんが、個人情報の保護に関する法律第23条第1項各号により、法令に基づいて提供する場合があります。

◆個人情報に関する問い合わせ
個人情報に関するお問い合わせは、下記までお願い致します。
情報管理部 担当:山下
電話番号:0120-000-000
メールアドレス:jouhoukanri@xxxxxxx

◆改変と見直しについて
個人情報については、法令変更などを受けて随時見直しを行います。

 

まとめ

お客様の大切な個人情報を預かる以上、プライバシーポリシーの記載は必須です。そしてプライバシーポリシーを定めるからには、個人情報の取り扱い方について社内での共有・教育を行うことも求められるでしょう。

今回紹介したテンプレートに沿ってプライバシーポリシーを作っていく中で、「これは自社内で教育できていない…」というものもあるかもしれません。これを機会に、ぜひ社内において個人情報への考え方を再共有してもらえればと思います。

 

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