【超効率的！】Excel(エクセル)でデータを並び替える方法

Excel(エクセル)は、データを元に必要な情報を引き出したり、分析したりと、思いのままに操作できる表計算ソフトです。

データの並び替えは、表計算ソフトを活用するための初歩ともいえます。
Excel の基本となる、データの並び替えをマスターしましょう。

 

 

1列に入力されたデータを並び替える方法

B列に入力された当選番号を、数の小さい順に並び替えます。

まず、セルB2 からセルB15 までを選択しましょう。

[データ]タブをクリックして開き、[並べ替えとフィルター]の部分を見てください。
昇順で並び替えたい場合は、[昇順](A→Zのアイコン)を、降順で並び替えたい場合は、[降順](Z→Aのアイコン)を選択します。

下の画像は、昇順で並び替えるときの手順です。

すると、当選番号が小さい順に並び替えられました。

同じように、D列の当選者名を昇順で並び替えてみましょう。

セルD2 からセルD15 までを選択し、[昇順]をクリックして並び替えます。

そうすると、当選者名が五十音順になりました。

漢字は、入力したときの読みで並び替えられます。

このように、対象のデータが1列の場合は、クリック1つで並び替えられます。

 

複数列にわたるデータを並び替える方法

では、複数列にわたるデータはどのように並び替えたらよいか、説明していきます。

例えば、下の画像の表を並び替えるとします。

今回の並び替えの目的は、「地域ごとにどの品番がいちばん売れているかを知る」ことです。
つまり、出荷先地域を昇順で並び替えることを優先し、次に、その地域内で売上高を降順に並び替えるわけです。

まず、表全体を選択し、[データ]タブをクリックして開き、[並べ替えとフィルター]の部分にある[並べ替え]をクリックしてください。

そうすると、[並べ替え]ダイアログボックスが開きます。

「最優先させるキー」の部分は[出荷先地域]を、「並べ替えのキー」の部分はセル内の値をキーにするので[値]を、「順序」の部分は[昇順]を選択しましょう。

次に、[レベルの追加]をクリックし、「次に優先させるキー」を[売上高]、「並べ替えのキー」を[値]、「順序」を[降順]にして、[OK]をクリックしてください。

そうすると、目的通りの並び替えができ、地域ごとに売上の多い品番を読み取れる表を作成することができました。

 

以上、Excelでデータを並び替える方法を紹介しました。
表のデータが大量でも、瞬時に並び替えができるので便利ですね。

また、表は何度でも並び替えが可能です。
その都度、必要な情報を得るための優先キーを設定することで、1つの表から多くの情報を引き出すことができるのです。

ビジネスシーンでは大いに役立つことでしょう。