【例文・テンプレートあり】遅刻をする際のメールの書き方を学ぼう

どんなに気をつけていても、遅刻をしてしまうことはあり得ることです。そんな遅刻時の連絡方法の一つであるメールはどのような文面が適正なのか。迅速に連絡しなければならない時だからこそ必要なテンプレートを紹介。いざという時に参考にしてみてください。

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病気やケガ、電車の遅延など思いがけず遅刻せざるを得ない状況になったとき、速やかに職場の上司や同僚に連絡することが大切です。電話ができればベストですが、電車遅延などでは車内で通話するのは迷惑になることも。

ここでは、遅刻の連絡をメールで送るにあたり、基本構成やポイント、例文やNG例などについて紹介します。

 

なお、本記事は、TechAcademyキャリアのコンサルタント監修のもとに執筆しています。

 

遅刻メール基本の構成とポイント

遅刻メールの基本構成は、「遅刻の理由」と「出社時刻」、「謝罪」の3つです。

遅刻の理由として代表的な例といえば、寝坊や体調不良、交通トラブル(電車の遅延など)が上げられます。寝坊は自己管理能力が問われる恥ずべきマナー違反。万一寝坊をしてしまった場合は、隠さず正直に「寝坊した」と連絡するのが得策です。後から嘘がバレた時には信用問題にもかかわります。

体調不良の場合は、いつから、どんな症状なのかを明記しましょう。場合によっては休むように言われることもありますが、まずは出社するという姿勢を見せることが大切です。交通トラブルの場合は、現在地とトラブルの内容を簡潔に伝えましょう。

いずれのケースにおいても、出社時刻と謝罪を忘れずに。特に、交通トラブルのように自分に責任が無い理由の場合でも、ひと言謝るのがマナーです。

 

例文・テンプレート

遅刻の理由の例文は以下の通りです。

寝坊による遅刻

件名:遅刻届/(名前)
おはようございます。
大変申し訳ございませんが、寝坊をしてしまいました。
今から出ますので○○時には出社します。
以後、このようなことがないよう自己管理には十分気をつけます。
申し訳ございません。

 

体調不良による遅刻

件名:遅刻届/(名前)
おはようございます。
昨夜から続く腹痛が治まらないため、病院に寄ってから出社させていただきます。
尚、出社は○○時頃を予定しています。
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

 

電車の遅延による遅刻

件名:電車遅延のため遅れます/(名前)
おはようございます。
現在通勤途中ですが、○○線××駅付近で起きた列車事故により、
全線不通となり出社が遅れそうです。
□□時には運転再開との見込みですので、△△時には出社できそうです。
ご迷惑をおかけ致しますが、よろしくお願い致します。

また、突然の遅刻により、引き継がなければいけない業務がある場合は忘れずに記載しましょう。

 

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書き方のNG例

書き方のNG例としては以下の通りです。

 

出社時刻

NG→なるべく早く出社します。
OK→○○時には出社できそうです。(予定していますなど)

ビジネスメールにおいて曖昧な表現は避けるのが無難。「なるべく」や「できる限り」ではなく、「○○時頃」と明確な数字を明記することが大切です。

 

件名

NG→おはようございます。
OK→遅刻届、○○時に出社しますなど

件名を見るだけでメールの内容を把握できるように、具体的な表現にしましょう。

 

まとめ

メールで遅刻を伝える際には「理由」と「出社時刻」、「謝罪」の3つを明記しましょう。

遅れると分かった時点ですぐに職場に連絡することが大切。万が一に備えて、例文を参考にフォーマットを用意しておくと便利です。

また、職場によっては、電話連絡が必要なのかメールで済ませてよいのか、ルールが異なる場合があります。勤務している職場において、遅刻の連絡方法を予め確認しておくようにしましょう。

 

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