労働時間を短くする仕事の効率化の方法|ツールも併せて紹介

労働時間を短縮して最大限のコストパフォーマンスを発揮するには、毎日の仕事の効率化が欠かせません。仕事の効率化を視野に入れた取り組みをすることで、今まで以上に仕事に集中できるようになるはず。そこで今回は、仕事を効率化するメリットや仕事効率化に役立つヒントを紹介します。併せて、仕事効率化に使いたいアプリもまとめてみました。 簡単に取り入れられる方法ばかりなので、ぜひ普段の仕事に取り入れてみてください。

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働き方改革が叫ばれてはいるものの、多くの企業でそのためのシステム開発やツールの導入は進んでおらず、人力で改革を進めるケースがほとんどです。そういった場合に重要になるのが、仕事を効率的に進める方法です。

今回はできるビジネスマンがしている仕事の効率化術について解説していきます。

 

※なお本記事は、TechAcademyのエンジニア転職保証コースのキャリアカウンセリング内容をもとに紹介しています。

業務を効率化することによるメリット


仕事の効率化とは「ムリ・ムダ・ムラ」の3つを意識することで、効率よく仕事ができる仕組みを整えることです。同じ量の仕事をしても不要な手間が多いと時間がかかり、残業などの原因に。また、ムリがあると労働時間が長くなるのはもちろんのこと、集中しなければならない仕事に全力投球できなくなります。

普段から業務効率化を視野に入れ計画を立てたり仕事をしたりすることで、無理なく働けるようになるところがメリットです。

 

仕事効率化の5つのヒント

ここからは、仕事の効率化を図るときに取り入れたい5つのヒントを紹介します。どれも簡単に実践できることばかりなので、ぜひ参考にしてみてください。

 

1.付箋を使ってタスク管理をする

仕事効率化をするときに、欠かせないのが「タスク管理」です。毎日やるべきこと、締切が迫っている仕事、長期的に取り組むことなど、その日のうちにやるべきことを見える化することで、効率よく動くことができます。

タスク管理をしやすくするのが「付箋メモ」。ば色や種類で簡単に仕事内容を分類できます。また、付箋を貼る位置を工夫することで、完了タスクや残タスクを分かりやすくするのもおすすめです。

 

2.作業中はメール受信をオフにする

作業に取り組んでいる最中にメールを受信すると「すぐに返信しなければならない」「一応確認しよう」と、思わず開いてしまう人は多いはず。これを繰り返してしまうとなかなか作業が進まないだけでなく、集中力も切れてしまいます。

そこで、作業を開始するときにはメールの受信をオフにして、集中できる環境を作るのも一つの手段です。

 

3.マニュアルを作り仕事内容を見直してみる

定期的に発生する業務や毎日行う業務の中には、意外と無駄な作業や不必要な作業が隠れていることが多いです。コンスタントに行う業務こそ、無駄な手間を省けば業務効率化につながります。

一度、どのような手順で仕事をしているのかマニュアルを作成してみましょう。その中で、無駄だと感じる手順を省いていくと、日々の業務が簡略化します。

 

4.報告や相談は簡潔にする

報告や相談に時間をかけてしまうと、仕事に取り掛かる時間が少なくなります。必要な情報だけを簡潔に伝えられるよう、日頃から整理して話す癖をつけましょう。

とくに、相談をする場合には助言を求める結論から話すようにして、相談したい内容をまとめてから話し始めるようにするといいでしょう。

 

5.資料やデスク周りの整理整頓をする

デスク周りが散らかっていると、探し物をするのに時間を要してしまいます。普段から資料やデスク周りの整理整頓を心がけることが大切。資料はプロジェクトや業務内容別にまとめておくと、必要なときに取り出しやすくなります。

 

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仕事効率化に役立つアプリ3選


最近は、スマートフォンやタブレットで仕効率化に役立つアプリも増えています。使いやすいアプリを上手に取り入れて、仕事効率化に役立てましょう。

 

名刺管理アプリ

必要な情報を簡単に取り出せるようになる「名刺管理アプリ」。カメラ機能で名刺を撮影するだけで、データを保存、蓄積できます。パソコンなどに情報入力する手間や名刺を探す手間が省けるところがメリットです。

Eight – 100万人が使う名刺アプリ

 

スケジュール管理アプリ

日々のタスクやスケジュールを一括して管理できるアプリです。中には、数人で共有できるアプリもあり、社内のスケジュール管理などにも活用できます。また、予定に合わせてアラームが鳴る機能なども付いており、タスク漏れを防ぐことも可能です。

ジョルテ カレンダー&システム手帳

 

メモアプリ

ノートとペンを携帯していなくても、忘れてはいけないことを簡単にメモできます。メモをしたデータを共有できたりメール送信できたりと、使い方によっては社内で仕事を円滑に回すツールとしても活用できます。

Google Keep – メモとリスト

 

まとめ

仕事を効率よく終わられることができれば、プライベートな時間や新たな仕事に挑戦できる時間が捻出できます。だからこそ、ダラダラと仕事を続けるのではなく、「ムリ・ムダ・ムラ」のない状態で仕事ができるように心がけましょう。

仕事を効率よくできていないと感じる場合は、タスク管理やマニュアルを見直してみるのもおすすめです。スマートフォンのアプリを活用するのもいいでしょう。自分のできることから、サクサクと仕事ができる環境を整えていきましょう。

 

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