【テンプレあり】稟議書の正しい書き方のポイントを、例文と併せて解説

稟議書は、パソコンなどの備品を購入する際やスタッフ雇用、社内行事開催など様々なビジネスシーンで活用します。ここでは、稟議書の定義や基本構成、書き方の例、NG例、テンプレートについて紹介します。

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仕事をしていくなかで、自分決め実行できないことは山ほどあります。そしてそれが上司に聞くだけでなく、さらに上の判断を仰がねばいけない場面もあります。その際必要になるのが稟議書です。

この稟議書の書き方を間違えると、どんな条件のよい仕事でも落としてしまう危険性があります。なので必ず正しい書き方を知らなければいけません。

今回はそんな稟議書の書き方を、具体例を交え解説していきます。

 

※なお本記事は、TechAcademyのエンジニア転職保証コースのキャリアカウンセリング内容をもとに紹介しています。

 

 

稟議書とは


重要事項を決定するときは、会議を行うのが一般的です。しかし、会議を行う時間がない場合もあります。そのような時に活用できるのが稟議書。稟議書とは、経費で商品を購入する際や他社と外部提携などをするときに、上司や関係者に承認をもらうために作成する文書のことです。

 

稟議書の基本構成

稟議書の基本構成は、以下の通りです。

  • 宛名や宛先
  • 管理番号
  • 作成日
  • 作成者の名前、部署
  • 承認者の捺印

稟議書は、企業によって書式が定められている場合があります。会社にきちんと確認してから稟議書を作成しましょう。また、会社に前例がある場合は参考にしながら書きましょう。前例にそって書くことによって承認率も上がります。

 

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書き方の例


稟議書は、以下の内容を明確に記載すると相手にも伝わりやすくなります。

  • 申請の内容
  • 申請の目的
  • 申請の理由
  • 費用
  • メリットやデメリット

曖昧な表現を避けてわかりやすいように書きましょう。

 

書き方のNG例

稟議書は、ダラダラとまとまりなく長文を書いてしまうと読みにくく、相手に内容が伝わりにくくなってしまいます。何を伝えたいのか簡潔に書くようにしましょう。
また、会社にとってメリットがあまりない申請に関しては、承認されない場合があります。その場合は、会社にとってのメリット・デメリットも考え、なぜその申請をしたのかなども相手に伝わりやすいように記載しましょう。

 

テンプレート

パソコン購入について

宛名や宛先
管理番号
作成日
作成者の名前、部署

下記の通り、購入許可をいただきたいので、お伺い致します。

  • パソコンの希望機種
  • 購入費用
  • 理由

現在業務で使用しているパソコンが故障し、業務に大きな支障が出ているため、早急な補充が必要です。希望のパソコンは、性能も良く仕事も円滑に進められる可能性が高いため、購入を検討しています。

 

まとめ

稟議書は、経費でオフィス用品を購入する時や社内イベントを行う際に上司や関係者に承認をもらうための文書です。会社によっては、書式が定められている場合があるので、あらかじめ確認してから作成しましょう。

稟議書を作成しても、会社にとってデメリットが多い場合は、承認されない場合があります。会社のメリットやデメリットをきちんと考えて、なぜ承認が欲しいのかを明確に記載し、相手にわかりやすく伝わるように心がけましょう。

 

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