できるビジネスマンは仕事の進め方が違う!明日から使える方法を紹介

仕事の進め方は、基本的に社内で決められた業務マニュアルなどをベースに進められます。しかし、マニュアルが必ずしも個々に適した仕事の進め方になるとは限りません。 「もっと簡単な方法はないか」 「ケアレスミスを防ぐにはどうしたらいいか」 「動線が複雑すぎるので簡略化できないか」 と考えている人も多いでしょう。 できるビジネスマンは、日頃から独自の仕事の進め方を模索し続けています。どんな方法でビジネスを効率化させているのかを知って、仕事をスムーズにこなせるビジネスマンを目指しましょう。

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働き方改革が叫ばれてはいるものの、多くの企業でそのためのシステム開発やツールの導入は進んでおらず、人力で改革を進めるケースがほとんどです。そういった場合に重要になるのが、仕事を効率的に進める方法です。

今回はできるビジネスマンの仕事の進め方を参考に解説していきます。

 

※なお本記事は、TechAcademyのエンジニア転職保証コースのキャリアカウンセリング内容をもとに紹介しています。

効率よく仕事を進めるためのポイント


仕事を効率化するためには、4つのポイントがあります。

  1. 業務の流れの中で、どこに自分の仕事があるのかを知る
    自らの仕事がどこからきて、どこに流れるのか(入口と出口)を知ることが大切です
  2. 仕事の段取りに力を入れる
    仕事の骨組みを確認し、必要な資料や起こりうるリスクの備えなどに対策を打ちます。また、仕事量・納期などによって1人で進められるかどうかの確認や上司への相談も行いましょう
  3. 仕事の意志決定権の有無を見誤らない
    どんな仕事も予定通りに進むとは限りません。対策してきた以外の不測の事態が起こった場合には「報連相」を怠らず、無責任な回答や軽はずみな意思決定をしてはいけません
  4. 終わった仕事を振り返る
    仕事が成功しても失敗しても、1つの仕事で得た良し悪しを書き出すクセをつけましょう。常に自分に課題を与え、ダメだった点を克服するための方法を考えて、次のベストを目指します

 

仕事の基本の流れ

仕事の基本的な流れは、次のような手順で行います。

  1. 向き合う仕事の流れを知る
    マニュアルをベースとした手順を把握し、必要になる業務を明確にしましょう
  2. 仕事の段取りをする
    仕事に必要になる知識・資料・経験者の情報・道具などをもって、アウトラインに肉付けしていきます
  3. 仕事をする
    実際に仕事に臨みます。失敗も次の成功の糧になることを忘れず、何度も経験することで自信もついてきます
  4. 仕事のフォローアップをする
    仕事を振り返り、仕事で得た良し悪しと向き合います。「なぜ成功(失敗)したのか」を書き出し、改善しながら成功のコツを少しずつ増やしていきましょう

 

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進捗管理に役立つツール

昔から、仕事を成功させるのは計画と段取りが8割方を占めるといわれています。できるビジネスマンは仕事の進歩管理も完璧に把握して、抜かりなく仕事を進めています。上手に進歩管理を行うツールには、どんなものがあるのでしょうか。

 

タスク管理に最適「Trello」

Trelloは、さまざまなタスクを管理できるツールです。ふせんのようにカードを作成できてすべきことを見逃しません。同時進行する業務を迷わず消化でき、目標到達までをサポートします。Slackとの連携が可能で、グーグルアカウントでも使用可能です。

Trello

 

シンプルで見やすい「Jooto」

複雑な操作がなく、シンプルで見やすい進歩管理ツールです。ToDoリストや進行中などのマークが付けられ、タスクをきれいに管理できます。ChatworrkやSlackとも連携が可能で、使用するのが初めての方でも簡単に操作できると人気のツールになっています。

Jooto

 

まとめ

仕事の進め方は業務の振り返りが大切で、仕事を効率よく進めるためには、計画と準備、実践とフォローが大事です。

  1. 仕事の流れを知る
  2. 段取りをする
  3. 仕事を実践する
  4. 自分の仕事を振り返る

この基本の流れを繰り返しながら経験を積み、不足している知識や資料などをプラスしながらレベルアップを図ります。仕事の進め方に大きな変化を起こすことは難しいでしょう。

しかし日々の業務を振り返り改善方法を追及していくことで、どうすれば効率化できるのか、ケースによって変化する進め方にも対応できるように成長できます。

 

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