シチュエーション毎に解説!挨拶メールの例文・テンプレートまとめ

挨拶メールを送る際、一から文章を考えて作るのは骨の折れる作業。季節ごとの挨拶も行うなら、その量はなかなかのものになるでしょう。そんな挨拶メールの定型文を複数パターンに分けてご紹介。ぜひ、実務で使うメールの参考にしてみてください。

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メールで挨拶をしなけらばならないとき、どういった文章で送ればいいのか悩む方も多いのではないでしょうか?きちんとした挨拶メールを送ることができれば、それだけで高評価につながることも少なくありません。

ここでは、様々なビジネスシーンで役立つ挨拶メールの例文をいくつか紹介していきます。

 

なお、本記事は、TechAcademyキャリアのコンサルタント監修のもとに執筆しています。

 

初めてのやり取りの場合

初めてやり取りする場合を例文を紹介します。

既存の得意先より紹介を受けた新規顧客に対し、初めての挨拶を兼ねてアポイントメントを取るためにメールを送信することを想定しています。

○○株式会社 マーケティング部 課長
○○ ○○様

初めてご連絡をさせていただきます。

□□株式会社 システム開発部の□□と申します。

××株式会社の××様より紹介を受け、この度ご連絡いたしました。
××様より、弊社で取り扱っておりますシステムにつきまして、
○○様が導入をご検討されているとお伺いしております。

もしよろしければ、貴社のご状況をお伺いした上で、
サービスの詳細や導入のメリットなどをご説明する機会を頂戴できればと考えております。

お手数おかけして申し訳ございませんが、
ご都合の良い日時を2、3ご教示いただければ幸いにございます。

これを機会に、末永くお付き合い頂きますようお願い申し上げます。

 

2回目以降のやり取りの場合

2回目以降のやり取りの場合を想定して、取引先に対して人事異動を知らせる挨拶メールの例文を紹介します。

○○株式会社
営業部 ○○様

平素は格別のお引立てを賜り厚く御礼申し上げます。

株式会社□□・営業部の□□です。
この度、△△株式会社との合併に伴い、営業部から新規事業開発部に異動になりました。

新しい部署におきましても、これまで以上に努力してまいる所存ですので、今後ともご指導・ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

また、電話番号が変更しておりますため、修正変更をお願いできますと幸いでございます。
お手数ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

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各季節ごとの挨拶例文

各季節ごとの挨拶例文として、仕事でおつきあいのある相手に送る残暑見舞いメールの例文です。社外の人宛てに送信することを想定しています。

「残暑見舞い」

○○株式会社
○ ○○様

残暑お見舞い申し上げます。
平素は格別のお引立てを賜り厚く御礼申し上げます。

先日は、弊社のサービスをご利用頂きましてありがとうございました。
その後、△△の方はいかがでしたしょうか?
何かご不明な点がございましたら、いつでもお問い合わせ下さい。

暑さはまだしばらくは続くようです。
○様におかれましてもどうかご自愛下さい。

冒頭の「残暑お見舞い申し上げます」と文末の「暑さはしばらく続くようです」といった時候の挨拶部分をその時期に応じたものに変更することで、残暑見舞いに限らず、季節に合ったメールとして使うことができます。

 

年末年始の挨拶例文

年末年始の挨拶例文として社外の人宛に送信することを想定した例文を紹介します。

年末の挨拶

○○株式会社
○○ ○○様

いつも大変お世話になっております。

株式会社○○の△△です。

今年も残すところあと僅かとなり、何かとご多忙の日々を送られていることと存じます。
貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
それとともに、今年一年大変お世話になり、厚くお礼を申し上げます。

尚、弊社の年末年始の休業期間は下記の通りになります。
<年末年始休業期間>:12月○○日(△)~1月○日(△)まで
<年始営業開始日>:1月○日(△)の□□:□□(※時間)より

期間中は何かとご迷惑をおかけすることになりますが、何卒宜しくお願い致します。
○○会社から来年も相変わらぬご愛顧を頂けますようお願い申し上げて、
年末のご挨拶とさせて頂きます。

どうぞ良いお年をお迎えくださいませ。

 

年頭の挨拶

○○株式会社
○○ ○○様
謹んで新年のお慶びを申し上げます。

旧年中はひとかたならぬご愛顧を賜りまして、厚く御礼申し上げます。
本年も社員一同、貴社の皆様のお役に立てるよう最大限の努力をさせていただく所存ですので、
何とぞ変わらぬのご愛顧を賜わりますよう、お願い申し上げます。

尚、弊社は1月4日より平常通り営業いたしております。
何か有りましたら遠慮なくご連絡下さい。

メールにて恐縮ではございますが、新年のご挨拶とさせて頂きます。
皆様のご健勝と貴社の益々のご発展を心よりお祈り致します。

本年もどうぞ宜しくお願い申し上げます。

 

まとめ

ビジネスメールといえば、報告や連絡の手段として使うことが多いものです。

その中には、初めての方に対しての挨拶メールや、今までおつきあいのある方に対しても、さまざまな理由で挨拶メールを送る場面もないとは言い切れません。

いざ、挨拶メールを送らなければいけないときに、どういった内容でメールを作成すればよいのか迷ってしまうのは仕方のないことです。

ここで紹介した例文を参考に、シーンに応じた適切な挨拶メールを作成できるように勉強しておくことが大切です。

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