返信するべき!?営業メールの役割と返信する際の書き方

取引先が広がるにつれ、増えてくる営業メール。様々な提案は自社に有効なものもあれば、不要な提案をあるはずです。そんな、営業メールの返信すべきか否か、文章はどうすべきかなど、疑問を解決する情報を紹介。ふと迷った時の参考にしてみてください。

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今回は返信すべきか悩むことも多い営業メールの対処法について紹介します。

返信をしないと、相手に失礼なケースもある営業メール。営業メールとはなにか?返信するケースと、返信をしないケースは?など、しっかりと理解し、営業メールに対応してください。

この記事を読んでいただければ、上手に営業メールに対処できるようになりますので、ぜひ参考にしてください。

 

なお、本記事は、TechAcademyキャリアのコンサルタント監修のもとに執筆しています。

 

営業メールとは

営業メールとは、取引先の営業担当者などから送られてくる、新商品や新サービスの案内メールのことを指します。

社会人としての経験を積むと、必然的に社外の営業担当者の知り合いが増加しますので、営業メールを受信する頻度も多くなってきます。中には興味の持てる商品やサービスの紹介があるかもしれませんが、そうではない営業メールが多いのも事実です。

これらの営業メールには返信を行うケースと、返信を行わなくてもいいケースがあります。それぞれの違いを見ていきましょう。

 

営業メールには返信するべきか

過去に取引を行ったことがある営業担当者からのメールに対しては、形式だけでも返信を行うべきです。今後も取引をする可能性がありますし、日ごろから返信を行った方が後の取引がスムーズに進む可能性が高くなります。

また、面識のない営業担当者でも、取引先会社の営業担当者であれば、返信する方が無難です。

しかし、まったく知らない会社からのメールであれば、その限りではありません。今後、取引の可能性があるのであれば別ですが、基本的に返信の必要はありません。もちろん、会社の役に立つサービスの提案などであれば、返信を行うことも大切です。

続いて、実際に営業メールを送る際の構成と例文を紹介します。

 

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返信する場合の構成と例文

営業メールの内容を導入する場合は、その旨を伝えるだけですので、今回は、難しい断りの文句を紹介します。基本的な構成は、他のビジネスメールと同じです。名乗り、挨拶、要件、結びの挨拶で構成をするようにしましょう。

なるべく簡潔なメールにすることも大切です。また、断るべきか、自分で判断できない場合は必ず社内で確認することが大切です。

〇〇株式会社 △△様
お世話になっております。
株式会社□□の〇〇です。

ご連絡いただきありがとうございます。
ご提案いただきましたサービスは非常に興味深いものでしたが、
現在のところ、サービスの導入は難しい状況でございます。

せっかくのご提案ではございますが、事情ご拝察のうえご了承ください。

今後の貴社の発展をお祈りしております。
取り急ぎご返信申し上げます。

株式会社□□ 〇〇

 

まとめ

今回は社外営業担当者からの営業メールについて紹介しました。

過去に取引があったり、お世話になった営業からのメールに関しては、基本的に返信を行った方が良いでしょう。

返信メールを送る際は感謝の気持ちを伝えるとともに、しっかりと断ることも大切なポイントになります。営業メールの返信にお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

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