【人事部必見】効果的に予算消化できる7つの方法と注意点

人事予算を消化したいと考える一方、どのような用途に利用すればよいか分からない方や、複数の選択肢を検討したい方もいるのではないでしょうか。余った予算を有効活用することで、企業の事業成長や人材育成、社内環境への投資につながります。

この記事では、人事部担当者向けに効果的な7つの予算消化方法と注意点を解説します。予算消化に向けて情報を集めている方はぜひ参考にしてみてください。

目次

• 予算消化とは？
• 予算はこうやって使いきる！オススメの予算消化方法3選
• その他ケース別7つの消化方法
• 予算を消化する際の注意点
• まとめ

 

予算消化とは？

予算消化とは、事前に決められた予算を会計上の年度内に使い切ることです。前年度の実績をもとに研修費用として割り当てられた予算を消化することが望ましいと考えられますが、なぜ使い切る必要があるのか理解していない方もいるかもしれません。ここでは、余った予算を消化する意味と消化するタイミングについて解説します。

予算消化はなぜ必要なのか

余った予算は会社の利益として計上されるのが通例です。予算が余ると「この予算は必要ない」「減額しても問題ない」と見なされて、翌年度の予算編成時に前年度よりも削減される恐れがあります。また、予算を最適な形で使い切らないと、コスト管理に問題があると判断されるでしょう。チームや管理者の人事評価が下がる原因にもなるため、注意が必要です。

ただし、意図が分からない予算消化は、トラブルに発展することが考えられます。予算は必要な経費として割り当てられており、無為に使い切るのは得策とはいえません。事業の拡大や人材の育成、社内環境の整備といった目的につながる予算の使い方がおすすめです。

予算消化のタイミングは？

企業の決算時期が3月の場合、予算消化はその直前の1月〜3月が適切なタイミングです。決算の時期は企業によって異なり、9月や12月の場合もあるため注意しましょう。

また、年度内に予算消化するには、納品書の日付が年度内でなければなりません。決算が同時期の他企業も同じタイミングで予算消化の動きを見せるため、通常よりも発注から納品まで時間がかかる場合があります。手続きは事前に余裕を持って進めてください。

 

予算はこうやって使いきる！オススメの予算消化方法3選

予算を使い切る重要性を理解しても、具体的な手段で迷う場合があるかもしれません。どのような手法があるのか、事前にチェックしましょう。ここでは、人材育成、クリエイティブ系コンテンツ、設備投資の3つの観点から予算消化の方法について解説します。

人材育成に投資

まずは、人材育成に予算を消化する方法があります。人材への投資は最も有益な予算の活用方法のひとつです。有益である主な理由は、高度なスキルを持ち経験が豊富な優れた人材の確保は容易ではないためです。

自社で学びの機会を設けたり研修を取り入れたり、人材育成に注力する企業が増えています。人材を育てることは生産性向上に直結するだけではなく事業拡大や企業成長につながるため、高い費用対効果が期待できます。社員の育成につながる研修や活動があれば、積極的に取り組んでみてはいかがでしょうか。

例えば、ITリテラシー向上を狙ったセキュリティ研修が挙げられます。社内の機密情報を外部に漏らさないためにも、社員全員で理解を深める機会を作りましょう。マネジメントやディレクションを担える社員を育てるための研修の実施もおすすめです。スキルアップだけではなく、リーダーとしての意識改革のきっかけにもなります。

クリエイティブ系コンテンツ

自社のPRにつながるクリエイティブ系コンテンツを制作することで、来期以降のマーケティング活動にも役立ちます。主な施策は以下の通りです。

• バナー広告の制作
• Webページ制作
• サイトリニューアル
• 記事コンテンツ制作
• ホワイトペーパー制作

ひとつのコンテンツを数万円ほどで制作できるものが多く、少額から試してみたい企業や、少ない予算を使い切りたい企業におすすめです。自社メディアを育てることや見込み客（リード）の獲得のきっかけになるため、選択肢として検討してもよいでしょう。

設備投資

設備投資に予算を充てるのも方法のひとつです。社内で不足している物品や必要なツールの購入費用は経費として計上できるため、有効な予算消化方法といえるでしょう。具体的な備品やツールは以下の通りです。

• オフィスのデスクやロッカー、ホワイトボード
• パソコンやモニター、管理ツール
• 社内共用の空気清浄機や掃除機

故障している備品を修理・交換するのも予算消化におすすめです。来期以降も生産性の高い業務を実現するため、余った予算で労働環境を整えるとよいでしょう。

 

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その他ケース別7つの消化方法

余った予算は、有益な方法で使い切るのが得策です。予算が大幅に残っている場合でも残りが少額の場合でも消化する方法はあるため、事業拡大や人材教育・社内リソースの最適化、集客力につながるものに割り当てましょう。ここでは、ケース別に予算を消化する方法を7つ紹介します。

1.マーケティング

マーケティング活動として、Web広告費を増額するのもひとつの方法です。SNSアカウントを運用している企業の場合、広告を活用すれば企業の認知度向上を狙えます。特定の地域やユーザーに絞ってPRすれば、来期以降の売り上げ増につながるでしょう。SEO対策の強化もおすすめです。

自社サイトやサービスサイト、商品販売ページのデザインが古いトレンドのままの場合や、使われている写真の品質が高くない場合はリニューアルも検討してください。新しい製品やサービスの発表を検討している企業は、プレスリリースに予算を割くのもよいでしょう。報道機関に向けて企業の活動を告知するため、オンライン広告同様、企業のプロモーションになります。短期的に成果が見えやすいのもメリットです。

2.ノベルティグッズの製作

ノベルティとは、企業のイメージ向上や商品のプロモーションを狙い、企業名やロゴなどがプリントされたグッズを指します。中でも、時代に合ったエコバッグやモバイルチャージャー、実用的な文房具といったグッズが人気です。

比較的低コストで認知拡大や新規顧客の獲得が期待できます。自社の商品・サービスに合ったグッズや日常的に使いやすいグッズを製作して、イベントなどで配布することで企業の宣伝活動につなげましょう。

3.名刺作成

オンライン化が進んでいる現代でも、名刺はビジネスシーンで欠かせない存在のひとつです。いずれは必要となる消耗品で、予算消化に向いています。

予算を使い切るために、普段より上質な紙にしたりデザインを変えてみたりするのもおすすめです。名刺は企業の印象につながるため、特にIT系や制作会社などは凝った名刺にすることを検討してください。企業のイメージチェンジになり、取引先にも印象が残るでしょう。

4.採用サイトの見直し

採用サイトのリニューアルは、特に人事部門の予算消化に適した方法です。まずは、サイト内に古い情報がないか見直すことから始めましょう。

適切な求人内容を掲載することは、企業と応募者のミスマッチを防ぐ効果が期待でき、採用コストの削減というメリットになります。採用計画に合わせてサイトの内容を刷新することで、来期以降の採用活動で自社が求める人材を獲得することにもつながるでしょう。

6.販促物の刷り直し

ポスターやチラシの刷り直しに予算を使う方法もあります。ポスターやチラシは、定期的な情報更新が必要な宣伝媒体です。長期間掲載されている販促物があれば、内容を確認し予算消化のタイミングでリニューアルしましょう。

掲載情報に問題がなくてもデザインや文字のフォントを変更するだけで、顧客の反応が変わる可能性もあります。時代に即したデザインを採用して、来期以降の集客力強化を狙いましょう。

6.広告宣伝

広告宣言費に予算を当てる選択肢もあります。特に年度末の3月〜4月は人々の生活環境が変わる節目となり、引っ越しや子どもの入学・卒業、入社といったライフイベントで商業施設を利用する人が増えます。

購買活動が活発なそのタイミングで広告を打てば、自然と企業や商品に対する認知度も高まり、集客力の強化や購買意欲向上も期待できます。

7.先行設備投資

設備に先行投資するのもひとつの方法です。例えば、営業を担当している部署の場合、対面での商談中に電話がかかってくるケースも少なくないでしょう。チャットボットを導入すれば、顧客から寄せられる質問や要望に自動で回答し振り分けるため、業務の効率化が実現します。

業務を効率化するツールをはじめとした設備に投資することで、来期以降の生産性の向上につながるでしょう。

 

予算を消化する際の注意点

余った人事予算を有効活用する際は、事前にいくつか知っておきたい注意点があります。納期や残りの予算を正確に把握し、適切に対処する必要があります。ここでは、予算消化で注意したいことと併せて、予算を有益に消化するポイントを紹介します。

来期に役立つものに投資しよう

残った予算を慌てて消化して、リターンの少ない施策に予算を回すことは避けたいものです。
そこで、予算の有効な活用方法として『人材育成への投資』をお勧めします。
例えば開発会社様の場合「未経験エンジニアの育成」としての活用を検討するのはいかがでしょうか。
経験者採用が難しくなり、採用コストが高騰している今、費用を抑えて未経験者を採用し、育成の機会を整えることでエンジニアの確保と人事予算の効率化を実現できます。

その他にも、社内業務効率化につながるツールの開発や新規顧客獲得に向けたキャラクターグッズの作成が挙げられます。組織運営がスムーズに進行する使い道を見つけて、最適な予算消化方法を模索しましょう。

納期

納期を忘れずにチェックしましょう。納品日を確認せずにグッズや名刺を作成すると、タイミング次第では翌年度の経費として計上される恐れがあるためです。

3月末を決算とする企業の場合、3月上旬に発注した物品が4月に納品されると、納品日は翌年度の4月で年度内の経費として計上できません。予算消化を目的とするのであれば、事前に納期を確認する、ギリギリの発注は避ける、ネットで処理が完結する業者を選ぶといった点を心掛けましょう。

事前に余っている予算を把握しておく

予算がいくら余っているか、事前に確認してください。使える予算を把握すれば何にどれだけの費用をかけられるか検討できるため、年度末までに予算の消化計画を立てましょう。

特に年度末は通常業務が忙しくなるタイミングです。同時期に予算の消化計画を立て、予算消化の活動を進めることは通常業務を圧迫しかねません。前って予算の消化計画を立てることで、年度末が近付いても慌てることなく業務に集中できるでしょう。

 

まとめ

研修予算を使い切らないと、翌年度の予算を減らされたり管理者の評価が下がったりする恐れがあります。余った予算を有益に使うには以下のような方法があります。

• 人材育成
• マーケティング
• ノベルティグッズの製作
• 名刺作成
• 採用サイトの見直し
• 販促物の刷り直し
• 広告宣伝
• 先行設備投資

余った予算を人材育成や事業成長のために投資することで、有益な使い方ができます。来期以降につながる形で予算を使い切りましょう。