研修のスケジュールを立てるメリットやポイント、立て方を解説！3つの実例も
「研修のスケジュール表を作る際のポイントが知りたい」「どうして研修スケジュールは必要なの？」とお悩みの人はいませんか。本記事では、研修スケジュールを立てるメリットや意識したいポイント、3つの実例を併せて紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
研修スケジュールを効率よく立てることは、研修を効率よく進めるために重要です。スケジュールがしっかり組まれていると、研修中にテキパキ動けます。
しかし、初めて研修スケジュールを組む人は「どうすればよい研修スケジュールになるのかな？」と悩んでしまうことでしょう。
そこで、本記事では研修スケジュールをしっかり立てておくメリットや作成する際のポイントを紹介し、最後に3つの実例をご紹介します。
目次
研修のスケジュールを立てるメリット
研修スケジュールをしっかりと立てることには、大きく分けて3つのメリットがあります。それは、企業側だけでなく研修参加者にも共通するメリットです。そのメリットを理解すると、参加者全員が動きやすい研修スケジュールを立てられます。
ここでは、3つのメリットについて詳しくご紹介します。
研修の効率化
研修スケジュールを立てるメリットは、研修の効率化を図れることです。あらかじめ研修スケジュールを立てておくことで「どこに誰がいるのか」「誰が何をしているのか」など、研修参加者や新人社員の業務内容や居場所を把握できるため、連携力が強化されます。
連携力が強化されていけば、研修参加者や新人社員が効率よく研修を進められます。
研修者と新人社員の認識共有
研修スケジュールを立てる2つめのメリットは、研修を実施する研修者と新人社員の認識を共有させられる点です。
研修はある程度の期間が必要となるので、研修者から口頭だけでスケジュールを伝えても認識の違いが生じる可能性もあります。
お互いの認識が共有できていれば、研修自体もスムーズに進められますし、結果的に研修で得られる成果も高くなります。
目標とゴールの明確化
研修スケジュールを立てる3つめのメリットは目標とゴールを明確化させられる点です。
研修へ参加する新人社員に対し、研修の目標とゴールを明確化させることで、新入社員の仕事に対するモチベーション維持に繋がります。
また、目標とゴールを設定しておけば「どの計画から着手すべきか」「自社が目指す人材について」イメージしやすくなります。
研修のスケジュールを立てるポイント
次は、実際に研修スケジュールを立てる際、意識したいポイントについて解説します。
ポイントを意識して研修スケジュールを立てると、研修の効率化や高い成果を得られます。初めて研修スケジュールを組み立てることになった人は、ぜひ3つのポイントをおさえてスケジュールを組み立ててください。
誰に対するスケジュールなのかを明確にする
研修スケジュールを立てる際、まず意識したいのは「誰に対して立てる研修スケジュールなのか」という点です。
例えば、新人社員の研修内容と中堅・幹部社員の研修内容では大幅に内容が異なります。この点を踏まえると、それぞれの階層に求められるスキルや能力を高めるために必要な研修内容を考えられます。
研修目的や目標、ゴールをしっかりと設定する
研修スケジュールは、研修目的とゴール設定を明確にすることも大切です。
新人社員研修の場合、まずは会社のコンプライアンスから学ぶのか、またはビジネスマナーから学ぶのか、など目的を決めておけば「それではこの研修を行えばよい」と研修内容を明確化させられます。
また、ゴール設定を明確にしておけば、研修参加者のモチベーション維持にも繋がります。
適切な期間を設定する
研修参加者の離脱率が高い研修でよくあるのが「研修内容に対して適切な期間が設定されていないこと」です。
期間が短すぎれば、研修参加者が内容についていけず、離脱する原因に繋がります。
一方、期間が長すぎればモチベーションの低下に繋がるので、研修スケジュールは研修内容に対して適切な期間を設定することも意識してください。
実際に研修スケジュールを立ててみよう
次は、実際に段階を追って研修スケジュールを立ててみます。研修スケジュールを立てる際は、まず6つのステップを意識しましょう。
初めて研修スケジュールを立てる人でも、このステップ通りに進めていけば作成できるようになりますので、ぜひ参考にしてみてください。研修スケジュール設計に使えるおすすめのツールも後述しますので、併せてご確認ください。
研修予算の確定
研修を行うには予算の確保が必須です。企業の事業計画や、以前の研修で必要となった費用を参考に予算を決定します。
また、人材を育成するために行われる研修の場合、既定の要件を満たせば「人材開発支援助成金」や「キャリアアップ助成金」の対象になる可能性があります。
事前に要件へ該当するかをチェックしておくとよいでしょう。
研修の目的や内容、目標を設定
研修予算が確定したら、次は研修内容と実施方法について考えます。研修内容を決める際は、どの階層へ行うのかを決めた後、現場社員へのヒアリングや、企業が抱えている課題を踏まえて、研修対象となる社員に身に付けてもらいたいスキルや知識を考えます。
また、研修の実施方法としては社外研修または社内研修の2つです。どちらの方法で実施するかは、研修予算と相談して決めていきます。
研修を外部に委託するか、内部で行うかを決める
次は、研修の要となる講師についてです。講師の依頼方法としては「社内」「社外」の2つの方法があります。
社内で蓄積されたノウハウや知識、社内業務やルールについて研修を行いたい場合は、社内から講師を選ぶとよいでしょう。
一方、社内にはないノウハウや専門的な知識やトレンドなどを取り入れたい場合は社外講師となります。社外講師は金銭面が問題になる場合や、研修のカスタマイズに対応していない場合もあるのでそこまで確認しましょう。
研修に関わる人物のスケジューリングを行う
研修内容やスタッフについて決まったら、次はそれぞれのスタッフに対して研修予定を告知し、スケジュールを調整する作業が始まります。
このとき、できるだけ大勢の人が研修へ参加しやすくなるように、企業の繁忙期はなるべく避けたほうがよいでしょう。
また外部へ講師を依頼する場合、講師のスケジュールも考慮して事前に研修予定を告知しておきます。
休憩時間を設定。理想は1時間〜1時間半ごとに20分前後
研修内容で忘れてはならないものとして「休憩時間」があります。休憩時間が少なくても長すぎても、研修参加者のモチベーションや集中力低下に繋がってしまいます。休憩時間の理想としては1時間〜1時間半の研修ごとに20分間の休憩です。
また、研修で移動や着替えが必要となる場合は、その点も考慮して臨機応変に休憩を設定する必要があります。
研修最後に振り返りの時間を設定
研修最後の振り返りは、研修参加者と企業側、どちらにもとても大切です。研修参加者の場合、長期間で一気に膨大な知識を吸収するので、学んだことを定着させるために振り返りが必要になります。
企業側の場合、研修を行って「研修成果」や「研修効果」を把握するために振り返りを行うことで、今後の研修改善に繋げられます。振り返りの方法としてはアンケートやインタビューがおすすめです。
研修スケジュールを作成するときにおすすめのツール
研修スケジュールを実際に作成する際、おすすめのツールは「Excel」や「Googleスプレッドシート」が挙げられます。
どちらも、ガントチャートと呼ばれるフォーマットがあり、項目を編集するだけでさまざまな研修に応用できます。
この他にも、後述する無料でスケジュール表のテンプレートを提供しているサイトの利用もおすすめです。
新入社員研修の研修スケジュール実例
次は実際に、新入社員の研修スケジュール実例を3つご紹介します。新入社員の研修スケジュールを立てる際、まず優先すべき研修内容は「自社や業界について学ぶこと」です。
この他にも、先ほどご紹介した休憩時間や振り返りの時間、研修はどのような形式で行われたのかも併せて記載しましょう。
新入社員の研修スケジュール実例①
- 日程：1日目
- 会場：社内会議室
| 時間 | 内容 | 担当 | 形式 |
| 9時30分～12時 | 自社と業界の理解を深める | 〇〇 | 講義 |
| 12時～13時 | 昼休憩 | × | × |
| 13時～14時 | 就業規則 | 〇〇 | 講義 |
| 14時20分～15時20分 | 社内設備・仕様 | 〇〇 | 講義 |
| 15時30分～17時 | 実務の進め方と振り返り | 〇〇 | 講義 |
新入社員の研修スケジュール実例②
- 日程：〇月〇日～〇月〇日
- 会場：社内会議室
| 研修内容 | 研修タイトル | 研修形式 | 研修開始日 |
| 社会人基礎 |
|
社内研修 | 〇月〇日 |
| ビジネススキル |
|
社内研修 | 〇月〇日 |
| 業務スキル |
|
社内研修 | 〇月〇日 |
| 振り返り | 研修振り返り | 社内研修 | 〇月〇日 |
新入社員の研修スケジュール実例③
- 日程：1日目
- 会場：社内会議室
| 時間 | 研修内容 | 研修形式 | 担当 |
| 9時～11時30分 |
|
社内研修 | 〇〇 |
| 12時30分～13時30分 |
|
社内研修 | 〇〇 |
| 13時50分～14時50分 |
|
社内研修 | 〇〇 |
| 15時10分～16時45分 | 研修振り返り | 社内研修 | 〇〇 |
研修スケジュールのテンプレート3選
最後に、本記事でおすすめのツールとしてご紹介した「Excel」「Googleスプレッドシート」での研修スケジュールテンプレートを紹介します。
また、テンプレートをそのままダウンロードできるサイトを併せてご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
Excel
Excelで研修スケジュール表を作成する場合、ガントチャートと呼ばれるフォーマットを応用します。実際の記入例は以下の通りです。
- 日付：研修実施日時(年月日)
- 開始時刻：研修開始時間
- 終了時刻：研修終了時刻
- 研修内容：どのような内容だったかを箇条書きなどで簡潔に記載する
- 資料や準備品：資料や準備品について記載する
- コメント：研修に関するコメントを記載
- 備考欄
テンプレートの中でも最もシンプルなので、初めての人でも作成しやすい点が魅力です。ある程度慣れたらA4用紙を横にして、研修内容を午前、午後でわけると見やすさがアップします。
Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートの場合もExcelと同様、ガントチャートを応用して作成します。ガントチャートはGoogleスプレッドシートを開いた右上にある「テンプレートギャラリー」の中にありますので、一度ご自身が使用しているGoogleスプレッドシートをチェックしてみてください。
- 日付：研修実施日時(年月日)
- 開始時刻：研修開始時間
- 終了時刻：研修終了時刻
- 研修内容：どのような内容だったかを箇条書きなどで簡潔に記載する
- 資料や準備品：資料や準備品について記載する
- コメント：研修に関するコメントを記載
- 備考欄
Googleスプレッドシートは、開始日を設定するだけでカレンダーができたり、担当者を設定すると色分けができたりなど、Excelよりも見やすさをアップさせることができます。
経費削減委員会
経費削減実行委員会は、ビジネス書式のテンプレートをすべて無料でダウンロードできるサイトです。
研修スケジュール表のテンプレートはもちろん、業務報告書のテンプレートや予算シートなどさまざまなテンプレートをダウンロードできます。
また、経費削減委員会で研修スケジュール表を作成することにより、社内の使用電力削減、ミスプリントの削減にも繋がります。
まとめ
今回は、研修スケジュールに関してメリットや組み立てる際に意識したい3つのポイントを紹介しました。
研修スケジュールがあると、研修参加者が動きやすくなり、研修の効率化や可視化ができます。これから研修スケジュールを立てようと考えている企業の人は、ぜひ本記事を参考に効果的な研修スケジュール表を作成してみてくださいね。
また、無料で研修スケジュール表のテンプレートをダウンロードし、そのまま使用できるサイトもありますので、ぜひご利用ください。
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