新人教育にチェックシートが効果的な理由・導入のメリットと作成方法
新人教育の懸念点を払拭するための必須ツールとなるのが、達成目標や育成スケジュールを落とし込んだチェックシートです。新人・企業側両方にとってメリットがあるチェックシートの魅力を知り、新人教育を成功に導きましょう。
「新人教育を実施しているけど、なかなか効果が上がりにくい」と感じている企業の担当者も多いでしょう。新人教育の懸念点を払拭するための必須ツールとなるのが、達成目標や育成スケジュールを落とし込んだ「チェックシート」です。
新人教育のチェックシートを導入する意味や作成方法を理解することで、自社が目指す新人教育を実施できます。新人・企業側両方にとってさまざまなメリットがあるチェックシートの魅力を知り、新人教育を成功に導きましょう。この記事では、新人教育のチェックシートの役割や作成方法などをご紹介します。
目次
新人教育の基本を確認
チェックシートは新人教育を成功に導くための重要なツールです。その理由を理解するために、まずは新人教育の目的やゴール、目標設定の重要性や問題点を見ていきましょう。ここでは、チェックシート活用の必要性を把握するために、新人教育の基本を確認していきます。
新人教育の目的やゴール
新人教育を実施するに当たっては、教育計画の目的やゴールを明確化することが重要です。新卒人材に対する新人教育であれば、「社会人として必要なマインド・スキルを身に付けさせ、早期戦力化する」といった目的・ゴールが考えられます。
このゴールに至るまでの教育課程には、自社のミッション・ビジョン・バリューなどの理解、ビジネスマナーやコンプライアンスなどの知識・スキルの習得が必要です。目的やゴールから逆算することで、自社の一員としてのマインドセットや配属先の実務をこなせるスキルセットを、漏れなく拾い出しやすくなります。
新人教育で重要な目標設定
新人教育では早期戦力化を求めるあまりインプット重視の詰め込み型教育になるケースも珍しくありません。「何を教えるか」を重視すると、新人が現場配属後にイメージと現実のギャップを感じて、モチベーション低下や早期退職につながる恐れもあります。
そこで「組織社会化」を重視した目標設定が大切です。組織社会化とは、新人が組織の一員として適応していくプロセスを指します。基礎的なビジネススキルや実務に必要なスキルに関しても、教育の結果「どうなれば良いか」を重視して目標設定することが大切です。
新人教育における問題点
社内人材が担当することも多い新人教育ですが、同じプログラムを実施するにしても担当者によって教え方が異なります。教育担当者は自社の事業を知り尽くしたベテラン社員だとしても、基本的に教育のプロではありません。コア業務と並行して担当するため、各新人の学習達成度も詳細に把握しにくく、教育の質が均一にならないのは問題です。
教育担当者側は「当然これくらいは分かる」と思っていることでも、新人は一度では覚えられないことも多いでしょう。結果的に複数回同じ内容を教える必要が出るなど、効率的な新人教育の仕組み作りが難しいことも懸念点です。
新人教育にチェックシートが効果的な理由と導入のメリット
新人教育の懸念点を払拭するための必須ツールとなるのがチェックシートです。教育分野ごとに達成レベルを数値化したチェックシートを用い、教育課程中に新人が自己評価することで、新人・企業両方が以下のようにさまざまなメリットを享受できます。
新人の現状と目標を把握できる
新人は教育課程でさまざまな知識・スキルを学びますが、チェックシートは新人自身が現状と目標を把握するために効果的です。目標設定を落とし込んだチェックシートを参照することで、自身の達成度を企業の意図に適った指標で客観的に分析でき、「いま自身がどの段階にいて、どこに向かって努力すべきか」を各自が判断できるようになります。
学習達成度を客観的に振り返る機会を与えるという意味で、チェックシートは重要なツールです。
教育担当者が状況把握できる
チェックシートは教育担当者が新人の状況を把握するのにも役立ちます。社内で新人教育を実施するときの教育担当者は、各々のコア業務と並行して新人教育を進めるため、各新人が「何をどこまでできるようになったか」を詳細に把握するのは困難です。新人自身が記入したチェックシートを教育担当者と共有することで、手間をかけずに学習達成度を把握できるようになります。
ただしチェックシートは新人による自己評価であるため、その点に注意すれば「自己評価と達成目標のズレを把握するためのツール」としても活用できます。
教える内容の漏れを無くせる
チェックシートは新人教育で指導する内容の抜け漏れを防ぐことにも効果的です。新人教育は、教育課程を修了することがゴールではありません。現場配属までに新人を想定した人材に育成できていることが重要です。
そこで事前に現場の人材ニーズをヒアリングし、経営層や人事部門の人材育成計画とすり合わせ、チェックシート作成の指針とします。「現場配属までに教えておいてほしい内容」を踏まえてチェックシートを作成することで、教育担当者が現場の人材ニーズを踏まえて指導しやすくなります。
新人教育の効率化を図れる
チェックシートを教育担当者間で共有することによって、新人教育の効率化を図れるのもメリットです。教育担当者によって新人教育計画の理解度や教え方などが異なり、教育の質に差が出やすいことがあります。
チェックシートを指導の指針とすることで、各教育担当者が重点的にアプローチすべき内容を随時把握できます。これにより「教育担当者によって方向性が違う」「似たような内容を繰り返し教えられた」といったミスを排除しやすくなり、教育課程全体を通して一貫性のある指導が可能です。
企業の理念やルールへの理解が深まる
チェックシートの活用方法によっては、企業の理念やルールへの理解を深めやすいこともメリットです。企業の理念やルールといった項目をチェックシートに設けることで、新人の組織社会化を促すと共に、理解度を測ることが可能です。
また「○○を意識して△△を考えられる」といった形で、業務への取り組み方やコミュニケーションの方向性などのチェックリストに、企業の理念やルールを反映することもできます。
モチベーションアップにつながる
チェックシートは新人のモチベーションアップにも効果的です。意味や意義を見出せないことに対し、前向きに取り組める人は多くありません。「何のために学ぶのか分からない」「何をすれば評価されるのか分からない」というのはありがちな悩みです。
チェックシートで達成目標が分かりやすく言語化・数値化されていることで、成長すべき方向性をイメージして教育課程に向き合いやすくなり、「○○ができるようになった」という達成感も得られやすくなります。
教育担当者が適切にフィードバックできる
新人に対してフィードバックをするときにも、チェックシートは役に立ちます。新人教育は「先生と生徒」のように役割が明確化された一方通行な教育になりがちで、各新人のフォローにまで目を向けられない教育担当者も多いです。
チェックシートがあることで、誰にどのようなアプローチをすべきかを個別に考えやすくなり、かけるべき言葉のヒントが得られます。得意・苦手分野などの特性も見えやすくなるため、配属先の検討にも役立ちます。
新人教育のチェックシートを作成する方法
新人教育のチェックシートは、以下の手順で作成・改善します。
- 自社が求める能力を細分化して整理する
- 業務難易度や重要度を整理する
- 育成スケジュールに合わせたチェックシートを作成する
- 定期的にチェックシートを見直す
それぞれのプロセスの概要やポイントを見ていきましょう。
1.自社が求める能力を細分化して整理する
チェックシートを作成するに当たって、まずは自社が求める能力を細分化して整理する必要があります。新人教育の目標設定に合わせ、以下のようなカテゴリで必要なスキルを洗い出しましょう。
- 全ての新人に共通するビジネススキル
- 職種によって異なる実務スキル
- 経営幹部などのキャリアパスを想定したマネジメントスキル
これらのスキルの中にも、守るべきルールなのか、価値創出につながるプラスアルファの特性なのかといった違いがあります。カテゴリ別・階層別に細分化し、求めるスキルセットやマインドセットを分解・整理しましょう。
2.業務難易度や重要度を整理する
求めるスキルセットやマインドセットを分解・整理したら、優先順位付けをします。各スキルの習得難易度や重要度を整理し、重点的にアプローチすべき内容や、いつまでに習得すべきかを明確化しましょう。
例えば、各スキルの達成目標を3段階程度のレベルに分け、どの時点でどのレベルに達しているべきかを整理します。具体的には、「新人教育開始から○週間でレベル1達成が必須」「現場配属時にはレベル2が好ましい」「リーダー候補者は○か月後にレベル3を目指す」といった具合です。
新人が想定したタイミングで特定レベルに達するように、段階的に成長していける育成スケジュールを立てましょう。
3.育成スケジュールに合わせたチェックシートを作成する
育成スケジュールを立てたら、短期・中期・長期などのスパンで、各スキルの達成目標のレベルをチェックシートに落とし込みます。このチェックシートが、新人や教育担当者が教育課程のゴールを目指す指針です。客観的に見て、誰でも同じ意味として理解できるように言語化することが求められます。
言語化が難しい部分は、イラストや画像を用いるのも効果的です。例えば「適切な身だしなみ」という表現は主観的になりがちですが、服装や髪型などのポイントを押さえてビジュアルで表現すると、ひと目で分かりやすく認識を一致できます。
4.定期的にチェックシートを見直す
チェックシートの運用効果を高めるために、見直しや改善を定期的に行うことも大切です。初めて作成したチェックシートは、新人や教育担当者にとって分かりにくい部分があったり、現実的なレベル設定になっていなかったりすることもあるでしょう。
また、採用状況や自社の求める人物像など、何年も同じということはありません。チェックシートはPDCAサイクルを回す中で随時改善し、毎年最新のものに更新していくことが望ましいです。
チェックシート作成の参考に！新人教育のチェック項目リスト
新人教育のチェックシートは企業の目的・目標に応じてさまざまなパターンが考えられますが、基本的に必須となるのはビジネスマナーやコミュニケーション、勤務態度についてです。ここでは、基礎的なチェック項目の作成例を見ていきましょう。
ビジネスマナー「挨拶・言葉遣い・身だしなみ」
基本的なビジネスマナーとして、挨拶・言葉遣い・身だしなみのチェック項目は必須です。例えば挨拶なら、以下のような3段階のレベル設定が考えられます。
- レベル1：お辞儀・目線など基本的なポイントを押さえた挨拶ができる
- レベル2：声や表情も意識した挨拶ができる
- レベル3：相手に褒められるような挨拶ができる
言葉遣いなら謙譲語・尊敬語・丁寧語、身だしなみなら適切な服装や持ち物を、TPOに合わせて使い分けられることを難易度別に設定しましょう。
ビジネスマナー「名刺交換・電話応対・ビジネス文書」
名刺交換・電話応対・ビジネス文書のスキルも、基本的なビジネスマナーとして必須のチェック項目です。例えば名刺交換なら、以下のような3段階のレベル設定が考えられます。
- レベル1：基本的なルールを守って名刺交換ができる
- レベル2：交換した名刺を適切に管理できる
- レベル3：名刺情報をコミュニケーションなどに活用できる
電話対応ならヒアリングや担当者へのつなぎ方、ビジネス文書なら論理的・客観的・簡潔に組み立てられているかなどを、難易度別に設定しましょう。
コミュニケーション「報連相・メール・チャット」
コミュニケーション関連で必須といえるのが、報連相・メール・チャットのチェック項目です。例えば報連相なら、以下のような3段階のレベル設定が考えられます。
- レベル1：報連相の重要性を理解し、必要なタイミングで実践できる
- レベル2：報連相の抜け漏れがなく、催促されない
- レベル3：自発的に相談し、成果向上につなげられる
メールならタイトル・文面・署名・BCC/CC・確認/送信/返信タイミングなどの適切さ、チャットなら簡潔さ・対応の早さ・グループの使い分けなどを、難易度別に設定しましょう。なお、情報の性質などによるコミュニケーションツールの使い分けも重要なチェック項目です。
勤務態度「協調性・行動力・向上心・発想力」
仕事に対する取り組み方や意欲、価値創出につながるヒューマンスキルも、取り入れたいチェック項目です。組織社会化の要となる協調性については、以下のような3段階のレベル設定が考えられます。
- レベル1：他者の意見を聞き、協力して業務を推進できる
- レベル2：他の社員の模範になれる
- レベル3：同僚の指導ができる
行動力については自律的に考え行動できることやチャレンジ精神があること、向上心については自己の成長や企業・社会への貢献に対する意欲や実践について、難易度別に設定しましょう。発想力については、業務改善や価値創出につながるアイデア出しや実践を、個人レベル・部署レベル・企業レベルなどの階層別（影響力別）で行えるかどうかを設定します。
まとめ
評価体制が整っていない場合、新人教育は新人・企業両方にとって効果が見えにくいものになってしまいます。達成目標や育成スケジュールをチェックシートに落とし込み、新人・教育担当者間で共有することで、効率的かつPDCAサイクルを回しやすい新人教育の仕組み作りが可能です。
しかしチェックシートの作成経験がない企業は、作成方法に悩むことも多いでしょう。メンターサポート・評価レポート・習熟度判定テストなどの仕組みが完備された研修会社を活用すれば、新人教育の大幅な効率化が可能です。新人教育を成功に導くために、豊富な実績のある研修会社の活用も検討しましょう。
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