ChatGPTで業務効率化！具体的な活用方法9選と注意点を解説

ChatGPTを業務効率化に活用するアイデアが知りたい方も多いのではないでしょうか。ChatGPTは、ユーザーが入力したテキストや添付ファイルを基に、さまざまな情報生成を行えます。Slackなど外部ツールとのAPI連携や、カスタムGPTの運用も可能です。

この記事では、ChatGPTを業務効率化に活用する具体例と、運用中の注意点を解説します。リスクも理解した上で、自社に適用できるChatGPTの活用方法を見いだしましょう。

目次

• ChatGPTとは？
• ChatGPTを業務効率化に活用する方法9選
• ChatGPTを業務効率化に活用する際の注意点
• AI研修でこんなお悩みはありませんか？
• まとめ

 

ChatGPTとは？

ChatGPTとは、米OpenAI社が開発・提供する生成AIサービスです。2022年11月の正式リリースから、わずか2か月未満で月間アクティブユーザー数が1億人に達し、「歴史上最も急速に成長している消費者向けアプリ」として話題になりました。ChatGPTに代表される生成AIは、新たなサービスの創出やビジネス変革、さまざまな社会課題の解決に資することが期待されています。

ChatGPTは非常に汎用性の高い生成AIであり、言語モデルの改善や機能追加も続けられています。望ましい結果を得るためにプロンプト（指示・命令）を最適化する知識・スキルは求められますが、アイデア次第でさまざまな業務の効率化にも活用できます。

 

ChatGPTを業務効率化に活用する方法9選

ChatGPTはプロンプトを調整するだけで、ビジネス文書の作成やアイデア出しなど、さまざまな業務の効率化を支援できます。読み込ませた添付ファイルに基づく処理を依頼することも可能です。また、API経由で外部システムと連携させることや、カスタムGPTを活用することもできます。

メール・ビジネス文書の下書き作成や校正を支援

ChatGPTを使うと、ビジネスメールや文書を簡単に作成できます。例えば、「顧客へのあいさつメールを作成してください」というプロンプトを与えると、適切な敬語を使った下書きが作成されます。業務でよく使う定型文を複数作成し、目的別などで整理してテンプレートとして保存しておくと、さらに効率的に活用できるでしょう。

また、既存の文章を校正することも可能です。「この文をよりフォーマルにしてください」と指示すると、誤字脱字の修正や言葉遣いの改善が行われます。目視で長文の細かいミスをチェックするのは時間がかかりますが、ChatGPTを活用すれば大幅に時間短縮できます。

議事録の要約や情報整理を支援

ChatGPTは画像ファイルやPDFファイル・Word文書など、さまざまな形式のファイルのアップロードに対応しています（一部ファイルは有料版のみ対応）。続けてテキストを入力すると、アップロードしたファイルに対して任意の処理を依頼できます。

例えば、Web会議後に録音データやメモをChatGPTに渡し、「この内容を箇条書きで要約してください」と依頼することで、迅速に議事録を作成できます。さらに、抽出した内容を基に「次回までの課題をリスト化してください」と指示すれば、取り組むべき具体的なタスクの整理も可能です。会議後の作業負担を軽減し、客観的な視点で会議を振り返ることにも役立ちます。

アイデア出しやブレインストーミングの支援

新製品の企画やプロジェクトの方向性を決める際、ChatGPTを使って効率的にアイデアを引き出せます。例えば、「夏向けの新商品アイデアを5つ提案してください」や「プロジェクトの目標達成に必要なステップを考えてください」といった依頼をすると、具体的な提案が得られます。

別の発想でのアイデアを提案させたり、複数のアイデアを実現性の高い順に並べ替えさせたりすることも可能です。チームでミーティングをする前に、ChatGPTとの対話を続けて有用なアイデアを拾っておくことで、効率的なブレインストーミングを行えます。

社内教育やトレーニング資料の作成を支援

ChatGPTを新入社員向けのトレーニング資料や業務マニュアルの作成に活用し、教育・研修担当者の業務負担を軽減することもできます。

例えば、社内規則や既存の長文マニュアルなどの資料をChatGPTに読み込ませ、「新入社員向けに分かりやすく解説してください」と指示することで、要点を押さえた資料の作成を支援できます。

社内教育コンテンツに活用したい技術文書などを読み込ませ、予備知識のない従業員向けに専門用語や難しい表現を言い換えさせることや、母国語が異なる従業員向けに翻訳させることも可能です。ロールプレイ研修のシナリオ作成を依頼するなどし、具体的な研修内容の提案を受けることもできます。

データ分析や分析結果に基づく施策の支援

ChatGPTはデータ分析の効率化にも活用できます。例えば、ChatGPTに小売店の売上データをまとめたExcelファイルを読み込ませると、商品カテゴリ別・店舗別の売上比較や顧客の年齢層・性別の分布など、さまざまなデータ分析を実行できます。分析結果に基づいて、取り組むべきマーケティング施策などの提案を受けることも可能です。

他にも、「売上データを月別の折れ線グラフにするPythonコードを書いてください」「Excelでピボットテーブルを作成する手順を解説してください」といったプロンプトにも対応でき、専門知識のない従業員でも技術的な疑問を自己解決しながら、効率的にデータ分析業務を遂行できます。

メールマーケティングやコンテンツマーケティングを支援

ChatGPTはメールマーケティングやコンテンツマーケティングの支援にも活用でき、マーケティング部門のアイデア出しの負担を軽減できます。主な活用方法は以下の通りです。

• 新規顧客向けのウェルカムメールなど、ターゲットや目的に合わせたメールの作成
• Google検索広告やmeta広告など、各プラットフォームに適した広告コピーの作成
• 製品・サービスの訴求ポイントに基づき、ランディングページの下書きを作成
• 指定したキーワードやテーマに基づき、ブログ記事の初稿や構成案を作成
• ランディングページやブログ記事の内容に基づき、SNS投稿用の文章を作成
• ユーザー参加型や冬季限定など、条件に応じたキャンペーンの提案
• 特定の製品・サービスのペルソナ設計、ペルソナの購買行動に基づいたマーケティング戦略の提案
• 製品概要や顧客の成功事例に基づき、動画広告やプロモーション動画用の構成案を作成

TeamsやSlackと連携してコミュニケーションやタスク管理を支援

ChatGPTをMicrosoft TeamsやSlackと連携させ、コミュニケーションやタスク管理を効率化することもできます。APIを介して簡単に連携でき、ツールを切り替えずに以下のような活用方法ができるのが魅力です。

• Teams上やSlack上でChatGPTに直接質問できる
• 過去のやりとりやミーティング予定などに基づいた回答を瞬時に得られる
• Web会議の音声やチャットを録音・記録し、議事録作成や要点の整理を自動化できる
• チャットスレッドを要約し、議論に参加していないメンバーも会話の流れや要点を瞬時に把握できる
• タスクの登録・更新・リマインドなどにより、プロジェクト進行をサポートできる

Webサイトやアプリの制作プロセスの支援

ChatGPTはWebサイトやアプリの制作プロセスの効率化にも役立ちます。ユーザーに技術的な知識がなくても、日本語でプロンプトを与えるだけで、以下のような機能を活用できます。

• ECサイトに必要なページ・機能や予約管理ができるWebアプリの機能など、要件リストの作成
• ログイン画面のUIなど、デザインの初期案を作成
• 製品紹介・会社概要・問い合わせなど、ページに応じたテキストを作成
• HTMLとCSSによるWebページのレイアウト、PythonやReactによる簡単なアプリなど、プロトタイプのコードを作成
• 会員ページへのログインやAPI連携など、特定機能のテストケースを作成
• エラーが起こるコードを解析し、バグの特定や修正方法の提案
• Webサイトやアプリを特定言語に翻訳し、多言語対応をサポート

カスタムGPTで特定業務をさらに効率化

効率化したい業務に合わせてGPTs（カスタムGPT）を使い分けることもできます。GPTsとは、特定のニーズや用途に合わせて、データセットやプロンプトをカスタマイズしたGPTモデルです。有料版ユーザーは複雑なコーディング不要で簡単にGPTsを作成できます。業務効率化に生かす例は以下のようなものです。

• カスタマーサポート：過去のFAQや製品情報を学習させることで、顧客の問い合わせ対応に特化したGPTを構築し、顧客満足度向上や対応コスト削減につなげる
• ドキュメント作成：契約書・提案書・報告書などの特定フォーマットに沿った文書を自動生成し、作成時間短縮やミス防止につなげる
• データ分析とレポート：自社の経営データやマーケティングデータを学習させ、分析・要約の精度を上げ、スムーズな意思決定につなげる
• 業界特化型アシスタント：医療・法律・ITなど業界特有の用語やプロセスを学習させ、専門性の高い回答を素早く得られるようにする

 

ChatGPTを業務効率化に活用する際の注意点

ChatGPTに限ったことではありませんが、生成AIはリスクを理解した上で活用することが重要です。例えば、生成AIは必ずしも正確な情報を出力するとは限りません。入力した内容がモデル学習に利用され情報漏えいを招く恐れや、出力された情報をそのまま利用することで第三者の著作権やプライバシーを侵害する恐れもあります。

不正確な情報が生成されるリスク

ChatGPTが生成するコンテンツには、誤解を招く情報や事実と異なる内容が含まれる可能性があります。この現象は、「まるでAIが幻覚を見ているように、もっともらしい嘘を出力する」という意味で、ハルシネーション（幻覚）と呼ばれています。

ハルシネーション抑制のための研究も続けられていますが、完全に抑制することは難しいため、ユーザー側でリスクを理解した上で運用することが重要です。出力された情報を鵜呑みにせず、ファクトチェックを行うなどの対応が求められます。

重要なデータが学習に利用される情報漏えいリスク

ChatGPTを利用する際、プロンプトやアップロードしたファイルがAIモデルの学習データとして利用され、機密情報や個人情報が外部に漏えいする恐れがあります。このリスクを軽減するために、重要なデータの入力を避けるなど、社内での利用に関する明確なガイドラインを策定することが推奨されます。

シンプルな対策方法は、アプリの設定から学習データとしての活用を禁止することです。ホーム画面の人物のアイコン→[設定]→[データコントロール]の順にクリックし、[すべての人のためにモデルを改善する]が「オン」になっていれば、トグルスイッチをクリックして「オフ」にしましょう。

また、ChatGPTを直接利用せず、APIを介して利用することで、コンテンツを学習データとして収集されることを回避できます。

第三者の著作権やプライバシーを侵害するリスク

ChatGPTの学習データには、インターネット上で公開されている膨大なテキストデータや、ユーザーとのやりとりが利用されています。このため生成されたコンテンツは、第三者の著作物に類似・酷似していたり、誤って入力された個人情報を含んだりする可能性があります。

生成されたコンテンツをそのまま利用すると、第三者の著作権やプライバシーに触れる恐れがあります。こういった法的リスクを避けるために、生成物の利用に関する社内ルールを整備し、従業員への教育を徹底することが重要です。

 

AI研修でこんなお悩みはありませんか？

人材育成のご担当者様にお聞きすると、

1. そもそもAI研修を導入すべきか迷っている
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上記のようなお悩みを抱えている企業様が多くいらっしゃいます。これらの人材育成に関するお悩みを、テックアカデミー・LINEヤフーテックアカデミーは解決いたします。

AI研修を現状の研修に合わせてカスタマイズし導入いたします

企業によって生成AIを活用すべき箇所は異なります。無闇に導入しても浸透せず、効果が出ないということを防ぐために、どういった目的で、どんなKPIを目標にしているのかなどしっかりお聞きした上で、皆様ですでに導入されている研修に追加できないかなどカスタマイズのご提案をいたします。

1,500名のAI活用人材を生み出したLINEヤフーのノウハウ、テックアカデミーの研修実績による確かなカリキュラム

LINEヤフーでは文系人材を含めて約1,500名のAI活用人材を生み出しており、累計で約38万時間(※)を削減することに成功しました。
※LINEヤフー社調べ

ChatGPTの業務活用に特化したeラーニング形式の研修も用意しています。現役エンジニアによるメンターサポートや無制限の課題レビューを受けながら、15時間（2週間）程度をかけて業務活用スキルを習得できるコースです。

また、テックアカデミーでは今までに多くの企業の生成AI活用支援を行っており、その実績に基づいた確かな内容のカリキュラムを、お客さまの状況に合わせてご提案いたします。

受講前後の成果や、生成AIの社内システムへの導入支援まで行います

それぞれの受講生がどのような状況かをマネージャーが管理できるシステムを準備しており、学習効果の見える化が整っています。

また、生成AIを社内に導入するにあたり必要なシステム開発、社内体制の構築までご要望に応じてサポートします。学習して終わり、で済ませません。

 

まとめ

ChatGPTはビジネス文書の作成やアイデア出しの支援の他に、添付ファイルに基づくデータ分析なども行えます。API連携やGPTsにより、自社向けにカスタマイズすることも可能です。活用方法次第で大幅な業務効率化も目指せますが、入出力する情報の取り扱いには注意を要します。本格活用の前に、生成AIならではのリスクを理解することも大切です。

テックアカデミー・LINEヤフーテックアカデミーの生成AI研修は、メンターサポートや非エンジニア向けの研修にも強みがあります。また、生成AIを社内で浸透させるためのロードマップ、チェックポイントなどがまとまっている資料を無料でお配りしております。

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